Hvordan Forberede Seg På Et Møte i 9 Steps / Fellow.app

du ville ikke løpe maraton uten trening på forhånd eller bake en eplepai for første gang uten å bruke en oppskrift.

det samme kan sies for å ha et møte. Du ville ikke ringe teamet ditt sammen for å diskutere noe viktig uten å planlegge fremover, ikke sant?

I det minste-vi håper du ikke ville. Forberedelse betyr noe, spesielt når det gjelder å kjøre et møte. Når du ikke tar deg tid til å forberede deg riktig, uansett hvilken type møte du har, vil du ende opp med å kaste bort alles tid og energi.

Hvis Du er usikker på hvordan du skal forberede den riktige måten, Har Fellow deg dekket med disse ni tipsene for å sikre at ingenting faller gjennom sprekkene.

slik forbereder du deg til et møte i 9 trinn

du er ivrig etter å få møtet i gang, og vi klandrer deg ikke. Det er sannsynligvis mye å diskutere, kundehistorier å dele og forretningsstrategier å godta. Men før du dykker inn, sørg for at du gjør disse ni trinnene for å sikre at møtet er så produktivt som mulig.

• Opprette en møtemal
• Be deltakerne om å bidra
• Legg ved eller bygg inn støttedokumenter
• Gi folk tid til å forberede
• Øv på Hva du skal si
• Bestem om andre personer presenterer
• Definer møteroller
• Merk eventuelle gjøremål
• oppfordre deltakerne til å ha kameraer På

1 Opprett en møtemal

Første ting først — begynn med å opprette en møtemal. Gjør du det gir møtestrukturen, slik at samtalen å holde fokus og på emnet.

agendaen starter med tid og sted (hvis du møter personlig), etterfulgt av formålet med møtet. Det bør inneholde informasjon som en liste over emner, snakkepunkter, handlingselementer og andre aktiviteter som deltakerne vil diskutere.

Å Gi en klar og omfattende oversikt over hva som vil skje når møtet finner sted, er avgjørende for møtets suksess, da alle vet hva som forventes av dem, hvilke spørsmål eller kundehistorier de skal ha klare til å dele, og hva deres rolle vil være når den utfolder seg.

Trenger du ytterligere hjelp? Dra nytte av møte agenda maler, brakt til Deg Av Stipendiat.

2 Be deltakerne om å bidra til agendaen

Hva kan gjøre en god agenda til en stor agenda? Be om at deltakerne bidrar og legger til egne agendaposter.

kanskje en deltaker har en bestemt flaskehals eller utfordring de trenger hjelp til å overvinne, en oppdatering på en milepæl teamet jobber for å oppnå, eller noen vesentlige endringer i selskapets policy. Å sikre at møteagendaen er samarbeidende og enkel å dele med deltakerne, sikrer at ingenting faller gjennom sprekkene og alle handlingselementer diskuteres.

det kan også gi deltakerne en heads up for spørsmål som blir spurt og utfordringer som diskuteres, slik at de kan tenke på noen av disse flaskehalsene på forhånd, slik at de kanskje kan komme til møtet med en løsning eller ide klar til å dele.

3 Legg ved eller bygg inn støttedokumenter og grafer

Når du oppretter en agenda, får du en bedre ide om hvilke dokumenter og filer møtedeltakerne må gå over for å være oppdatert på eventuelle relevante emner. Det vil også hjelpe deg å lage en vinnende PowerPoint Eller Lysbilde Dekk som er engasjerende og informativ.

Det er viktig at du gir møtedeltakere nok tid til å sikre at alle har en sjanse til å se over viktig informasjon og beregninger. Så, hvis det er noe materiale du vil at de vurderer på forhånd, må du sende det ut minst 24 timer på forhånd. Express til deltakerne at du vil at de skal se på disse materialene på forhånd.

tross Alt er Det Ingenting verre enn å overraske teamet ditt med 50 lysbilder når møtet starter. Å vite hva de er i ferd med å gå inn setter møtet opp for suksess.

4 Gi folk tid til å forberede kommentarer og spørsmål

på Samme måte gir ved å legge ved disse materialene teamet nok tid til å forberede kommentarer, bekymringer, spørsmål og historier. Hvis du ikke gjør det, skal du ha et møte der ingen er forberedt, med samtale som er over alt, og det vil trolig trenge et annet møte for å håndtere målene.

jo mer tid teamet ditt har til å forberede disse kommentarene og spørsmålene på forhånd, desto bedre blir samtalen i møtet! Det sikrer også at alle forblir engasjert og på emnet slik at ingenting faller gjennom sprekker.

