Come prepararsi per un incontro in 9 passi / Fellow.app

Non correresti una maratona senza allenarti prima del tempo o cuoceresti una torta di mele per la prima volta senza usare una ricetta.

Lo stesso si può dire per avere una riunione. Non chiameresti la tua squadra per discutere di qualcosa di importante senza pianificare in anticipo, giusto?

Almeno — speriamo che non lo faresti. La preparazione è importante, specialmente quando si tratta di gestire una riunione. Quando non si prende il tempo di prepararsi correttamente, non importa che tipo di incontro si sta avendo, si finirà per sprecare il tempo e l’energia di tutti.

Se non sei sicuro di come prepararti nel modo giusto, Fellow ti ha coperto con questi nove suggerimenti per assicurarti che nulla cada attraverso le fessure.

Come prepararsi per una riunione in 9 passaggi

Sei ansioso di iniziare la riunione e non ti biasimiamo. Probabilmente c’è molto da discutere, storie di clienti da condividere e strategie di business da accettare. Ma prima di immergerti, assicurati di fare questi nove passaggi per assicurarti che l’incontro sia il più produttivo possibile.

• Creare un modello di riunione
• Chiedi ai partecipanti di contribuire
• Collegare o incorporare documenti giustificativi
• Dare alla gente il tempo di preparare
• in Pratica ciò che si sta andando a dire
• Decidere se altre persone stanno presentando
• Definire i ruoli di riunione
• prendere Nota di eventuali elementi di azione
• Incoraggiare i partecipanti ad avere telecamere in

1 Creare un modello di riunione

per Prima cosa, inizia con la creazione di un modello di riunione. In questo modo dà la struttura della riunione, consentendo la conversazione di rimanere concentrati e sul tema.

L’ordine del giorno inizierà con l’ora e il luogo (se si sta incontrando di persona), seguiti dallo scopo della riunione. Dovrebbe includere informazioni come un elenco di argomenti, punti di discussione, elementi di azione e altre attività che i partecipanti discuteranno.

Fornire uno schema chiaro e completo di ciò che avverrà quando l’incontro avrà luogo è fondamentale per il successo dell’incontro, poiché tutti sanno cosa ci si aspetta da loro, quali domande o storie dei clienti dovrebbero essere pronti a condividere e quale sarà il loro ruolo mentre si svolge.

Hai bisogno di ulteriore assistenza? Approfitta dei modelli di agenda della riunione, portati a voi da Fellow.

2 Chiedi ai partecipanti di contribuire all’agenda

Cosa può trasformare una buona agenda in una grande agenda? Chiedere ai partecipanti di contribuire e aggiungere i propri punti all’ordine del giorno.

Forse un partecipante ha un collo di bottiglia specifico o una sfida che ha bisogno di aiuto per superare, un aggiornamento su una pietra miliare che il team sta lavorando per raggiungere o eventuali modifiche significative alla politica aziendale. Garantire che l’agenda della riunione sia collaborativa e facile da condividere con i partecipanti assicura che nulla cada nelle fessure e che tutti gli elementi di azione siano discussi.

Può anche dare ai partecipanti un testa a testa per le domande che vengono poste e le sfide in discussione, permettendo loro di pensare ad alcuni di questi colli di bottiglia in anticipo in modo che forse possano venire all’incontro con una soluzione o un’idea pronta a condividere.

3 Allega o incorpora documenti e grafici giustificativi

Quando crei un’agenda, avrai un’idea migliore di quali documenti e file i partecipanti alla riunione dovranno passare per essere aggiornati su qualsiasi argomento pertinente. Ti aiuterà anche a creare un PowerPoint vincente o un mazzo di diapositive che sia coinvolgente e informativo.

È importante dare ai partecipanti alla riunione abbastanza tempo per garantire che tutti abbiano la possibilità di esaminare informazioni e metriche importanti. Quindi, se c’è del materiale che vuoi rivedere prima del tempo, assicurati di inviarlo almeno 24 ore prima del tempo. Esprimi ai partecipanti che ti piacerebbe loro di dare un’occhiata a questi materiali in anticipo.

Dopo tutto, non c’è niente di peggio che sorprendere la tua squadra con 50 diapositive all’inizio della riunione. Sapere in cosa stanno per entrare imposta l’incontro per il successo.

4 Dai alle persone il tempo di preparare commenti e domande

Allo stesso modo, allegare questi materiali dà al tuo team abbastanza tempo per preparare commenti, dubbi, domande e storie. Se non lo fai, si sta andando ad avere una riunione in cui nessuno è preparato, con la conversazione che è in tutto il luogo, e che probabilmente bisogno di un altro incontro per gestire gli obiettivi.

Più tempo la tua squadra deve preparare questi commenti e domande prima del tempo, migliore sarà la conversazione nella riunione! Garantisce inoltre che tutti rimangano impegnati e in argomento in modo che nulla cada attraverso le fessure.

