13 maneiras comprovadas de aumentar sua participação no evento

como planejador de eventos, a baixa participação é seu pior pesadelo.

você passou meses de sua vida, milhares de dólares e inúmeras horas configurando o melhor evento da história da empresa. Mas chega o dia, e a participação no evento é menos da metade do que você planejou.

os assentos estão vazios – e a vibração é letárgica na melhor das hipóteses.

não importa o quão bem planejado é o seu evento; se você não entender como fazer as pessoas aparecerem, tudo será por nada.

é por isso que neste post, abordaremos as 13 etapas essenciais para aumentar a participação em seu próximo evento.

abordaremos tudo, desde o planejamento da maneira certa, passando pelo marketing e incentivo às inscrições, até a realização de um evento bem-sucedido e envolvente que será o assunto do seu setor nos próximos anos.

razões comuns para a baixa participação no evento

os convidados não podem comparecer ao seu evento por todos os tipos de motivos. As pessoas perdem voos, têm problemas de creche e ficam doentes o tempo todo. O marketing de eventos Pode ser sub-par, ou conflitos de agendamento surgem entre dois eventos concorrentes.Por outro lado, as pessoas podem aparecer, mas seu evento experimenta problemas que causam um êxodo em massa.

seus microfones ou alto-falantes podem falhar, o wifi pode sair ou a apresentação na tela grande pode não ser reproduzida. O processo de check-in pode dar errado e causar tempos de espera ridiculamente longos para entrar no evento.

ou se o seu evento for Ao ar livre, pode chover e arruinar seus planos.

apesar do número de coisas que podem causar baixa participação no evento, existem algumas estratégias que você pode promulgar para ter a melhor chance de ver números altos em seu próximo evento.

todos eles se resumem ao planejamento, marketing e tornar seu evento o mais único e envolvente possível.

vamos olhar para eles com mais detalhes.

entenda por que seu público quer participar em primeiro lugar

por que seu público quer estar lá? De acordo com a Associação Internacional de Exposições e eventos:

– 92% comparecer para aprender algo

– 78% show, porque o local é atraente

– 76% de participar para encontrar oportunidades de networking

Fornecer chama que vai atender a essas necessidades.

você tem sessões de breakout ou mixers sociais que darão aos seus participantes muitas oportunidades de se misturar e interagir?

e quanto ao seu palestrante convidado ou sessões educacionais-eles darão ao seu público essa rica experiência de aprendizado que desejam?

quanto à sua localização, certifique-se de capitalizar o que o torna um ótimo lugar para realizar um evento.

concentre-se nos Objetivos do evento e nos principais resultados que você está buscando. Que valores você está promovendo – e que tipos de membros do público ressoariam com essa mensagem?Imagine este cenário de pesadelo: você planeja um evento incrível projetado para liderar tomadores de decisão em empresas locais para comprar seu produto. No dia em si, seu evento é bem frequentado e você tem certeza de que está prestes a quebrar todos os recordes de vendas da sua empresa.

mas nada vem disso.

você percebe que seu público era composto quase inteiramente de aposentados e estudantes universitários—ninguém em posição de comprar o que você está vendendo.

compreender o seu público-alvo ajuda-o a definir um plano para o evento que corresponda às suas motivações.

Use dados reais de eventos, pesquisas e entrevistas anteriores para determinar uma persona do cliente.

não se esqueça de pedir às pessoas de outros departamentos da sua organização informações, como vendas ou atendimento ao cliente, para obter uma imagem completa.

que características como idade, nível de renda, educação e localização esse participante-alvo tem?

deixe que as informações coletadas ditem como você comercializa, marca e projeta seu evento.

oferecer incentivos para inscrições antecipadas ou chegadas

oferecer descontos de inscrição antecipada ou vantagens de chegada antecipada pode ajudar a aumentar a participação no evento. Na verdade, 64% dos planejadores de eventos afirmam que os descontos antecipados são sua tática promocional de maior sucesso.

