13 sprawdzonych sposobów na zwiększenie frekwencji na wydarzeniu

jako planista wydarzeń, niska frekwencja jest twoim najgorszym koszmarem.

spędziłeś miesiące swojego życia, tysiące dolarów i niezliczone godziny organizując najlepsze wydarzenie w historii firmy. Ale nadchodzi dzień, a frekwencja na imprezie jest mniejsza niż połowa tego, co zaplanowałeś.

siedzenia są puste – a klimat jest w najlepszym razie ospały.

nie ma znaczenia jak dobrze zaplanowane jest twoje wydarzenie; jeśli nie rozumiesz, jak zmusić ludzi do pokazywania się, wszystko pójdzie na marne.

dlatego w tym poście omówimy 13 niezbędnych kroków do zwiększenia frekwencji na następnym wydarzeniu.

omówimy wszystko, od właściwego planowania, przez marketing it i zachęcanie do rejestracji, po prowadzenie udanego i angażującego wydarzenia, które będzie mówić o twojej branży przez wiele lat.

typowe przyczyny niskiej frekwencji

Goście mogą nie pojawić się na wydarzeniu z różnych powodów. Ludzie tęsknią za lotami, mają problemy z opieką nad dziećmi i cały czas chorują. Event marketing może być sub-par, lub konflikty planowania powstają między dwoma konkurującymi wydarzeniami.

z drugiej strony, ludzie mogą się pojawić, ale Twoje wydarzenie doświadcza problemów, które powodują masowy exodus.

mikrofony lub głośniki mogą ulec awarii, wifi może się wyłączyć lub prezentacja na dużym ekranie może nie być odtwarzana. Proces check-in może zwariować i spowodować absurdalnie długie czasy oczekiwania, aby nawet dostać się do wydarzenia.

lub jeśli Twoje wydarzenie jest na zewnątrz, może padać deszcz i zrujnować twoje plany.

pomimo wielu rzeczy, które mogą powodować niską frekwencję na wydarzeniach, istnieje kilka strategii, które możesz wdrożyć, aby mieć najlepszą szansę na zobaczenie wysokich liczb podczas następnego wydarzenia.

wszystkie one sprowadzają się do planowania, marketingu i uczynienia Twojego wydarzenia tak wyjątkowym i angażującym, jak to tylko możliwe.

przyjrzyjmy się im bardziej szczegółowo.

zrozum, dlaczego twoja publiczność chce w ogóle uczestniczyć

Dlaczego twoja publiczność w ogóle chce tam być? Według Międzynarodowego Stowarzyszenia wystaw i wydarzeń:

– 92% bierze udział, aby się czegoś nauczyć

– 78% pojawia się, ponieważ lokalizacja jest atrakcyjna

– 76% bierze udział, aby znaleźć możliwości nawiązania kontaktów

zapewnia losowania, które spełnią te potrzeby.

czy masz sesje breakout lub Miksery społecznościowe, które dadzą Twoim uczestnikom wiele możliwości mieszania się i nawiązywania kontaktów?

a co z Twoim gościnnym prelegentem lub sesjami edukacyjnymi-czy dadzą Twoim odbiorcom to bogate doświadczenie w nauce, którego pragną?

jeśli chodzi o Twoją lokalizację, pamiętaj, aby wykorzystać to, co sprawia, że jest to świetne miejsce na zorganizowanie wydarzenia.

skup się na celach wydarzenia i kluczowych wynikach, do których dążysz. Jakie wartości promujesz – i jakie grupy odbiorców będą rezonować z tym przekazem?

wyobraź sobie ten koszmarny scenariusz: planujesz niesamowite wydarzenie, które ma skłonić decydentów w lokalnych firmach do zakupu Twojego produktu. W sam dzień, Impreza jest dobrze uczęszczane, i jesteś pewien, że masz zamiar pobić wszystkie rekordy sprzedaży swojej firmy.

ale nic z tego nie wynika.

zdajesz sobie sprawę, że twoja publiczność składała się prawie wyłącznie z emerytów i studentów—nikt nie był w stanie kupić tego, co sprzedajesz.

