13 Påvist Måter Å Øke Din Hendelse Frammøte

som en hendelse planner, er lav oppmøte din verste mareritt.

du har brukt måneder av livet ditt, tusenvis av dollar og utallige timer på å sette opp den beste hendelsen i selskapets historie. Men dagen kommer, og hendelsesoppmøtet er mindre enn halvparten av det du hadde planlagt for.

setene er tomme – og stemningen er i beste fall sløv.

Det spiller ingen rolle hvor godt planlagt arrangementet ditt er; hvis du ikke forstår hvordan du får folk til å dukke opp, vil alt være for ingenting.

derfor vil vi i dette innlegget dekke de 13 viktige trinnene for å øke deltakelsen på ditt neste arrangement.

Vi dekker alt fra å planlegge det på riktig måte, gjennom markedsføring av it og incentivisering av registreringer, til å kjøre et vellykket og engasjerende arrangement som vil være snakk om din bransje i årene som kommer.

Vanlige Årsaker Til Lavt Oppmøte

Gjester kan ikke dukke opp til arrangementet ditt av alle slags grunner. Folk savner fly, har barneomsorg problemer, og bli syk hele tiden. Event markedsføring kan være sub-par, eller planlegging konflikter oppstår mellom to konkurrerende hendelser.

på den annen side kan folk dukke opp, men arrangementet ditt opplever problemer som forårsaker en masseflukt.

mikrofonene eller høyttalerne kan glitch, wifi kan gå ut, eller presentasjonen på den store skjermen kan ikke spille. Innsjekkingsprosessen kan gå haywire og forårsake latterlig lange ventetider for å komme inn i arrangementet.

eller hvis arrangementet ditt er utendørs, kan det regne og ødelegge planene dine.

Til tross for antall ting som kan føre til lav eventdeltakelse, er det noen strategier du kan vedta for å ha best sjanse til å se høye tall på ditt neste arrangement.

de kommer alle ned til planlegging, markedsføring og gjør arrangementet ditt så unikt og engasjerende som mulig.

La oss se nærmere på dem.

Forstå Hvorfor Publikum Ønsker Å Delta I Første Omgang

Hvorfor publikum selv ønsker å være der? Ifølge International Association Of Utstillinger Og Arrangementer:

Gi trekker som vil møte disse behovene.

har du breakout økter eller sosiale miksere som vil gi deltakerne mange muligheter til å mingle og nettverk?

hva med gjesteforeleser eller pedagogiske økter – vil de gi publikum den rike læringsopplevelsen de ønsker?

når det gjelder posisjonen din, sørg for å kapitalisere på hva som gjør det til et flott sted å holde en hendelse.

Fokuser på dine arrangementsmål og de viktigste resultatene du sikter på. Hvilke verdier fremmer du—og hva slags publikum medlemmer ville resonere med det budskapet?

Tenk deg dette marerittscenariet: du planlegger en fantastisk begivenhet designet for å lede beslutningstakere hos lokale bedrifter til å kjøpe produktet ditt. På selve dagen, arrangementet er godt besøkt, og du er sikker på at du er i ferd med å bryte alle selskapets salgsrekorder.

Men ingenting kommer av det.

du innser at publikum var består nesten utelukkende av pensjonister og studenter-ingen i en posisjon til å kjøpe hva du selger.

Å Forstå målgruppen din hjelper deg med å definere en plan for arrangementet som samsvarer med motivasjonene deres.

Bruk ekte data fra tidligere hendelser, undersøkelser og intervjuer for å fastslå en kundepersona.

ikke glem å be personer i andre avdelinger i organisasjonen om innspill, for eksempel salg eller kundeservice, for å få et komplett bilde.

hvilke egenskaper som alder, inntektsnivå, utdanning og plassering har denne måldeltakeren?

la informasjonen du samler diktere hvordan du markedsfører, merker og utformer arrangementet ditt.

Tilby Insentiver For Tidlige Registreringer Eller Ankomster

Å Tilby rabatter for tidlig registrering eller fordeler med tidlig ankomst kan bidra til å øke deltakelsen. Faktisk hevder 64% av arrangementsplanleggere at early bird-rabatter er deres mest vellykkede salgsfremmende taktikk.