considere oferecer um sistema de desconto em camadas, com incentivos como:

Livre de upgrades VIP

– Descontos para as primeiras 100 pessoas ou pessoas que compartilham do seu evento social media

– Regalias como primeira fila de assentos no keynote de apresentação

– descontos de Grupo ou de referência tais como programas de BOGO (buy one get one) promoções em bilhetes

Oferta de incentivos mostra seu público-alvo que você não levá-los para concedido e que você valoriza a sua participação.

além disso, as pessoas estão sempre animado para obter prêmios ou descontos, então você vai agarrar a sua atenção (pelo menos por um tempo).

seu trabalho depois disso é manter essa atenção.

relacionado: Como fazer com que mais pessoas se registrem em seus eventos

doar ingressos ou organizar brindes de mídia Social

pode parecer contra-intuitivo, mas às vezes doar ingressos gratuitos é melhor do que tentar vender todos os últimos.

a menos que seu show ou evento esteja em demanda extremamente alta, as chances são boas de que você tenha pelo menos alguns ingressos não comprados.

esses assentos vazios serão perceptíveis para o público, mesmo que subconscientemente.

doar ingressos também pode ter benefícios tangíveis.

quanto mais pessoas você tiver em seu público, maior a probabilidade de vender ofertas extras, como concessões. Se você está promovendo um novo serviço ou produto, isso significa mais olhos e potenciais clientes futuros.

experimente as seguintes táticas:

– brindes de mídia Social-Faça uma promoção para o primeiro grupo de seguidores curtir ou compartilhar seu evento nas redes sociais.

– doe alguns ingressos para leilões silenciosos-muitas organizações, como igrejas, escolas e instituições de caridade, procuram itens para leiloar em suas campanhas de arrecadação de fundos. Dar alguns ingressos para um leilão garante publicidade gratuita para você.

– dê ingressos aos alunos-reforce sua reputação apoiando as artes ou escolas locais. Seu evento é uma performance? Dê ingressos para o grupo de teatro local. É um evento da indústria? Ofereça passes gratuitos para estudantes entusiasmados da escola de negócios.

– brindes de ingressos em sua lista de E-mail-Use ingressos gratuitos como incentivo para abrir seus e-mails promocionais. Mencione a oferta em sua linha de assunto para melhores taxas de abertura e engajamento. Melhor ainda, amarre a entrada do sorteio para compartilhar o evento nas redes sociais para um pouco de publicidade gratuita.

– brindes de rádio-os passageiros constroem uma relação de confiança com seu DJ de rádio favorito, então ouvir sobre um evento dos lábios desse DJ os tornará mais propensos a acreditar que o evento vale a pena.

em cada caso, dar ingressos gratuitos gera boa publicidade para você e seu evento.

enviar convites pessoais

embora campanhas de marketing generalizadas, anúncios e promoções de mídia social tenham seu lugar, não há correspondência para modelos de convite personalizados enviados diretamente para os endereços de E-mail do seu participante em potencial.

para gerar a melhor resposta, certifique-se de enviar e-mails profissionais e envolventes.

comece segmentando seu público e enviando e-mails personalizados com base em dados demográficos.

o e-mail precisa se sentir personalizado e relevante para cada destinatário.

certifique-se de inserir o nome do destinatário na linha de assunto ou saudação (“Um convite especial para você, Sally”). Seja qual for a linha de assunto que você escolher, deve chamar a atenção e chegar ao ponto.

o corpo da sua mensagem deve ser embalado com informações, mas curto o suficiente para ler em apenas um ou dois minutos.

concentre-se no valor que seu evento fornecerá aos participantes e não se esqueça de incluir um call to action (CTA).

um gráfico atraente também ajudará muito a manter seu público envolvido-mas certifique-se de que ele seja responsivo no celular, como este exemplo do Hubspot.

