Mange høyttalere frykter publikumsspørsmål eller prøver å unngå dem. Men tillater publikum å stille spørsmål under presentasjonen holder publikum engasjert. Det gir deg også verdifull tilbakemelding om presentasjonsinnholdet.
må Du inkludere Q & en økt i presentasjonen?
Kort sagt-ja. Hvis Du gjør en rask, uformell presentasjon, Kan Q & en økt ta bare noen få minutter Og være mer uformell, men det er fortsatt en god ide å sørge for at meldingen ble godt mottatt og forstått. Offisielle presentasjoner er mer strukturert og bør ha litt tid dedikert til publikum spørsmål.
Svar på publikumsspørsmål kan forbedre presentasjonen og få deg til å se mer troverdig ut. På den annen side kan en dårlig håndtert Q &en økt ødelegge din innsats og skade presentasjonen din.
noen presentatører mener at en god presentasjon dekker 100% av emnet og ikke gir plass til flere spørsmål. De ville til og med si noe som «alt skal være klart, og jeg håper det ikke blir noen spørsmål». Jeg er ikke enig med denne tilnærmingen. Jeg ville aldri fraråde publikum fra å ta en aktiv rolle i presentasjonen min. Mottar ingen spørsmål på slutten av presentasjonen kan tyde på at publikum var lei og ikke lytte eller at presentasjonen var ikke klart i det hele tatt, og forlot dem forvirret og målløs.
Forbered Deg På Q & A
Tenk på presentasjonen din og prøv å forutse spørsmålene du kan få, og forberede svarene dine. Ideelt sett, når spørsmålet tillater, innlemme i svaret noen av de viktigste meldingene eller oppfordringer til handling fra presentasjonen.
har du allerede presentert det samme emnet og husker noen av de vanlige spørsmålene? Rediger presentasjonen og ta med svarene på disse spørsmålene i lysbildene eller talen. Presentere for første gang og kan ikke tenke på noen spørsmål? Du kan be dine kolleger eller venner om hjelp eller gjøre et raskt internett-søk.
Du vil kanskje også tenke på hvilke spørsmål du ikke vil eller ikke kan svare på, og forberede svaret ditt hvis de kommer opp. Disse kan inkludere et emne som bare er eksternt relatert til presentasjonen din eller eventuelle spørsmål som krever at du oppgir personlig informasjon i svaret ditt. Hvis du er bekymret for å bli satt på stedet, tenk det verste spørsmålet(e) du kan bli spurt. Utkast dine svar for fred i sinnet. De vil sannsynligvis aldri komme opp, men du vil føle deg mindre bekymret.
hvis det er et følsomt emne du vet at folk vil spørre om, adresserer du det i begynnelsen av presentasjonen. Det vil vise at du ikke skjuler noe og gjøre det lettere for alle å fokusere på resten av presentasjonen.
når skal du svare på spørsmål under presentasjonen?
Avhengig av presentasjonen, publikumsstørrelsen og preferansene dine, kan du velge å håndtere publikumsspørsmål til forskjellige tider:
- Når som helst under presentasjonen: Du forteller lytterne dine å heve hånden og stille spørsmål når noe ikke er klart for dem, og du svarer på disse spørsmålene umiddelbart. Det kan fungere godt under små møter der du ikke forventer mange spørsmål. Hvis det er mange avbrudd håndtering spørsmål på denne måten kan være distraherende for programleder og publikum.
- på bestemte tidspunkter under presentasjonen: du planlegger noen få plasser for å svare på spørsmål under økten. De kan for eksempel være etter hver del av presentasjonen din. Den lar deg gruppere spørsmål om et gitt emne og avklare noe uklart før du går videre til neste del.
- på slutten av presentasjonen: du svarer på alle spørsmålene på slutten av presentasjonen. Dette er Den vanligste metoden For å håndtere Q & A og den mest praktiske for å møte med store publikum.
hvis du planlegger å svare på spørsmål på slutten, sørg for at du reserverer tid og holder deg til timeplanen din. Å spørre publikum om å holde alle spørsmål til slutten av presentasjonen og ikke svare på minst noen få, er ikke profesjonelt og viser mangel på respekt for publikum. Av samme grunn bør Du ikke utvide Q & en økt mye utover den opprinnelige tidsplanen, selv om du har tid.