Vurdere å tilby en lagdelt rabatt system, med insentiver som:

– GRATIS VIP oppgraderinger

– Rabatter for de første 100 registranter eller personer som deler ditt arrangement på sosiale medier

– Perks som front-row sitteplasser på keynote presentasjon

– Gruppe rabatter eller henvisning programmer som BOGO (kjøp en få en) kampanjer på billetter

Tilbyr insentiver viser publikum at du ikke tar dem for og at du verdsetter deres deltakelse.

også, folk er alltid glade for å få premier eller rabatter, så du vil fange deres oppmerksomhet (i hvert fall for en liten stund).

din jobb etter det er å holde den oppmerksomheten.

Relatert: Slik Får Du Flere Personer Som Registrerer Seg For Hendelsene Dine

Doner Billetter Eller Organiser Sosiale Medier

Det kan virke counterintuitive, men noen ganger gir bort gratis billetter er bedre enn å prøve å selge hver eneste.

med mindre ditt show eller arrangement er i ekstremt høy etterspørsel, er oddsen god at du vil ha minst et par un-kjøpt billetter.

de tomme setene kommer til å bli synlige for publikum, om bare ubevisst.

Å Gi bort billetter kan også ha konkrete fordeler.

jo flere personer du har i publikum, jo mer sannsynlig er det å selge ekstra tilbud som innrømmelser. Hvis du markedsfører en ny tjeneste eller et produkt, betyr det flere øyne og potensielle fremtidige kunder.

Prøv følgende taktikk:

—Sosiale medier giveaways-Kjør en kampanje for den første gruppen av tilhengere til å like eller dele arrangementet ditt på sosiale medier.

– Donere noen billetter til stille auksjoner-Mange organisasjoner som kirker, skoler og veldedige organisasjoner se etter elementer å auksjonere av på sine innsamlere. Å gi noen billetter til en auksjon garanterer gratis reklame for deg.

– Gi billetter til studenter-Styrke ditt rykte ved å støtte kunst eller lokale skoler. Er ditt arrangement en forestilling? Gi bort billetter til den lokale teatergruppen. Er det en industribegivenhet? Tilbyr gratis pass til entusiastiske handelshøyskoleelever.

– Ticket giveaways på e-postlisten Din-Bruk gratis billetter som et incitament til å åpne salgsfremmende e-post. Nevn giveaway i emnefeltet for bedre åpne priser og engasjement. Enda bedre, knytt giveaway-inngangen til å dele arrangementet på sosiale medier for litt gratis annonsering.

– Radio giveaways—Pendlere bygge et tillitsforhold med deres favoritt radio DJ, så høre om en hendelse fra AT DJ lepper vil gjøre dem mer sannsynlig å tro hendelsen er verdt.

i hvert tilfelle gir bort gratisbilletter god publisitet for deg og ditt arrangement.

Send Personlige Invitasjoner

mens generaliserte markedsføringskampanjer, annonser og sosiale medier kampanjer har sin plass, er det ingen match for personlige invitasjonsmaler sendt direkte til den potensielle deltakerens e-postadresser.

for å generere det beste svaret, sørg for å sende profesjonelle og engasjerende e-poster.

Start med å segmentere publikum og sende tilpassede e-poster basert på demografiske data.

e-posten må føles personlig og relevant for hver mottaker.

pass på å sette inn mottakerens navn i emnelinjen eller hilsen («en spesiell invitasjon Til Deg, Sally»). Uansett emnefeltet du velger, bør det fange øyet og komme til poenget.

brødteksten i meldingen skal være fullpakket med informasjon, men kort nok til å lese i bare et minutt eller to.

Fokuser på verdien arrangementet ditt vil gi til deltakere, og ikke glem å inkludere en oppfordring til handling (CTA).

en iøynefallende grafikk vil også gå langt i retning av å holde publikum engasjert—men sørg for at det er responsivt på mobil, som Dette eksemplet Fra Hubspot.

