Aujourd’hui, nous allons examiner un aspect souvent trop regardé du cycle de vie du développement logiciel (SDL) connu sous le nom d’examen post-projet. Nous allons commencer par définir ce qu’est exactement un examen post-projet et passer à couvrir les éléments d’un bon examen de projet.
Qu’est-ce qu’un examen post-projet?
L’une des caractéristiques d’un projet est qu’il a un début et une fin définis. Parfois, le début et la fin peuvent ne pas être très clairement définis (!) mais on peut généralement avoir une idée approximative quand un projet a commencé et quand il est terminé. Quelque chose qui n’a pas ce genre de durée de vie finie n’est pas vraiment un projet. Cependant, il est possible de diviser toute activité telle que la maintenance et le support logiciels en une série de projets clairs – généralement la fin d’un projet lorsqu’une version logicielle est mise en production et le démarrage d’un nouveau projet pour la prochaine version ou mise à niveau.
Un examen post-projet est un moyen très utile et puissant d’ajouter un mécanisme d’amélioration continue. La plupart des activités peuvent être divisées en un ensemble de projets distincts comme mentionné ci-dessus. Ce mécanisme d’amélioration continue contribue à rendre chaque projet plus réussi (et souvent moins stressant pour tous les participants). Les examens post-projet impliquent généralement que l’équipe du projet et les principales parties prenantes se réunissent et examinent ce qui s’est bien passé et ce qui s’est mal passé pendant le projet. Cette contribution peut aider les participants à prendre les bonnes décisions et à planifier afin que le prochain projet fonctionne mieux. Cela peut également aider à dissiper les malentendus et d’autres problèmes.
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Par exemple, lors d’un examen post-projet que j’ai effectué une fois, l’équipe d’assurance de la qualité (AQ) a été bouleversée car elle estimait que des modifications aux exigences avaient été approuvées et apportées sans leur contribution pendant le projet. Sur la base de ces commentaires, cela a été corrigé dans les projets ultérieurs en veillant à ce qu’un représentant de l’équipe d’assurance de la qualité soit toujours présent lorsque des discussions sur les exigences devaient être effectuées. Cela les a mis dans la boucle et leur a donné l’occasion d’évoquer des impacts potentiels sur les échéances de l’AQ. Il est important de s’assurer que tous les participants à l’examen post-projet comprennent que ce n’est pas le moment d’attribuer un blâme ou de faire des attaques personnelles. L’idée est de se féliciter mutuellement des travaux bien faits et de trouver des moyens de faire les choses encore mieux. Il faut faire attention à ce qu’un examen post-projet ne dégénère pas en un exercice de pointage du doigt ou en un match de cris.
Les éléments d’un bon examen Post-projet
Comme mentionné précédemment, l’objectif principal d’un examen post-projet n’est pas de répartir les blâmes, mais d’identifier les domaines à améliorer et les moyens de les améliorer. Avant de planifier un examen post-projet, identifiez vos objectifs principaux et ce que vous souhaitez retirer.
- Identifiez les éléments qui ont été bien réalisés: Par exemple, les estimations de temps étaient peut-être très bonnes, les développeurs et les équipes d’assurance qualité ont bien travaillé ensemble, etc.
- Identifiez les éléments qui pourraient s’améliorer: Peut-être que la documentation du système n’était pas prête à temps; les développeurs ont eu des différends avec les analystes, etc. Fondamentalement, ce sont des éléments qui nécessitent une amélioration qui peut être réalisée de manière réaliste avec un certain degré d’effort.
- Identifiez les éléments cassés: Ceux-ci sont assez sérieux et peuvent nécessiter une refonte complète de la façon dont ils sont faits. Peut-être que certains processus devront être supprimés ou modifiés. Peut-être que l’évolution continue des exigences oblige l’équipe à adopter une méthodologie de développement plus agile. Deux personnes qui s’énervent peuvent avoir besoin d’être réaffectées pour ne pas avoir à travailler ensemble.
- Décider des plans d’action: Obtenir des commentaires & accord sur les plans d’action pour améliorer les éléments qui doivent être améliorés et les moyens de corriger les éléments qui ne sont pas respectés. Cela facilitera la mise en œuvre de changements à long terme et contribuera à créer un fort sentiment d’engagement et d’esprit d’équipe au sein de l’équipe.
Essayez de réunir le plus grand nombre de parties prenantes et de membres de l’équipe pour la réunion. Bien que cela puisse sembler une recette pour le chaos (!), si bien planifié, cela peut être une grande expérience pour tous. Assurez-vous que tout le monde comprend le plan d’action et les objectifs. Les parties prenantes et les membres de l’équipe sont susceptibles d’être enthousiastes s’ils y voient une chance de travailler à résoudre les problèmes. D’après mon expérience, la première fois que ces examens sont effectués sont généralement les plus difficiles car les gens ne savent pas ce qui est autorisé et ce qui ne l’est pas. Certains membres peuvent également mal prendre les critiques. Il peut être judicieux d’avoir une idée des questions potentiellement explosives et de la façon de les désamorcer avant d’entrer dans la réunion. Rencontrer en privé les participants concernés avant la réunion pour s’assurer que les règles de base sont comprises et obtenir l’engagement qu’elles seront suivies peut être très utile.
Une bonne technique que j’ai trouvée pour aider à identifier les problèmes majeurs est de faire quelque chose comme voter. Chaque participant met en place des éléments qui peuvent tomber dans l’une des catégories bien faites, quelques ajustements nécessaires et doivent être corrigés. Cela donne à chacun le sentiment que ses opinions sont comptées. De plus, il peut aider à fournir une vue complète de nombreux problèmes. Souvent, on trouvera un modèle dans de nombreux problèmes. Offrez des éloges sur des articles que les gens estiment bien faits. Les problèmes mentionnés le plus souvent sont ceux qui nécessitent une attention particulière. À ce stade, il peut être utile que les gens fournissent des idées sur la façon d’améliorer les éléments qui ont besoin d’être améliorés et de réparer les éléments qui sont cassés. Vous pouvez même avoir un vote informel sur les idées qui vous semblent les meilleures.
Une fois la réunion terminée, collectez toutes les informations et enregistrez-les. Assurez-vous de détailler ce qui se passe bien, ce qui doit être amélioré et ce qui doit être corrigé. Identifiez les techniques que tout le monde a convenu de travailler à l’amélioration et à la résolution des problèmes. C’est une bonne idée de présenter cela à la haute direction, surtout si certains correctifs nécessitent une approbation ou des ressources. Ces rapports leur fournissent un moyen d’examiner l’équipe et renforceront leur confiance dans le fait que l’équipe essaie d’attaquer et de résoudre les problèmes par elle-même. Il est préférable de trouver des moyens de résoudre les problèmes vous-même plutôt que de demander à la haute direction de s’impliquer dans la recherche des solutions. Les gens en veulent généralement aux décrets, mais travailleront volontiers sur les changements qu’ils ont eux-mêmes proposés.
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Conclusion
Les examens post-projet sont un moyen précieux pour les équipes d’améliorer leurs performances et leurs compétences. Ils offrent un mécanisme pour aider à alimenter l’amélioration continue ainsi qu’à améliorer le moral de l’équipe. Il est important de faire participer le plus grand nombre possible de parties prenantes à l’examen, car cela aide à examiner toutes les parties du projet et fournit un mécanisme pour dissiper les malentendus et d’autres problèmes. Une bonne planification et un suivi après la réunion sont essentiels pour que ces examens soient un succès.