zrozumienie grupy docelowej pomaga zdefiniować plan Wydarzenia, który pasuje do ich motywacji.

użyj rzeczywistych danych z przeszłych wydarzeń, ankiet i wywiadów, aby określić osobę klienta.

nie zapomnij poprosić ludzi z innych działów w Twojej organizacji o informacje, takie jak sprzedaż lub Obsługa klienta, aby uzyskać pełny obraz.

jakie cechy, takie jak wiek, poziom dochodów, wykształcenie i lokalizacja ma ten docelowy uczestnik?

pozwól, aby zebrane informacje decydowały o tym, jak promujesz, markujesz i projektujesz swoje wydarzenie.

oferuj zachęty do wczesnej rejestracji lub przyjazdów

oferowanie zniżek na wczesną rejestrację lub bonusów na wczesny przyjazd może pomóc zwiększyć frekwencję na imprezach. W rzeczywistości 64% planistów wydarzeń twierdzi, że zniżki early bird są ich najbardziej skuteczną taktyką promocyjną.

rozważ oferowanie wielopoziomowego systemu rabatowego, z zachętami takimi jak:

– bezpłatne ulepszenia VIP

– zniżki dla pierwszych 100 rejestrujących lub osób, które udostępniają Twoje wydarzenie w mediach społecznościowych

– korzyści, takie jak siedzenia w pierwszym rzędzie podczas prezentacji keynote

-zniżki grupowe lub programy polecające, takie jak Bogo (kup jeden zdobądź jeden) promocje na bilety

oferowanie zachęt pokazuje odbiorcom, których nie przyjmujesz im za pewnik i że cenisz ich udział.

ponadto ludzie zawsze są podekscytowani otrzymywaniem nagród lub zniżek, więc przyciągniesz ich uwagę (przynajmniej na chwilę).

Twoim zadaniem po tym jest utrzymanie tej uwagi.

Related: jak przyciągnąć więcej osób rejestrujących się na twoje wydarzenia

Podaruj bilety lub zorganizuj prezenty w mediach społecznościowych

może się to wydawać sprzeczne z intuicją, ale czasami rozdawanie darmowych biletów jest lepsze niż próba sprzedaży każdego ostatniego.

o ile Twój koncert lub wydarzenie nie jest bardzo popularne, szanse są duże, że będziesz miał co najmniej kilka niezakupionych biletów.

te puste miejsca będą zauważalne dla publiczności, choćby podświadomie.

rozdawanie biletów też może przynieść wymierne korzyści.

im więcej osób masz w swoich odbiorcach, tym bardziej prawdopodobne jest, że sprzedasz dodatkowe oferty, takie jak koncesje. Jeśli promujesz nową usługę lub produkt, oznacza to więcej oczu i potencjalnych przyszłych klientów.

wypróbuj następującą taktykę:

—prezenty w mediach społecznościowych-Uruchom promocję dla pierwszej grupy obserwujących, aby polubić lub udostępnić swoje wydarzenie w mediach społecznościowych.

—Podaruj kilka biletów na ciche aukcje-wiele organizacji, takich jak kościoły, szkoły i organizacje charytatywne, szuka przedmiotów do licytacji na swoich fundraiserach. Podarowanie kilku biletów na aukcję gwarantuje darmową reklamę dla Ciebie.

– daj bilety uczniom-wzmocnij swoją reputację, wspierając szkoły artystyczne lub lokalne. Czy Twoje wydarzenie to występ? Rozdaj bilety lokalnej grupie teatralnej. Czy to wydarzenie branżowe? Zaoferuj bezpłatne wejściówki entuzjastycznym uczniom szkoły biznesu.

