당신은 미리 훈련없이 마라톤을 실행하거나 조리법을 사용하지 않고 처음으로 사과 파이를 구워하지 않을 것입니다.
회의가 있다고 말할 수 있습니다. 당신은 바로,미리 계획하지 않고 중요한 무언가를 논의하기 위해 함께 팀을 호출하지 않을?
적어도—우리는 당신이하지 않을 바랍니다.준비 사항,그것은 회의를 실행에 관해서 특히. 너가 적당하게 준비하는 시간을 걸리지 않을 경우,회의의 유형이 너 있고 있다 비록 무엇을 해도,너는 위로 모두의 시간과 에너지를 낭비하기 끝낼 것이다.
당신이 올바른 방법을 준비하는 방법을 잘 모르는 경우,동료는 아무것도 균열을 통해 떨어지지 않도록이 아홉 팁으로 덮여있다.
9 단계로 회의를 준비하는 방법
당신은 당신의 회의를 진행하기를 원하며,우리는 당신을 비난하지 않습니다. 논의 할 것이 많고 공유 할 고객 스토리 및 동의 할 비즈니스 전략이 있습니다. 그러나 너가 안으로 급강하할 전에,회의가 가능한한 생산적 이다 것 을 지키기 위하여 너가 이 9 개 단계를 한다 것 을 확인하십시요.
- 미팅 템플릿 만들기
- 참석자에게 기여하도록 요청
- 지원 문서 첨부 또는 포함
- 사람들에게 준비할 시간 제공
- 말할 내용 연습
- 다른 사람이 발표할지 결정
- 미팅 역할 정의
- 모든 작업 항목 참고
- 참석자들에게 카메라를 켜도록 권장
1 미팅 템플릿 만들기
우선 먼저 미팅 템플릿을 만들어 시작합니다. 이렇게 하면 회의 구조,집중 하 고 주제에 대화를 허용.
의제는 시간과 장소(직접 만나는 경우)로 시작하여 회의 목적이 이어집니다. 여기에는 주제 목록,대화 포인트,작업 항목 및 참석자가 논의 할 기타 활동과 같은 정보가 포함되어야합니다.
회의가 열릴 때 일어날 일에 대한 명확하고 포괄적 인 개요를 제공하는 것은 회의 성공에 매우 중요합니다.
추가 지원이 필요하십니까? 동료에 의해 당신에게 가져 회의 의제 템플릿을 활용.
프로 팁
동료를 사용하여 모든 회의 의제를 미리 만들고,다른 사람들이 메모에 기여하게하고,회의 중에 공동으로 라이브 메모를 작성하십시오.
2 참석자에게 의제에 기여하도록 요청
무엇이 좋은 의제를 훌륭한 의제로 바꿀 수 있는가? 참석자가 자신의 의제 항목을 기여하고 추가하도록 요청합니다.
참석자에게 도움이 필요한 특정 병목 현상이나 도전 과제,팀이 달성하려는 이정표에 대한 업데이트 또는 회사 정책의 중요한 변경 사항이 있을 수 있습니다. 회의 의제가 협업적이고 참석자와 쉽게 공유 할 수 있도록 보장하면 균열을 통해 아무 것도 떨어지지 않고 모든 작업 항목이 논의됩니다.
또한 참석자에게 질문하고 논의되는 문제에 대한 헤드를 제공 할 수 있으므로 이러한 병목 현상 중 일부를 미리 생각할 수 있으므로 공유 할 준비가 된 솔루션이나 아이디어를 가지고 회의에 참석할 수 있습니다.
3 지원 문서 및 그래프 첨부 또는 포함
의제를 만들 때 회의 참석자가 관련 주제에 대해 속도를 높이기 위해 필요한 문서 및 파일을 더 잘 파악할 수 있습니다. 그것은 또한 당신이 매력적이고 유익한 승리 파워 포인트 또는 슬라이드 데크를 만드는 데 도움이됩니다.
회의 참석자에게 모든 사람이 중요한 정보와 지표를 살펴볼 수 있도록 충분한 시간을 제공하는 것이 중요합니다. 당신이 그(것)들을 미리 검토하는 원하는 아무 물자나 있는 경우에 따라서,적어도 24 시간을 미리 발송하게 확실하십시오. 당신이 그(것)들을 이 물자를 미리 보는 갖고 싶으면 출석자에게 표현하십시오.
결국 회의가 시작될 때 50 개의 슬라이드로 팀을 놀라게하는 것보다 더 나쁜 것은 없습니다. 그들이 성공을위한 회의 세트를 걸어에 대해 무엇을 알고.
4 사람들에게 의견 및 질문 준비 시간 제공
마찬가지로 이러한 자료를 첨부하면 팀이 의견,우려 사항,질문 및 이야기를 준비 할 수있는 충분한 시간을 얻을 수 있습니다. 너가,너는 곳에 아무도가 준비되는 회의가 있기 위하여 가고 있다,사방에 이는 대화에,아마 다른 회의를 목적을 취급하는 필요로 할 것이다.
팀이 이러한 의견과 질문을 미리 준비해야 할 시간이 많을수록 회의에서 더 나은 대화가 이루어집니다! 그것은 또한 아무것도 균열을 통해 폭포 있도록 모든 사람이 종사 하 고 주제에 유지 보장 합니다.