Bli Med På Event Discovery Sites

for ti år Siden Googlet folk søkeord for å finne relevante hendelser i nærheten av dem. Men dagens internett-brukere vender seg til oppdagelsessteder som foreslår hendelser som kan appellere til dem.

for å optimalisere arrangementet ditt, sørg for å:

– List arrangementet ditt på så Mange nettsteder som Mulig, For Eksempel Facebook Events, Eventful og Goldstar.

– Gjør det mulig for besøkende å registrere seg for arrangementet ditt uten å forlate oppdagelsesstedet

– Oppfordre brukere TIL Å RSVP På Facebook, som vil tilpasse anbefalinger og bidra til å gjøre arrangementet mer synlig

– Inkluder arrangementets plassering for å øke sjansene for å bli kuratert på nærliggende brukeres feeds

– Bruk en fengende og delbar hashtag

ved å bruke oppdagelsessteder, du øker bevisstheten om arrangementet ditt i målgruppen Din.

Hold Deltakerne Glade

det er viktig å få deltakerne begeistret for det kommende arrangementet—og hold dem på den måten. Tenk på måter å holde publikums interesse fra planleggingsstadiet hele veien gjennom til oppfølging e-post etter hendelsen.

her er noen ideer.

Teasers Og Sniktitter

Opphisse potensielle deltakere med teaser e-post hinting på flere perks å komme.

Bygg opp spenningen og få dem til å ivrig forutse ytterligere informasjon om arrangementet ditt når du avslører flere detaljer.

slipp Regelmessig disse teaserne I oppkjøringen til arrangementet for å bygge forventning.

Innholdsmarkedsføring

Før arrangementet slipper du innhold relatert til det. Kunngjør spesifikke detaljer på bloggen din, for eksempel:

– arrangementets reiserute

– gjesteforelesere og deres bios

– noen av emnene som vil bli dekket på arrangementet ditt

Øk antall øyne på arrangementet ditt ved å lande noen gjesteposter på andre nettsteder også.

Tilby nyttige artikler til andre blogger i din bransje som du kan koble tilbake til ditt kommende arrangement. Lesere som kan være interessert i å delta, kan klikke over til destinasjonssiden din for å lære mer om arrangementet ditt.

Legg Ut på sosiale medier også! Sett merket hashtag å bruke og legge ut noe hver dag frem til arrangementet.

du kan inkludere giveaways, publikum avstemninger, en nedtelling, en chat eller webinar svare på spørsmål om hendelsen, og promo videoer.

På Arrangementet

Vær original! Hvis arrangementet ditt føles som det samme deltakerne har opplevd hundre ganger før, vil de være langt fra begeistret.

Prøv å finne en måte å sette en unik vri på arrangementet ditt. Innlemme et kreativt tema eller prangende ny teknologi (for eksempel augmented/virtual reality eller audience interaction tech).

Forenkle Registreringen

for å unngå å skape hindringer for oppføring, hold registreringsprosessen så enkel som mulig.

– Tillat grupperegistrering: la folk registrere seg som en gruppe, noe som betyr at en person kan betale for andre i deres selskap (eller familie). Grupperabatter kan også oppmuntre til høyere deltakelse.

– Godta flere betalingsalternativer: sørg for å tillate kredittkort, PayPal og andre sikre betalingsmåter. Godta utenlandske banker og kredittkort hvis noen deltakere kan komme fra utenfor landet ditt.

– Inkluder automatisk prising: Programvare som automatisk justerer priser basert på early-bird-rabatter, eller differensierte medlemskapsnivåer, gjør ting enkelt. Hvis du allerede er utsolgt, kan det å tilby automatiserte ventelister hjelpe folk med å komme på gjestelisten hvis andre faller ut.

– Vær mobilvennlig: de fleste gjester betaler på telefonene sine, så sørg for at registreringssiden din ser bra ut på mobile enheter. Hvis den ikke gjør det, kan du designe en egen mobilvennlig versjon av landings-og registreringssidene dine.

– Hold registreringen kort og enkel: Begrens registreringssidene dine til enkel informasjon som navn, kontaktinformasjon og faktureringsinformasjon. Legg til noen preferansespørsmål på slutten (for eksempel funksjonshemming, diettpreferanser eller T-skjorte størrelse hvis du planlegger å gi dem ut) og la det være med det.