– rozdawanie biletów na liście e—mail-Użyj darmowych biletów jako zachęty do otwierania promocyjnych wiadomości e-mail. Wspomnij o prezencie w temacie, Aby uzyskać lepsze otwarte stawki i zaangażowanie. Co więcej, Połącz wpis z prezentem, aby udostępnić wydarzenie w mediach społecznościowych, aby uzyskać trochę darmowej reklamy.

w każdym przypadku rozdawanie darmowych biletów generuje dobrą reklamę dla Ciebie i Twojego wydarzenia.

wysyłaj osobiste zaproszenia

chociaż ogólne kampanie marketingowe, reklamy i promocje w mediach społecznościowych mają swoje miejsce, nie ma szans na spersonalizowane szablony zaproszeń wysyłane bezpośrednio na adresy e-mail potencjalnych uczestników.

aby wygenerować najlepszą odpowiedź, wyślij profesjonalne i angażujące e-maile.

zacznij od segmentacji odbiorców i wysyłania spersonalizowanych wiadomości e-mail na podstawie danych demograficznych.

e-mail musi czuć się spersonalizowany i odpowiedni dla każdego odbiorcy.

pamiętaj, aby wpisać imię i nazwisko odbiorcy w temacie lub powitanie („specjalne zaproszenie dla Ciebie, Sally”). Niezależnie od tematu, który wybierzesz, powinien przyciągnąć wzrok i przejść do sedna.

treść wiadomości powinna być wypełniona informacjami, ale wystarczająco krótka, aby przeczytać ją w ciągu minuty lub dwóch.

skup się na wartości, jaką wydarzenie zapewni uczestnikom, i nie zapomnij dołączyć wezwania do działania (CTA).

przyciągająca wzrok grafika również pomoże utrzymać zaangażowanie odbiorców-ale upewnij się, że jest responsywna na urządzeniach mobilnych, jak ten przykład z Hubspot.

Dołącz do witryn z odkryciami wydarzeń

dziesięć lat temu ludzie Googlowali słowa kluczowe, aby znaleźć odpowiednie wydarzenia w ich pobliżu. Jednak dzisiejsi internauci zwracają się do witryn odkrywczych, które sugerują wydarzenia, które mogą im się spodobać.

aby zoptymalizować wykrywanie wydarzeń, upewnij się, że:

– Wyświetlaj swoje wydarzenie na jak największej liczbie witryn, takich jak Facebook Events, Eventful i Goldstar.

– umożliwiaj odwiedzającym rejestrację na Twoje wydarzenie bez opuszczania strony discovery

– zachęć użytkowników do RSVP na Facebooku, który spersonalizuje rekomendacje i sprawi, że Twoje wydarzenie będzie bardziej widoczne

– Podaj lokalizację Wydarzenia, aby zwiększyć szanse na bycie kuratorem w kanałach pobliskich użytkowników

– użyj chwytliwego i udostępnianego hashtagu

korzystając z witryn discovery, podnosisz świadomość na temat swojego wydarzenia w grupie docelowej.

podniecaj uczestników

ważne jest, aby podekscytować uczestników nadchodzącym wydarzeniem—i zachować je w ten sposób. Zastanów się, jak utrzymać zainteresowanie odbiorców od etapów planowania aż po e-mail po wydarzeniu.

oto kilka pomysłów.

zwiastuny i zapowiedzi

podniecaj potencjalnych uczestników e-mailami z zwiastunami sugerującymi więcej korzyści.

Zbuduj napięcie i przekonaj ich, aby chętnie przewidzieli dodatkowe informacje o Twoim wydarzeniu, ujawniając więcej szczegółów.

regularnie wypuszczaj teasery w okresie poprzedzającym wydarzenie, aby zbudować oczekiwanie.

Content Marketing

Ogłaszaj konkretne szczegóły na swoim blogu, takie jak:

– Data i godzina

– lokalizacja

– Plan wydarzenia

– prelegenci i ich bios

– niektóre tematy, które zostaną omówione podczas wydarzenia

zwiększ liczbę oczu na swoim wydarzeniu, umieszczając kilka postów gości na innych stronach internetowych.

oferuj Pomocne artykuły do innych blogów w Twojej branży, które możesz połączyć z powrotem do nadchodzącego wydarzenia. Czytelnicy, którzy mogą być zainteresowani uczestnictwem, mogą kliknąć na swoją stronę docelową, aby dowiedzieć się więcej o wydarzeniu.

