czy kiedykolwiek uczestniczyłeś w nudnym spotkaniu biznesowym? Nieefektywny, nieproduktywny, źle zarządzany romans, w którym modliłeś się o koniec? Niestety takie spotkania są częstym problemem w wielu firmach, ale nie martw się. Przekażemy Ci kilka wskazówek i wskazówek, jak usprawnić spotkania i zachęcić Twój zespół do komunikacji, współpracy i ustalania jasnych celów.
czy spotkanie jest naprawdę konieczne?
zastanów się, czy naprawdę musisz mieć spotkanie w pierwszej kolejności. Kto naprawdę musi wziąć udział? Naprawdę potrzebujesz tego wkładu? Może mógłbyś wykonać kilka telefonów lub napisać kilka e-maili? A może wystarczy szybkie spotkanie w stand up? Te mogą być również dość skuteczne.
jeśli nie…
… nie zaczynasz dobrze zorganizowanego spotkania, mówiąc wszystkim, o czym jest spotkanie. Każdy powinien już znać temat, zanim się pojawi. Ważne jest, aby zapewnić swoim odbiorcom agendę – listę tematów, raportów, statystyk, problemów do rozwiązania – cokolwiek zamierzasz z nimi omówić. Daje im to możliwość przyjścia przygotowanego, świadomego i zaangażowanego. W rezultacie część Twojego cennego czasu może zostać zapisana prawie automatycznie.
pomoże to również w dalszym ugruntowaniu pozycji lidera. Oczywiście nie może to być tylko wrażenie, ponieważ trzeba być gotowym na pomysły. Nie improwizuj. Im więcej oferujesz, tym więcej dostajesz i tym lepsze wyniki możesz się spodziewać.
ważne jest również, aby rozpocząć i zakończyć prezentację na czas.
punktualność motywuje i zwiększa świadomość. Zawsze. Nie spóźnij się i nie czekaj na spóźnionych-to nie jest profesjonalne. Ponownie – Czas jest cenny, czas to pieniądz. Jest za dużo pracy do zrobienia. Nie rozciągaj swojego spotkania bardziej niż absolutnie musisz. Trzymaj się planu, żeby ludzie wiedzieli, że wszystko przemyślałeś.
skoncentruj się
pamiętaj, aby być skupionym przez cały czas. Staraj się lekceważyć wszystkie zakłócenia-odgłosy otwartych okien, smartfonów, laptopów itp. – i poproś publiczność o to samo. Śledź porządek obrad. Bądź tak produktywny, jak to możliwe, mając czas. Spraw, aby twoje spotkania miały znaczenie, zamień je w cenione i szanowane wydarzenia.
stymuluj kreatywność
jeśli twoim celem jest opracowanie nowych strategii lub rozwiązanie problemu – pozwól ludziom mówić. Zastanów się nad odłożeniem swojego autorytetu i stanowiska na bok. Bądź partnerem w dyskusji. Zadawaj pytania. Burza mózgów i niech wszyscy wyrażają siebie. Rozpocznij symetryczny dialog. Zapisuj pomysły na tablicy, aby każdy mógł je zobaczyć, lub korzystaj z Rozwiązań cyfrowych i udostępniaj pomysły na dużym ekranie. Współpracuj.
Przypisz zadania
pamiętaj, aby pozostawić trochę czasu na ustalenie dalszych kroków i planu przyszłych działań. Sztuką jest upewnienie się, że po zakończeniu spotkania każdy wie, co robić, jak to zrobić i kiedy. Daj wszystkim misję, rolę. Określ oczekiwany wynik. Bądź pozytywny i podziel się swoją dobrą energią. Wszyscy musicie czuć się jak jedna maszyna. Czy nie jest to przecież klucz do sukcesu każdej firmy?