Junte-se a sites de descoberta de eventos

há uma década, as pessoas pesquisaram palavras-chave no Google para encontrar eventos relevantes perto deles. No entanto, os usuários da internet de hoje estão se voltando para sites de descoberta que sugerem eventos que podem apelar para eles.

para otimizar sua descoberta de eventos, certifique– se de:

– Liste seu evento no maior número possível de sites, como eventos do Facebook, Eventful e Goldstar.

– Torná-lo possível para que os visitantes para se inscrever para seu evento sem sair da descoberta site

– Incentivar os usuários a RSVP no Facebook, que irá personalizar recomendações e ajudar a tornar o seu evento mais visível

– Incluir o local do evento para aumentar as chances de curadoria nas proximidades dos usuários de feeds

– Usar uma cativante e compartilhável hashtag

usando a descoberta de sites, aumentar a conscientização do seu evento em seu público-alvo.

mantenha os participantes animados

é essencial deixar seus participantes animados com o próximo evento—e mantê-los assim. Pense em maneiras de manter o interesse do seu público desde os estágios de planejamento até o e-mail de acompanhamento após o evento.

Aqui estão algumas idéias.

Teasers e Sneak Peeks

excitar seus potenciais participantes com e-mails teaser insinuando mais vantagens por vir.

Construa o suspense e faça com que eles antecipem ansiosamente informações adicionais sobre o seu evento à medida que você revela mais detalhes.

libere regularmente esses teasers antes do evento para criar antecipação.

Marketing de conteúdo

antes do evento, libere conteúdo relacionado a ele. Anuncie detalhes específicos em seu blog, como:

– A data e hora

– localização

– O evento do itinerário

– oradores Convidados e suas biografias

– Alguns dos tópicos que serão abordados no evento

Aumentar o número de olhos sobre o seu evento, o desembarque de alguns guest posts em outros sites, como bem.

oferecer artigos úteis para outros blogs em sua indústria que você pode ligar de volta para o seu próximo evento. Os leitores que podem estar interessados em participar podem clicar na sua página de destino para saber mais sobre o seu evento.

postar nas redes sociais também! Coloque sua hashtag de marca para usar e postar algo todos os dias antes do evento.

Você pode incluir brindes, pesquisas de audiência, uma contagem regressiva, um bate-papo ou webinar respondendo a perguntas sobre o evento e vídeos promocionais.

No Evento

Seja original! Se o seu evento parecer a mesma coisa que os participantes já experimentaram cem vezes antes, eles estarão longe de ficar animados.

tente encontrar uma maneira de dar um toque único ao seu evento. Incorpore um tema criativo ou uma nova tecnologia chamativa (como realidade aumentada/virtual ou tecnologia de interação de público).

Simplifique o registro

para evitar a criação de barreiras à entrada, mantenha seu processo de registro o mais simples possível.

– permitir registro de grupo: deixe as pessoas se registrarem como um grupo, o que significa que uma pessoa pode pagar por outras pessoas em sua empresa (ou família). Os descontos de grupo também podem incentivar uma maior participação.

– aceite várias opções de pagamento: certifique-se de permitir cartões de crédito, PayPal e outras formas de pagamento seguras. Aceite bancos estrangeiros e cartões de crédito se alguns participantes vierem de fora do seu país.

– incluir preços automáticos: Software que ajusta automaticamente os preços com base em descontos antecipados, ou níveis de associação diferenciados mantém as coisas simples. Se você já está esgotado, oferecer listas de espera automatizadas pode ajudar as pessoas a entrar na lista de convidados se outras desistirem.

– seja amigável para dispositivos móveis: a maioria dos hóspedes faz check-out em seus telefones, portanto, certifique-se de que sua página de registro fique ótima em dispositivos móveis. Caso contrário, crie uma versão separada para dispositivos móveis de suas páginas de destino e registro.

– mantenha o registro curto e simples: limite suas páginas de registro a informações simples, como nome, informações de contato e informações de faturamento. Adicione algumas perguntas de preferência no final (como acomodações com deficiência, preferências alimentares ou tamanho da camiseta, se você planeja distribuí-las) e deixe por isso.

