Tolv Trinn For Å Forberede En Vellykket Innsamling Auksjon

hvis nonprofit har en god størrelse korps av frivillige, tilgang til en passende arena, nok interesserte medlemmer til å dukke opp og by på rimelig høye nivåer, og kontakter med selgere, fagfolk, eller dyktige medlemmer som vil donere elementer for budgivning eller gi sponsing og annen hjelp, en live auksjon kan være en fin måte å skaffe midler. Du kan gjøre det til «main event», eller kombinere det med en annen hendelse, for eksempel en gallamiddag.

men undervurder ikke arbeidet som er involvert på forhånd. Du må begynne å planlegge rundt fem til åtte måneder på forhånd, og ta vare på de forberedende trinnene som er beskrevet nedenfor.

Sette Mål For Deltakelse, Innkjøp, Og Tjene

for å sikre at auksjonen vil tjene penger, hjelper det å identifisere gjennomførbar mål for antall personer som vil delta, hvor mange elementer vil være tilgjengelig for budgivning, Og hvor mye disse elementene vil tjene på salg. Du finner råd Om Det I Q&A, «Hvor mye kan vår nonprofit forvente å tjene hvis vi holder en live auksjon?»

Planlegg Et Budsjett

Kjør noen tall For å sikre at arrangementet ditt blir lønnsomt, og planlegg hvilke elementer du trenger for å søke om lån eller donasjon. Dine store utgifter, avhengig av dine eksisterende eiendeler og hva du får donert, vil sannsynligvis inkludere hallutleie, mat og drikke, dekorasjoner, et utmerket lydsystem, utskrift av kataloger og programmer, tavler og penner, og auksjonarius eller Webvertens avgift. Spør rundt for å se om et medlem vil gi en for ferrying auksjon elementer til hallen — hvis ikke, du må kanskje leie en.

på inntektssiden kan du planlegge å belaste opptak, selge annonseplass i katalogen din, oppfordre forretningssponsorater (sammen med donasjoner av varer), holde utlodninger eller ballongpopper, selge en signaturdrink, og selvfølgelig få inn fortjeneste fra varene auksjonert bort.

Angi Dato Og Sted

Mange ideelle organisasjoner velger å holde auksjoner om høsten, for folk som begynner å kjøpe feriegaver, men som ennå ikke er i en tilstand av trøtthet. Weekendkvelder er generelt best, slik at gjestene ikke har noe imot å bo sent. Hvis det er grunn til å velge en ukedag, bør du vurdere å starte tidlig, for eksempel klokka 5:30. Planlegger å mate dem middag, også.

hvis du allerede har et sted i tankene, kanskje skolens auditorium eller styremedlemmets ekstra store stue, flott, hvis Ikke, er dette en av de tidligste detaljene du må ta vare på, både for å sikre at lokalet er tilgjengelig, og slik at du kan kunngjøre det i noen «Lagre Datoen» varsler eller på nettstedet ditt.

Plassering er en viktig faktor i suksessen til arrangementet ditt. Se etter et sted som er innendørs, stort nok til ikke bare å plassere det tiltenkte publikum og la dem sosialisere, men også å vise elementer du planlegger å selge; men ikke så stor at gjestene føler seg tapt eller lagret. Det bør også være godt opplyst, praktisk for dine sannsynlige deltakere, og ellers i tråd med det tiltenkte humøret til arrangementet.

Velg En Auksjonarius

tjenestene til en profesjonell auksjonarius — som faktisk kan komme med en stab av hjelpere — vil trolig koste flere tusen dollar (noen ganger avhengig av inntektsnivået ditt). Selvfølgelig, en ekte profesjonell vil tjene tilbake lønn og litt til, gjennom kunsten å pacing budgivning riktig, inspirerende publikum entusiasme, og vite hvordan man skal håndtere problemer som en pause i budgivning.

Send Ut Invitasjoner

Veldedighetsauksjoner har en tendens til å tiltrekke medlemmer av gruppen din mer enn verden som helhet, så for å gjøre det til en suksess, send medlemmer Lagre Datoen e—post så snart du har den grunnleggende datoen, klokkeslettet og stedet utarbeidet-opptil fem måneder på forhånd. Følg de med trykte invitasjoner, fra 60 til 90 dager før arrangementet.

Be folk OM Å RSVP ved å kjøpe billetter på forhånd. Det unngår at folk forandrer seg i siste øyeblikk, og reduserer mengden penger som håndteres av registreringspersonene dine.