Postuj także w mediach społecznościowych! Umieść swój markowy hashtag i opublikuj coś każdego dnia przed wydarzeniem.

możesz dołączyć prezenty, ankiety dla publiczności, odliczanie, czat lub webinar odpowiadający na pytania dotyczące wydarzenia i filmy promocyjne.

na imprezie

Bądź oryginalny! Jeśli Twoje wydarzenie wydaje się podobne do tego, czego uczestnicy doświadczyli sto razy wcześniej, nie będą podekscytowani.

spróbuj znaleźć sposób, aby umieścić unikalny spin na swoim wydarzeniu. Włącz kreatywny motyw lub krzykliwe nowe technologie (takie jak rozszerzona/wirtualna rzeczywistość lub Technologia interakcji z publicznością).

Uprość rejestrację

aby uniknąć tworzenia jakichkolwiek barier wejścia, zachowaj proces rejestracji tak prosty, jak to możliwe.

– Zezwalaj na rejestrację grupy: pozwól ludziom rejestrować się jako grupa, co oznacza, że jedna osoba może płacić za innych w swojej firmie (lub rodzinie). Zniżki grupowe mogą również sprzyjać większej frekwencji.

– Akceptuj wiele opcji płatności: upewnij się, że zezwalasz na karty kredytowe, PayPal i inne bezpieczne formy płatności. Akceptuj zagraniczne banki i Karty kredytowe, Jeśli niektórzy uczestnicy mogą pochodzić spoza twojego kraju.

– Dołącz automatyczne ustalanie cen: oprogramowanie, które automatycznie dostosowuje ceny w oparciu o zniżki na wczesnym etapie lub zróżnicowane poziomy członkostwa, sprawia, że wszystko jest proste. Jeśli jesteś już wyprzedany, oferowanie automatycznych list oczekujących może pomóc ludziom dostać się na listę gości, jeśli inni zrezygnują.

– bądź przyjazny dla urządzeń mobilnych: większość gości kasuje na swoich telefonach, więc upewnij się, że strona rejestracji wygląda świetnie na urządzeniach mobilnych. Jeśli tak się nie stanie, Zaprojektuj osobną mobilną wersję stron lądowania i rejestracji.

– Zachowaj krótką i prostą rejestrację: Ogranicz strony rejestracji do prostych informacji, takich jak imię i nazwisko, dane kontaktowe i informacje rozliczeniowe. Dodaj na końcu kilka pytań dotyczących preferencji (takich jak przystosowania dla osób niepełnosprawnych, preferencje żywieniowe lub rozmiar koszulki, jeśli planujesz je rozdać) i pozostaw to na tym.

Twoim celem powinno być utrzymanie rzeczy przyjaznych dla użytkownika i prostych.

Zdobądź Media, aby pokryły Twoje wydarzenie

ważne jest, aby promować swoje wydarzenie z wystarczająco zaawansowanym powiadomieniem, aby uzyskać wystarczające informacje.

dobrą zasadą jest rozpoczęcie promocji imprezy co najmniej 3-6 miesięcy przed datą.

im więcej mediów może pokryć Twoje wydarzenie, tym więcej osób będzie o nim wiedzieć, co oznacza, że będzie większa szansa na wyższą frekwencję.

stwórz listę mediów w swojej okolicy i powiadom ich o nadchodzącym wydarzeniu.

pomocne jest napisanie komunikatu prasowego lub dwóch, aby mieć pewną kontrolę nad tym, jak prezentowane są informacje o wydarzeniu.

użyj marketingu e—mailowego, aby również przekazać wiadomość subskrybentom-i nie zapomnij dołączyć linków do witryny wydarzenia i przycisków udostępniania, aby mogli przekazać wiadomość swoim obserwatorom.

nie lekceważ siły organicznego marketingu szeptanego.

według Sprout Social, 75% osób jest bardziej skłonnych zapłacić za bilet na wydarzenie, jeśli zobaczą go promowanego w mediach społecznościowych.

jeśli masz sponsorów lub ważnych gości, poproś ich o promowanie imprezy na własnych kanałach.

zachęcaj do udostępniania swojego wydarzenia

udostępnianie nie powinno się kończyć po rozpoczęciu wydarzenia.