– não envie registrantes para longe do seu site: As pessoas hesitam em fornecer informações de pagamento a um site desconhecido, portanto, escolha um software de registro que integre o processo diretamente ao seu próprio site.

seu objetivo deve ser manter as coisas fáceis de usar e diretas.

obtenha a mídia para cobrir seu evento

é importante promover seu evento com antecedência suficiente para divulgar a palavra o suficiente.

uma boa regra é começar a promover o evento pelo menos 3-6 meses antes da data.

quanto mais a mídia puder cobrir seu evento, mais as pessoas saberão sobre ele, o que significa que haverá uma melhor chance de maior participação.

Faça uma lista de meios de comunicação em sua área e notifique-os sobre o seu próximo evento.

é útil escrever um ou dois comunicados de imprensa para que você possa ter algum controle sobre como as informações do seu evento são apresentadas.

Use o email marketing para transmitir a palavra aos seus assinantes também—e não se esqueça de incluir links de volta ao site do seu evento e botões de compartilhamento para que eles possam divulgar a palavra aos seus próprios seguidores.

não subestime o poder do marketing boca-a-boca orgânico.

de acordo com o Sprout Social, 75% das pessoas têm maior probabilidade de pagar por um ingresso de Evento se o virem promovido nas redes sociais.

se você tem patrocinadores ou convidados de alto perfil, peça-lhes para promover o evento em seus próprios feeds.

incentive o compartilhamento do seu evento

o compartilhamento não deve parar quando o evento começar.

configurar Geofilters Snapchat (lentes de realidade aumentada que camadas imagens divertidas ou adereços sobre a vida real) ou zonas de foto-op para seus participantes para se divertir e compartilhar em mídias sociais.

você tem um canto não utilizado no seu espaço de eventos?

pendure um pano de fundo escuro e coloque alguns adereços simples com iluminação dedicada e amigável para fotos, e você tem uma atividade fácil e amigável para Instagram para seus convidados.

crie uma hashtag dedicada e imprima-a em placas no evento para incentivar qualquer postagem de mídia social relacionada a eventos a incluí-la.

use essa hashtag configurando um mural de mídia social que transmite um feed ao vivo de postagens relacionadas em seu evento.

você também pode alugar uma impressora de hashtag, que imprime automaticamente todas as fotos postadas no Twitter ou Instagram com uma determinada hashtag.

os participantes podem tirar uma foto de grupo do lado de fora do lobby ou uma selfie no bar—desde que publiquem a foto com a hashtag, eles podem pegar a lembrança impressa na estação da impressora.

invista em Fotografia Profissional

o seu evento é o momento perfeito para investir em Fotografia de alta qualidade, tanto para o bem dos seus convidados como para a sua organização.

afinal, quando mais você tem uma ótima iluminação, Alto-falantes interessantes, revelações de produtos e convidados que provavelmente estão vestidos mais formalmente do que o normal (e espero que em um clima festivo)?

essas fotos podem ser infinitamente úteis. Você pode:

– Inclui-los em um comunicado de imprensa ou incorporar a mídia social

– Envia-los para os hóspedes em um e-mail lembrando-lhes a diversão que eles tiveram

– Envia-los para pessoas que não atender (mostrar-lhes o que eles não atendidas)

– Usá-las em campanhas de marketing e materiais de branding, mostrando cliente/engajamento do público-alvo.