– ikke send registranter bort fra nettstedet ditt: Folk er nølende til å gi betalingsinformasjon til et ukjent nettsted, så velg registrering programvare som integrerer prosessen direkte inn på ditt eget nettsted.

målet ditt bør være å holde ting brukervennlig og grei.

Få Media Til Å Dekke Ditt Arrangement

det er viktig å markedsføre arrangementet ditt med nok avansert varsel for å få ordet ut tilstrekkelig.

en god tommelfingerregel er å begynne å markedsføre arrangementet minst 3-6 måneder før datoen.

jo mer media kan dekke arrangementet ditt, jo flere vil vite om det, noe som betyr at det vil være en bedre sjanse for høyere oppmøte.

Lag en liste over medier i ditt område og varsle dem om din kommende hendelse.

det er nyttig å skrive en pressemelding eller to, slik at du kan ha litt kontroll over hvordan hendelsesinformasjonen din presenteres.

Bruk e-postmarkedsføring for å få ordet ut til abonnentene dine også—og ikke glem å inkludere koblinger tilbake til arrangementets nettsted og delingsknapper slik at de kan få ordet ut til sine egne følgere.

ikke undervurder kraften i organisk word-of-mouth markedsføring.

Ifølge Sprout Social er 75% av folk mer sannsynlig å betale for en arrangementsbillett hvis de ser den forfremmet på sosiale medier.

hvis du har sponsorer eller høyprofilerte gjester, be dem om å markedsføre arrangementet på egen feeds.

Oppfordre Til Deling Av Arrangementet

delingen bør ikke stoppe når arrangementet starter.

Sett Opp Snapchat geofilters (augmented reality linser som lag morsomme bilder eller rekvisitter over det virkelige liv) eller foto-op soner for deltakerne å ha det gøy og dele på sosiale medier.

har du et ubrukt hjørne i ditt eventlokale?

Heng et mørkt bakteppe og legg ut noen enkle rekvisitter med dedikert fotovennlig belysning, og du har en Enkel Instagram-vennlig aktivitet for dine gjester.

Kom opp med en dedikert hashtag og skriv den ut på skilt på arrangementet for å oppmuntre alle hendelsesrelaterte sosiale medier innlegg for å inkludere det.

Bruk den hashtaggen ved å sette opp en sosial medievegg som streamer en live feed av relaterte innlegg på arrangementet ditt.

du kan også leie en hashtag-skriver, som automatisk skriver ut bilder som er lagt ut På Twitter eller Instagram med en bestemt hashtag.

Deltakere kan ta et gruppebilde utenfor lobbyen eller en selfie i baren—så lenge de legger ut bildet med hashtag, kan De hente det trykte minnesmerket på skriverstasjonen.

Invester I Profesjonell Fotografering

arrangementet ditt er det perfekte tidspunktet å investere i fotografering av høy kvalitet, både for gjestenes skyld og for organisasjonens skyld.

når alt kommer Til Alt, når ellers har du god belysning, interessante høyttalere, produktoppslag og gjester som sannsynligvis er kledd mer formelt enn vanlig (og forhåpentligvis i festlig stemning)?

disse bildene kan være uendelig nyttige. Du kan kanskje:

– Inkluder dem i en pressemelding eller innlemme sosiale medier

– Send dem til gjester i en oppfølgings-e-post som minner dem om moroa de hadde

– Send dem til folk som ikke deltok (for å vise dem hva de savnet)

– Bruk dem i markedsføringskampanjer og merkevaremateriell som viser klient/publikum engasjement.

ja, bilder er flotte-men trenger du å ansette en proff? Hvorfor ikke bare sende en lærling med sin smarttelefon for å knipse noen bilder?

selv om dette er et alternativ hvis du har lite penger, er det best å investere i kvalitet hvis du har råd til det.

en profesjonell fotograf vil vite hva du skal se etter og hvordan du får de beste bildene. De vil ha et godt øye for belysning, innramming bildene, og fange folk på sitt beste øyeblikk.

Fagfolk kan også redigere sine bilder for å gi deg en mer polert, høy kvalitet resultat å bruke i materialer senere.