5 당신이 발표하는 경우,당신이 말하는 무슨 연습
모든 훌륭한 프리젠 테이션은 약간의 연습을.
그래서,만약 당신이 회의 호스트,또는 것 들을 발로 하나,모든 눈 당신에 전에 무슨 말을 거 야 연습 해야! 슬라이드를 제시하거나,전체 대화를 이끌어 내거나,바닥에 몇 가지 질문이나 대화 포인트를 가져 오더라도 적어도 한 번 말하려고하는 것을 연습하십시오. 당신은 회의 또는 대화를 시작하는 다른 방법을 통해 실행 고려할 수 있습니다,쇄빙선 또는 이야기 공유와 여부.
종이에 핵심 포인트를 적어 회의실로 가져 오거나 문서를 전자적으로 끌어 올려서 읽을 수 있습니다. 아무리 당신이 선택하는 방법,이 점은 가능한 한 명확하고 간결하게 건너 오는 것을 보장합니다,당신이 말하는 당신은 산책의 양을 최소화.
그리고 단순히 슬라이드를 읽을 계획이라면 그대로 읽지 말고 다른 참석자를 지루하게하지 않도록 몇 가지 추가 해설을 추가하십시오.
6 다른 사람들이 발표하고 있는지 결정(사전에 알려)
다른 회의 참석자에게도 똑같이 말할 수 있습니다. 그들이 활주떨어져 선물하면,어느 활주가 배달하기 위하여 그들까지 이는 까 미리 알는 시키십시요. 또한,그들에 게 그들의 자신의 슬라이드 또는 프레 젠 테이 션 자료 그들의 자신의 목소리에 콘텐츠를 만들고 몇 가지 개인적인 감각을 추가 하는 기능을 제공 합니다. 또한 발표가 모든 사람에게 자연스럽게 제공되는 것은 아니므로 다른 사람들에게 준비 할 충분한 시간을 제공하면 신경을 완화하고 다른 참석자 앞에서 더 편안하게 말할 수 있습니다.
또한 한 명 이상의 사람이 프레젠테이션을 읽거나 일반적으로 말하는 사람의 음성을 전환하는 것이 가장 좋습니다. 한 사람에게 선물 할 수있는 기회를 제공하면 회의가 일방적 인 대화처럼 느껴질 수 있습니다. 그것은 너무 지루한 느낌.
7 메모 작성자 및 시간 관리자와 같은 미팅 역할 정의
마지막 순간에 미팅 역할을 수행하는 것을 좋아하는 사람은 없으므로 미팅 메모,회의록 및 시간을 지키는 사람을 미리 파악하십시오.
예를 들어,팀의 누군가가 시간을 잘 지키면 회의가 제 시간에 시작되고 종료되고 의제에 있는 모든 항목이 그에 따라 논의되는지 확인하는 역할을 하는 시간을 지키는 사람으로 지정해야 합니다. 주 보관인이 편성되어야 하는 반면,그들이 회의동안에 하는 중요한 결정 및 세부사항을 기록하기 때문에. 회의가 끝나면 참석자에게 메모를 보내는 것도 그들에게 달려 있습니다.
회의 후 24 시간 이내에 메모를 보내야하므로 모든 것이 마음 속에 남아 있음을 상기하십시오.
8 모든 작업 항목 및 주요 테이크 아웃을 참고
그것은 당신을 위해 무거운 중 일부를 수행하는 회의 소프트웨어를 사용하는 것이 도움이 될 수 있습니다—에 추적해야 할 일에 대한 대화와 작업 항목에서 주요 테이크 아웃을 적어 장소를 제공 등.
예를 들어,동료와 같은 회의 도구를 사용하면 이미 사용 가능한 섹션으로 작업 항목을 쉽게 추적 할 수 있습니다. 이 방법은 모든 관련 및 알아야 할 정보가 한 곳에서 구성됩니다. 완벽한 아이디어가 제기 될 때 당신은 결코 알지 못할,그래서 당신은 그것을 적어 장소와 함께 준비 할.그러나 모든 사람이 참여하고,듣고,대화의 일부가 되도록 하는 한 가지 방법은 모든 사람이 카메라를 켜도록 요청하는 것입니다. 미리 모션이 규칙을 설정해야합니다,그래서 아무도 덜보다 카메라 준비 찾고 방심하지 않습니다. 그들이 말하고 있는 동안 너의 팀을 보고 너가 말하는 동안 다른 사람이 주의하고 있는 것을 있있음것은 회의를 개인에게 한다.
또한 참석자들이 방해받지 않는 조용한 곳에 앉아 있고 들어오는 알림을 음소거하여 대화에 주의를 집중하도록 유도할 수 있습니다.
아무것도 준비!
효과적인 회의는 놀랍지 않습니다. 그것은 시간이 걸립니다,노력,그리고 준비의 많은 모든 장소에 빠진다 있는지 확인. 회의의 유형에 상관없이,얼마나 많은 사람들이 존재하는지,또는 논의해야 할 것이 무엇인지,항상 다음 단계를 따르는 것이 좋습니다 그래서 당신은 위험에 처한 것을 준비 할 수 있습니다.