Skonfiguruj geofiltry Snapchat (soczewki rozszerzonej rzeczywistości, które nakładają zabawne obrazy lub rekwizyty na prawdziwe życie) lub strefy foto-op, aby uczestnicy mogli się dobrze bawić i udostępniać w mediach społecznościowych.

czy masz niewykorzystany kącik w swojej przestrzeni eventowej?

powieś ciemne tło i wystaw kilka prostych rekwizytów z dedykowanym oświetleniem przyjaznym dla zdjęć, a otrzymasz łatwą aktywność przyjazną dla Twoich gości na Instagramie.

wymyśl dedykowany hashtag i wydrukuj go na znakach na wydarzeniu, aby zachęcić do umieszczenia go w mediach społecznościowych.

wykorzystaj ten hashtag, tworząc ścianę mediów społecznościowych, która transmituje na żywo powiązane posty podczas wydarzenia.

Możesz również wypożyczyć drukarkę z hashtagiem, która automatycznie drukuje zdjęcia opublikowane na Twitterze lub Instagramie z określonym hashtagiem.

uczestnicy mogą zrobić zdjęcie grupowe poza holem lub selfie w barze—o ile opublikują zdjęcie z hashtagiem, mogą odebrać wydrukowaną pamiątkę w stacji drukarki.

Zainwestuj w profesjonalną fotografię

Twoje wydarzenie to idealny czas, aby zainwestować w wysokiej jakości fotografię, zarówno dla dobra gości, jak i dla organizacji.

w końcu kiedy jeszcze masz świetne oświetlenie, ciekawe Głośniki, odsłony produktów i gości, którzy prawdopodobnie są ubrani bardziej formalnie niż zwykle (i mam nadzieję, że w świątecznym nastroju)?

te zdjęcia mogą być nieskończenie przydatne. Możesz:

– zamieść je w komunikacie prasowym lub włącz media społecznościowe

– wyślij je do gości w e-mailu przypominającym o zabawie, którą mieli

– wyślij je do osób, które nie uczestniczyły (aby pokazać im, co przegapili)

– wykorzystaj je w kampaniach marketingowych i materiałach brandingowych pokazujących zaangażowanie klienta/publiczności.

Tak, zdjęcia są świetne – ale czy trzeba zatrudnić profesjonalistę? Dlaczego po prostu nie wysłać stażysty ze smartfonem, aby zrobił kilka zdjęć?

chociaż jest to opcja, jeśli brakuje ci funduszy, najlepiej zainwestować w jakość, jeśli możesz sobie na to pozwolić.

profesjonalny fotograf będzie wiedział, czego szukać i jak uzyskać najlepsze zdjęcia. Będą mieli dobre oko do oświetlenia, kadrowania ujęć i łapania ludzi w najlepszych momentach.

specjaliści mogą również edytować swoje zdjęcia, aby uzyskać bardziej dopracowany, wysokiej jakości wynik do wykorzystania w materiałach później.

Wykorzystaj moc wideo

promocja wideo może zwiększyć frekwencję na wydarzeniach, dodając wartość wykładniczą. Zamiast nudnych pokazów slajdów wideo może zapewnić odbiorcom wciągające wrażenia.

Możesz również transmitować na żywo, co da jeszcze większej liczbie osób możliwość wirtualnego uczestnictwa w wydarzeniu.

to pozwala dać wartość tym, którzy nie byli w stanie uczestniczyć, co zwiększa wiarygodność i pozytywne uczucia wobec marki.