Tenk på forhånd når du vil svare på spørsmål. Kommunisere det til publikum helt i begynnelsen av presentasjonen. Hvis du presenterer på en konferanse eller et møte organisert av noen andre, sjekk det med arrangørene på forhånd.
under en online presentasjon kan du be publikum om å legge inn spørsmål på chatten under økten. Du kan lese og svare på dem på slutten av presentasjonen. Bare sørg for at folk er klar over det og vet hvor du skal legge inn sine spørsmål.
hvis du presenterer et sensitivt emne, kan publikum ikke ha mot til å stille spørsmål med mindre de kan gjøre det enstemmig. Tenk om dette kan være et problem for presentasjonen, og hvis du kan tillate anonyme spørsmål. Forklar publikum i begynnelsen av presentasjonen hvordan de kan sende inn slike spørsmål.
hvis du svarer på spørsmål på slutten av presentasjonen, ikke gjør det den aller siste delen. Hold 1-2 minutter i slutten for avsluttende kommentarer. Bruk dem til å oppsummere nøkkelbudskapene dine og gjenta oppfordringen til handling. Publikum vil huske best begynnelsen og slutten av presentasjonen, så vil holde kontroll over disse delene og ikke la et uinteressant eller negativt spørsmål stjele fokus.
hvordan håndtere spørsmål Under q&en økt?
Dette kan virke ganske åpenbart: noen spør et spørsmål om presentasjonen din, du svarer på spørsmålet, noen andre spør et annet spørsmål etc.
men hvis du ser nøye ut, er det litt mer til denne prosessen Og noen ting du kan gjøre for å maksimere verdien Av q &en økt:
- Lytt nøye til spørsmålet, ikke avbryt eller la noen andre forstyrre personen som stiller spørsmålet. Hvis du ikke er sikker på at du forstod spørsmålet riktig, be om avklaring. Du kan oppmuntre personen til å stå opp slik at hele publikum kan høre spørsmålet.
- Hvis du finner spørsmålet interessant, ikke nøl med å kreditere spørsmålet («Det var et stort spørsmål «eller» Glad du spurte det spørsmålet»). Hvis du ikke liker spørsmålet, prøv å ikke vise det, ikke angrep personen eller gi noen negative kommentarer.
- du kan gjenta spørsmålet for å sikre at hele publikum hørte det og gi deg litt tid til å tenke. Gjør det med dine egne ord for å bekrefte at du har forstått.
- når du har hørt spørsmålet, trenger du ikke å skynde deg med svaret ditt. Du kan pause i noen sekunder for å reflektere og la deg tid til å verdsette spørsmålet og spørsmålet.
- Svar på spørsmålet – du kan svare på det eller bruke en av de andre teknikkene som er skissert nedenfor. Når du svarer, sørg for at du holder øyekontakt med hele publikum og ikke bare personen som spurte spørsmålet.
- Sjekk om svaret ditt er tilfredsstillende, var godt forstått og godt svart på spørsmålet. Du kan gjøre det å se på kroppsspråket til spørsmålet eller spørre dem.
hvordan svare på spørsmål om presentasjonen?
Mange presentatører er redd For q &a-økter eller prøver å unngå dem. De er redde for aggressive spørsmål, ubehagelige emner eller blir spurt om noe de ikke vet. Det skjer ikke ofte, men som presentatør bør du være oppmerksom på at det å gi et øyeblikkelig og komplett svar på et spørsmål fra publikum bare er en av dine mulige svar. La oss se på forskjellige alternativer:
- Svar-i de fleste tilfeller vil du motta interessante og relevante spørsmål om presentasjonen din og vil svare på dem. Det er perfekt. Hvis det er mulig, kan du prøve å innlemme noen av de viktigste meldingene i presentasjonen og ringe til handlinger i svarene dine.
- Henvis til en annen foredragsholder eller materiale-hvis spørsmålet allerede er besvart av deg eller en annen presentatør eller vil bli dekket av neste del av presentasjonen, trenger du ikke å svare.
- Returner spørsmålet – hvis du trenger litt tid til å tenke på svaret ditt, kan du spørre publikums mening eller spørre spørsmålet om deres mening (eller hva de ville gjøre etc.)
- Svar senere – hvis du trenger mer tid til å svare, eller hvis spørsmålet ikke er relevant for hele publikum, kan du ta det frakoblet. Bare sørg for å ta oppmerksom på spørsmålet og informere personen hvordan du skal svare eller hvor de kan kontakte deg.
- Nekter å svare – du bør svare på spørsmål, som er ute av omfang, personlig eller unøyaktig. Pass på at du forsto spørsmålet godt og høflig nekte å svare.