Sim, as fotos são ótimas-mas você precisa contratar um profissional? Por que não apenas enviar um estagiário com seu smartphone para tirar algumas fotos?

embora esta seja uma opção se você tiver pouco dinheiro, é melhor investir em qualidade se puder pagar.

um fotógrafo profissional saberá o que procurar e como obter as melhores fotos. Eles vão ter um bom olho para a iluminação, enquadrar as fotos, e pegar as pessoas em seus melhores momentos.

os profissionais também podem editar suas fotos para lhe dar um resultado mais polido e de alta qualidade para usar em seus materiais mais tarde.

aproveite o poder do vídeo

a promoção de vídeo pode amplificar a participação em eventos adicionando valor exponencial. Em vez de apresentações de slides chatas, o vídeo pode dar ao seu público uma experiência imersiva.

você também pode transmitir ao vivo, o que dará ainda mais pessoas a opção de participar virtualmente do seu evento.

permite-lhe dar valor àqueles que não puderam comparecer, o que aumenta a sua credibilidade e sentimentos positivos em relação à sua marca.

a transmissão ao vivo também torna o conteúdo do seu evento mais compartilhável, pois tudo está sendo gravado e transmitido conforme acontece.

considere transmitir os seguintes tipos de vídeos:

– vídeos Promocionais para a unidade expectativa para o evento

– Entrevistas com os membros, voluntários e pessoal

– atualizações de Eventos e anúncios de

– Visualizações e sneak peeks do local, entretenimento e espaço para eventos

– ao Vivo P&sessões de

Antes e depois do evento, o seu conteúdo de vídeo pode ajudar a atrair participantes, enriquecer as suas experiências, e fornecer conteúdo de valor para compartilhar com os outros mais tarde.

conecte palestrantes com participantes

sem dúvida, a programação de palestrantes em seu evento será um dos principais fatores que incentivam a participação do seu público. Por que não deixar esse incentivo funcionar um pouco mais a seu favor?

em vez de simplesmente ter o seu orador convidado aparecer para dar uma palestra, considere pedir-lhes para se envolver mais com os participantes.

convide-os para ficar por um Q&um painel antes ou depois de sua apresentação, onde os participantes podem se envolver diretamente com o palestrante.

ou talvez seu palestrante esteja disposto a participar de um bate-papo ou fórum online em seu aplicativo de Evento.

e durante a própria sessão de palestras? Considere fornecer tecnologia para que o palestrante execute uma enquete ao vivo ou peça feedback do público em tempo real.

qualquer coisa que ajude os participantes a sentirem que estão interagindo pessoalmente e aprendendo com o palestrante aumentará a impressão de que eles tiveram mais impacto.

você não quer que eles passivamente ingerindo uma conversa que eles poderiam facilmente olhar para cima no YouTube. Para executar uma sessão realmente impressionante Q & A, certifique-se de tratá-la como uma parte intencional do evento, não como uma reflexão tardia.

incentive os participantes a fazer perguntas concisas e substantivas e evitar divagar a todo custo.

Planeje que funcionários ou moderadores naveguem pela multidão com microfones para manter o processo funcionando sem problemas.

faça a Cidade parte do evento

especialmente se muitos de seus participantes estão vindo de uma distância, parte do sorteio do seu evento é provavelmente a sua localização. Aproveite ao máximo!

sua cidade provavelmente tem muitas atrações para oferecer.

considere postar uma lista útil de coisas para fazer enquanto estiver na cidade para sua campanha de marketing por e-mail, feeds de mídia social e o site do seu evento.

Faça uma lista de museus, restaurantes e vida noturna sugeridos para visitar enquanto seus participantes estão na cidade.

destaque as atrações turísticas que sua cidade tem a oferecer.

se o seu evento estiver ocorrendo em um local divertido ou único (como um museu local, Teatro vintage ou centro cultural), aproveite-o!
por exemplo, discuta os recursos interessantes do local como parte de seus materiais promocionais.

aumentar a participação no evento com Regpack

planejar um evento exige muito tempo e esforço—você não quer chegar ao dia e descobrir que sua participação é muito menor do que o previsto.

fazendo o esforço para entender as motivações do seu público, oferecendo incentivos e comercializando seu evento em todos os canais certos para manter os participantes animados, você preparará seu evento para o sucesso.

um dos fatores mais importantes no atendimento é facilitar um processo de registro fácil, e é por isso que o Regpack está aqui para atender às necessidades do seu evento com faturamento automatizado e integração de registro em seu próprio site. Experimente uma demonstração gratuita hoje!