Transmisja na żywo również sprawia, że zawartość wydarzenia jest łatwiejsza do udostępnienia, ponieważ wszystko jest nagrywane i przesyłane strumieniowo.

rozważ streaming następujących typów filmów:

– filmy promocyjne, które wzbudzą emocje przed wydarzeniem

– wywiady z członkami, wolontariuszami i pracownikami

– aktualizacje i ogłoszenia o wydarzeniu

– zapowiedzi i zapowiedzi lokalizacji, rozrywki i przestrzeni wydarzenia

– Live Q&sesje A

przed i po wydarzeniu twoje materiały wideo mogą przyciągnąć uczestników, wzbogacić ich doświadczenia i dostarczyć cennych treści, którymi można się później podzielić z innymi.

Połącz głośniki z uczestnikami

bez wątpienia skład mówców na Twoim wydarzeniu będzie jednym z głównych czynników zachęcających do obecności Twoich odbiorców. Dlaczego nie pozwolić, aby ta zachęta zadziałała trochę bardziej na Twoją korzyść?

zamiast po prostu pojawiać się twój gość, aby wygłosić wykład, rozważ poproszenie ich o większe zaangażowanie z uczestnikami.

zaproś ich do pozostania na Q&panelu przed lub po prezentacji, gdzie uczestnicy mogą nawiązać bezpośredni kontakt z prelegentem.

a może twój mówca będzie chciał wziąć udział w czacie lub forum online na Twojej aplikacji eventowej.

a co z samym wystąpieniem? Rozważ dostarczenie technologii, aby prelegent przeprowadził ankietę na żywo lub poprosił o opinie publiczności w czasie rzeczywistym.

wszystko, co pomoże uczestnikom poczuć, że osobiście wchodzą w interakcję i uczą się od mówcy, zwiększy wrażenie, że dostali najwięcej za swoją złotówkę.

nie chcesz, żeby biernie przyjmowali gadkę, którą równie łatwo mogliby zajrzeć na YouTube. Aby przeprowadzić naprawdę imponującą sesję Q&, należy traktować ją jak celową część Wydarzenia, a nie po przemyśleniu.

zachęcaj uczestników do zadawania zwięzłych, merytorycznych pytań i unikaj bełkotu za wszelką cenę.

Zaplanuj, aby pracownicy lub moderatorzy poruszali się po tłumie za pomocą mikrofonów, aby przebiegał sprawnie.

Uczyń miasto częścią wydarzenia

zwłaszcza jeśli wielu uczestników przyjeżdża z daleka, częścią losowania Twojego wydarzenia jest prawdopodobnie jego lokalizacja. Wykorzystaj to!

twoje miasto ma prawdopodobnie wiele atrakcji do zaoferowania.

rozważ opublikowanie pomocnej listy rzeczy do zrobienia podczas pobytu w mieście w kampanii e-mail marketingowej, kanałach społecznościowych i witrynie wydarzenia.

Zrób listę sugerowanych muzeów, restauracji i klubów nocnych do odwiedzenia, gdy uczestnicy są w mieście.

zaznacz atrakcje turystyczne, które ma do zaoferowania Twoje miasto.

jeśli Twoje wydarzenie odbywa się w zabawnym lub wyjątkowym miejscu (takim jak lokalne muzeum, teatr vintage lub Centrum Kultury), skorzystaj z tego!
na przykład, omów ciekawe funkcje miejsca w ramach swoich materiałów promocyjnych.

zwiększ frekwencję dzięki Regpack

planowanie wydarzenia wymaga dużo czasu i wysiłku—nie chcesz przyjechać na dzień i stwierdzić, że Twoja frekwencja jest znacznie niższa niż oczekiwano.

starając się zrozumieć motywacje odbiorców, oferując zachęty i promując wydarzenie we wszystkich właściwych kanałach, aby wzbudzić zainteresowanie uczestników, ustawisz swoje wydarzenie na sukces.

jednym z najważniejszych czynników w obecności jest ułatwienie procesu rejestracji, dlatego Regpack jest tutaj, aby zaspokoić potrzeby Twojego wydarzenia dzięki automatycznej integracji fakturowania i rejestracji na własnej stronie internetowej. Wypróbuj Darmowe demo już dziś!