5 Se stai presentando, pratica quello che stai per dire

Tutte le grandi presentazioni prendono un po ‘ di pratica.

Quindi, se sei l’ospite della riunione, o quello che dà il via alle cose, assicurati di praticare ciò che stai per dire prima che tutti gli occhi siano puntati su di te! Non importa se stai presentando diapositive, conducendo l’intera conversazione o semplicemente portando alcune domande o punti di discussione sul pavimento, pratica quello che stai per dire almeno una volta. Si può considerare l ” esecuzione attraverso diversi modi per iniziare la riunione o la conversazione, sia con un rompighiaccio o story-share.

Puoi anche scrivere i punti chiave su un pezzo di carta da portare con te nella sala riunioni o avere un documento estratto elettronicamente da leggere. Non importa il metodo che si sceglie, questo farà in modo che il vostro punto si imbatte nel modo più chiaro e conciso possibile, e si riduce al minimo la quantità di vagante come si parla.

E, se hai intenzione di leggere semplicemente le diapositive, non leggerle alla lettera, ma invece, accenderle e aggiungere qualche commento aggiuntivo in modo da non annoiare gli altri partecipanti.

6 Decidere se altre persone stanno presentando (e far loro sapere in anticipo)

Lo stesso si può dire per gli altri partecipanti alla riunione. Se stanno presentando fuori le diapositive, far loro sapere in anticipo quali diapositive sono a loro di consegnare. Inoltre, dai loro la possibilità di creare le proprie diapositive o materiali di presentazione per creare il contenuto con la propria voce e aggiungere un tocco personale. Inoltre, ricorda che presentare non è naturale per tutti, quindi fornire agli altri abbastanza tempo per prepararsi può aiutare ad alleviare i loro nervi e sentirsi più a suo agio a parlare di fronte agli altri partecipanti.

Dovresti anche considerare che è sempre meglio avere più di una persona che legge la presentazione o che cambia la voce della persona che parla in generale. Solo dando una persona la possibilità di presentare può rendere la riunione sentire come una conversazione unilaterale. Lo fa sentire noioso, troppo.

7 Definire i ruoli di riunione come note-taker e time-keeper

A nessuno piace avere un ruolo di riunione spuntato su di loro all’ultimo minuto, in modo da capire in anticipo chi prenderà le note di riunione, i minuti, e chi sarà il time-keeper.

Ad esempio, se qualcuno della tua squadra è bravo a essere puntuale, assegnagli il ruolo di time-keeper, il cui ruolo è quello di verificare che la riunione inizi e finisca in tempo e che tutti i punti all’ordine del giorno siano discussi di conseguenza. Considerando che il custode nota dovrebbe essere organizzato, in quanto registrano le decisioni chiave e dettagli fatti durante la riunione. Spetta anche a loro inviare le note ai partecipanti una volta che la riunione si è conclusa.

Ricorda a questa persona che le note devono essere inviate entro 24 ore dalla riunione, quindi tutto rimane in cima alla mente.

8Nota eventuali elementi di azione e takeaway chiave

Può essere utile utilizzare il software di riunione che fa un po ‘ del lavoro pesante per voi — come fornire un posto per scrivere takeaway chiave dalle conversazioni e gli elementi di azione per ciò che deve essere seguito su.

Ad esempio, uno strumento di riunione come Fellow rende facile tenere traccia degli elementi di azione con una sezione già disponibile. In questo modo, tutte le informazioni rilevanti e necessarie sono organizzate in un unico luogo. Non si sa mai quando l’idea perfetta sarà allevato, così si vuole essere pronti con un posto per scriverlo.

9 Se remoto, incoraggiare i partecipanti ad avere telecamere su

Può essere difficile tenere una riunione virtuale produttiva, ma un modo per garantire che tutti siano impegnati, ascoltino e una parte della conversazione è chiedere a tutti di accendere la fotocamera. Assicurarsi di impostare questa regola in movimento prima del tempo, in modo che nessuno è colto alla sprovvista guardando meno-di camera-ready. Vedere la tua squadra mentre parla e sapere che gli altri stanno prestando attenzione mentre parli rende l’incontro più personale.

Puoi anche incoraggiare i partecipanti ad assicurarsi che siano seduti in un posto tranquillo lontano dalle distrazioni e silenziare le notifiche in arrivo, in modo che la loro attenzione rimanga sulla conversazione.

Pronto a tutto!

Le riunioni efficaci non avvengono di sorpresa. Ci vuole tempo, fatica e molta preparazione per essere sicuri che tutto vada a posto. Non importa il tipo di incontro, quante persone sono presenti, o che cosa deve essere discusso, è sempre una buona idea di seguire questi passaggi in modo da poter essere pronti per ciò che è in gioco.