Be Om Donasjoner Av Varer Og Tjenester

nøkkelen til å gjøre auksjonen lønnsom er å auksjonere det meste eller helt donerte varer. Selv elementer som tiltrekker lave bud er ren fortjeneste for deg—og vil bringe tilbake røverkjøp jegere i senere år.

Få denne prosessen i gang så snart du vet datoen for arrangementet ditt. Å ha et utvalg av frivillige begynne pengeinnsamling elementer tre til seks måneder før arrangementet er optimal.

auksjonen bør ha noe for alle typer publikum medlem. Populære elementer inkluderer billetter til reise, rekreasjon og sport; kjendis og sport minner; gavekort for servering, kultur og underholdning; helse og skjønnhetsprodukter og tjenester (spa gavekort er populære); kunst og håndverk og hjem dé; elektronikk; profesjonelle tjenester; praksisplasser for unge mennesker; gaver til barn; og pakker eller unike opplevelser som kombinerer noen av de ovennevnte. Forbered minst en eller to big-billett elementer, som en tur Til Hawaii.

Forbered Skriftlig Materiale

for både interne formål og for publikum, forberede noen eller alle av følgende:

• hovedliste over elementer som er tilgjengelige for budgivning
• auksjonskatalog
• hendelsesprogram
• budinstruksjoner
• budark (kun for en stille auksjon)
• opptakerark (kun for en live auksjon) og
• skjemaer for henting av kvittering.

Detaljer og eksempler på disse finner du i Se Volunteers ‘ Guide To Fundraising; Samle Inn Penger Til Skolen, Teamet, Biblioteket eller Fellesskapsgruppen (Nolo).

Promoter Og Publiser Arrangementet

hvis du er heldig, vil invitasjonene dine alene være nok til å lokke folk til arrangementet ditt—men ekstra kampanje kan være nødvendig. Når publisere en auksjon, generere spenning ved å beskrive noen av de store elementene opp for budgivning. Også utfordre hver av dine ledere og kjerne frivillige til å selge et visst antall billetter.

Lag Et Salkart

med Mindre auksjonen din vil være veldig uformell, kanskje med folk lined opp i stoler, kan et salkart bidra til å maksimere folks glede Og sørge for at potensielle toppbud er godt plassert i rommet.

10.Sett Opp Visning Av Auksjonsartikler

med live-auksjoner er det vanlig å vise varer separat, ved åpningen av arrangementet, før de flyttes til scenen for den faktiske auksjonen. Målet ditt er å skape visuelt tiltalende skjermer og å gi folk en sjanse til å bestemme hva de vil.

Beskytt høyverdige eller lett løftede gjenstander ved å enten sette dem i et display, ha en frivillig vakt på bordet, eller bare holde dem lagret og sette opp bilder eller et storyboard. Sistnevnte er også nyttig for gavekort. Du kan også bli kreativ, kanskje ved å ha en frivillig tur rundt modellering et dyrt kjede.

den siste finpussen bør være en stor plakat eller banner med organisasjonens navn og logo plassert på forsiden av eller over podiet der auksjonarius vil stå, for å minne publikum om at deres bud er alle for en god sak.

Sett Opp Et Kassesystem

En av de største utfordringene ved å holde en auksjon kommer på slutten, når du trenger å samle inn betaling og forene budgiverne med sine varer. Tanken er at folk viser sitt budgivernummer, bekrefter hva de skylder etter å ha blitt gitt en elektronisk beregnet total, henter sine varer og forlater. Hvis denne prosessen er treg, kan folk gå ut døren uten å betale. De større ideelle organisasjonene ansetter vanligvis noen til å håndtere kassen, enten selskapet som tilbyr auksjonarius, eller en tjeneste som greatergiving.

Planlegg» Day Of Event » – Oppdrag

Finn ut alle mulige oppgaver som folk kanskje trenger å håndtere på auksjonsdagen, og deretter tilordne frivillige eller leie fagfolk til å utføre dem. For de mer komplekse roller, vil du ønsker å holde treninger. De viktigste jobboppgaver inkluderer for eksempel folk for oppsett, registrering, barnepass, fotografier, kassa, opprydding mannskap, og penger teller og innskudd.

nå, alt du trenger å gjøre er å holde auksjonen! For detaljert informasjon om alt som er beskrevet ovenfor, samt selve auksjonen, se Volunteers ‘ Guide To Fundraising; Samle Inn Penger Til Skolen, Teamet, Biblioteket eller Fellesskapsgruppen (Nolo).