5 hvis du presenterer, praksis hva du skal si

alle flotte presentasjoner ta litt øvelse.

Så, hvis du er møteverten, eller den som sparker ting av, vær sikker på å øve hva du skal si før alle øyne er på deg! Uansett om du presenterer lysbilder, fører hele samtalen, eller bare bringe noen spørsmål eller snakker poeng til gulvet, praksis hva du skal si minst en gang. Du kan vurdere å kjøre gjennom ulike måter å starte møtet eller samtalen, enten med en isbryter eller story-share.

du kan også skrive viktige punkter ned på et stykke papir for å ta med deg til møterommet eller få et dokument trukket opp elektronisk for deg å lese av. Uansett hvilken metode du velger, vil dette sikre at poenget kommer over så klart og konsist som mulig, og du minimere mengden springende som du snakker.

og hvis du planlegger å bare lese av lysbilder, ikke les dem ordentlig, men i stedet, slå den opp og legg til noen ekstra kommentarer slik at du ikke kjeder de andre deltakerne.

6 Bestem om andre personer presenterer (og gi dem beskjed på forhånd)

Det samme kan sies for andre møtedeltakere. Hvis de presenterer av lysbildene, la dem vite på forhånd hvilke lysbilder er opp til dem å levere. Gi dem også muligheten til å lage egne lysbilder eller presentasjonsmaterialer for å lage innholdet i egen stemme og legge til litt personlig stil. Dess, husk at presentere ikke kommer naturlig for alle, så å gi andre med nok tid til å forberede kan bidra til å lette sine nerver og føler seg mer komfortabel å snakke foran andre deltakere.

du bør også vurdere at det alltid er best å ha mer enn en person som leser av presentasjonen eller bytter opp stemmen til personen som snakker generelt. Bare å gi en person sjansen til å presentere kan gjøre møtet føles som en ensidig samtale. Det gjør det også kjedelig.

7 Definer møteroller som note-taker og time-keeper

Ingen liker å ha en møterolle sprunget på dem i siste øyeblikk, så finn ut på forhånd hvem som skal ta møtenotatene, protokollen og hvem som skal være time-keeper.

for eksempel, hvis noen på teamet ditt er gode til å være punktlige, tilordne dem til å være time-keeper, hvis rolle det er å verifisere at møtet begynner og slutter i tide, og at alle elementer på dagsordenen diskuteres tilsvarende. Mens notatet keeper bør organiseres, som de registrerer de viktigste beslutninger og detaljer gjort under møtet. Det er også opp til dem å sende ut notatene til deltakerne når møtet er avsluttet.

Påminn denne personen om at notater skal sendes ut innen 24 timer etter møtet, slik at alt forblir i tankene.

8merk eventuelle gjøremål og viktige takeaways

det kan være nyttig å bruke møteprogramvare som gjør noen av de tunge løftene for deg — som å gi et sted å skrive ned viktige takeaways fra samtalene og gjøremål for hva som må følges opp.

for eksempel gjør et møteverktøy som Fellow det enkelt å holde oversikt over handlingselementer med en seksjon som allerede er tilgjengelig. På denne måten er all relevant og nødvendig informasjon organisert på ett sted. Du vet aldri når den perfekte ideen vil bli tatt opp, så du vil være klar med et sted å skrive det ned.

9 hvis ekstern, oppfordrer deltakerne til å ha kameraer på

det kan være vanskelig å holde et produktivt virtuelt møte, men en måte å sikre at alle er engasjert, lytter og en del av samtalen, er å be om at alle slår på kameraet. Sørg for å sette denne regelen i gang på forhånd, slik at ingen blir overrumplet ser mindre enn kamera-klar. Å se teamet ditt mens de snakker og vite at andre betaler oppmerksomhet mens du snakker, gjør møtet mer personlig.

du kan også oppfordre deltakerne til å sørge for at de sitter på et rolig sted borte fra distraksjoner og dempe innkommende varsler, slik at oppmerksomheten forblir på samtalen.

Klar for alt!

Effektive møter skjer ikke overraskende. Det tar tid, krefter og mye forberedelse for å være sikker på at alt faller på plass. Uansett hvilken type møte, hvor mange mennesker er til stede, eller hva som må diskuteres, er det alltid en god ide å følge disse trinnene slik at du kan være klar for hva som står på spill.