Utnytte Kraften Av Video

Video markedsføring kan forsterke hendelsen frammøte ved å legge eksponentiell verdi. I stedet for kjedelige lysbildeserier, kan video gi publikum en oppslukende opplevelse.

du kan også livestream, som vil gi enda flere mennesker muligheten til å nesten delta på arrangementet ditt.

Den lar deg gi verdi til de som ikke var i stand til å delta, noe som øker din troverdighet og positive følelser overfor merkevaren din.

Livestreaming gjør også hendelsesinnholdet mer delbart, siden alt blir registrert og streamet når det skjer.

Vurder streaming av følgende typer videoer:

– Promovideoer for å drive spenning frem til arrangementet

– Intervjuer med medlemmer, frivillige og ansatte

– Hendelsesoppdateringer og kunngjøringer

– Forhåndsvisninger og sniktitter av sted, underholdning og arrangementsrom

– Live Q&a-økter

Før og etter etter arrangementet kan videoinnholdet bidra til å tiltrekke deltakere, berike deres erfaringer og gi verdifullt innhold som kan deles med andre senere.

Koble Høyttalere Med Deltakere

høyttalerutvalget på arrangementet ditt vil uten tvil være en av hovedfaktorene som stimulerer publikums deltakelse. Hvorfor ikke la det incitamentet jobbe litt mer til din fordel?

i Stedet for bare å ha gjesteforeleseren din til å snakke, bør du vurdere å be dem om å bli mer involvert med deltakerne.

Inviter dem til Et Q&panel før eller etter presentasjonen, der deltakerne kan engasjere seg direkte med høyttaleren.

eller kanskje høyttaleren din vil være villig til å delta i en chat eller et nettforum på event-appen din.

og hva med selve talen? Vurdere å gi tech for høyttaleren til å kjøre en live meningsmåling eller be om sanntids publikum tilbakemelding.

Alt som vil hjelpe deltakerne til å føle at de personlig samhandler med og lærer fra høyttaleren, vil øke inntrykket de har mest igjen for pengene sine.

Du vil ikke at de passivt inntar en snakk om at de like lett kunne se Opp På YouTube. For å kjøre En virkelig imponerende Q&en økt, vær sikker på å behandle den som en forsettlig del Av arrangementet, ikke en ettertanke.

Oppmuntre deltakerne til å stille konsise, materielle spørsmål og unngå springende for enhver pris.

Planlegg for ansatte eller moderatorer å navigere gjennom mengden med mikrofoner for å holde saksbehandlingen jevn.

Gjør Byen Til En Del Av Arrangementet

Spesielt hvis mange av deltakerne kommer fra avstand, er en del av trekningen av arrangementet sannsynligvis plasseringen. Få mest mulig ut av det!

byen din har sannsynligvis mange attraksjoner å tilby.

Vurder å legge ut en nyttig liste over ting å gjøre mens du er i byen til e-postmarkedsføringskampanjen din, sosiale medier-feeder og arrangementets nettsted.

Lag en liste over foreslåtte museer, restauranter og uteliv å besøke mens deltakerne er i byen.

Fremhev turistattraksjonene byen din har å tilby.

hvis arrangementet ditt finner sted på et morsomt eller unikt sted (for eksempel et lokalt museum, vintageteater eller kulturhus), dra nytte av det!
diskuter for eksempel stedets spennende funksjoner som en del av reklamemateriellet ditt.

Øk Oppmøte Med Regpack

Planlegging av et arrangement tar mye tid og krefter-du vil ikke ankomme dagen og finne ut at din oppmøte er mye lavere enn forventet.

Ved å gjøre en innsats for å forstå publikums motivasjoner, tilby insentiver og markedsføre arrangementet ditt på alle de riktige kanalene for å holde deltakerne begeistret, vil du sette opp arrangementet ditt for suksess.

En av de viktigste faktorene til stede er å legge til rette for en enkel registreringsprosess, og Derfor Er Regpack her for å støtte arrangementets behov med automatisert fakturering og registreringsintegrasjon på ditt eget nettsted. Prøv en gratis demo i dag!