Molti oratori temono le domande del pubblico o cercano di evitarle. Tuttavia, consentendo al pubblico di porre domande durante la presentazione mantiene il pubblico impegnato. Fornisce inoltre un prezioso feedback sul contenuto della presentazione.
Devi includere Q & Una sessione nella tua presentazione?
In breve-sì. Se stai facendo una presentazione veloce e informale, il tuo Q& Una sessione può richiedere solo pochi minuti ed essere più informale, ma è comunque una buona idea assicurarsi che il tuo messaggio sia stato ben accolto e compreso. Le presentazioni ufficiali sono più strutturate e dovrebbero avere un po ‘ di tempo dedicato alle domande del pubblico.
Rispondere alle domande del pubblico può migliorare la presentazione e farti sembrare più credibile. D’altra parte, un Q mal gestito&Una sessione può rovinare i vostri sforzi e danneggiare la presentazione.
Alcuni presentatori pensano che una buona presentazione copra il 100% dell’argomento e non lasci spazio per ulteriori domande. Avrebbero anche dire qualcosa come “tutto dovrebbe essere chiaro e spero che non ci saranno domande”. Non sono d’accordo con questo approccio. Non scoraggerei mai il mio pubblico dal prendere parte attiva alla mia presentazione. Non ricevere domande alla fine della presentazione può suggerire che il pubblico era annoiato e non ascoltava o che la presentazione non era affatto chiara e li ha lasciati confusi e senza parole.
Preparati per il tuo Q & A
Pensa alla tua presentazione e cerca di anticipare le domande che potresti ottenere e prepara le tue risposte. Idealmente, quando la domanda lo consente, incorporare nella risposta alcuni dei messaggi chiave o inviti all’azione dalla presentazione.
Hai già presentato lo stesso argomento e ricordi alcune delle domande frequenti? Modificare la presentazione e includere le risposte a queste domande nelle diapositive o discorso. Presentare per la prima volta e non riesco a pensare a tutte le domande? Puoi chiedere aiuto ai tuoi colleghi o amici o fare una rapida ricerca su Internet.
Potresti anche voler pensare a quali domande non vuoi o non puoi rispondere e preparare la tua risposta nel caso in cui si presentino. Questi possono includere un argomento che è solo lontanamente correlato alla tua presentazione o a qualsiasi domanda che richieda la divulgazione di informazioni personali nella tua risposta. Se siete preoccupati per essere messo sul posto, immaginare la peggiore domanda(s) si può essere chiesto. Redigere le risposte per la pace della mente. Probabilmente non verranno mai, ma ti sentirai meno preoccupato.
Se c’è un argomento delicato che sai che le persone chiederanno, affrontalo all’inizio della tua presentazione. Mostrerà che non stai nascondendo nulla e renderà più facile per tutti concentrarsi sul resto della tua presentazione.
Quando rispondere alle domande durante la presentazione?
A seconda della presentazione, delle dimensioni del pubblico e delle preferenze, puoi scegliere di gestire le domande del pubblico in momenti diversi:
- In qualsiasi momento durante la presentazione: Dite ai vostri ascoltatori di alzare la mano e porre domande ogni volta che qualcosa non è chiaro per loro e si risponde a queste domande immediatamente. Può funzionare bene durante le piccole riunioni in cui non ti aspetti molte domande. Se ci sono molte interruzioni gestione domande in questo modo può essere fonte di distrazione per il presentatore e il loro pubblico.
- In momenti specifici durante la presentazione: Si prevede un paio di slot per rispondere alle domande durante la sessione. Possono essere, ad esempio, dopo ogni parte della presentazione. Ti permette di raggruppare domande su un determinato argomento e chiarire qualcosa di poco chiaro prima di procedere alla parte successiva.
- Alla fine della presentazione: Si risponde a tutte le domande alla fine della presentazione. Questo è il metodo più comune per gestire Q&A e il più pratico per incontrare un vasto pubblico.
Se hai intenzione di rispondere alle domande alla fine, assicurati di prenotare il tempo e attenersi al tuo programma. Chiedere al pubblico di mantenere tutte le domande per la fine della presentazione e non rispondere ad almeno alcune non è professionale e mostra una mancanza di rispetto per il pubblico. Per lo stesso motivo, non dovresti estendere Q&Una sessione molto oltre la pianificazione originale, anche se hai tempo.
Pensa in anticipo quando vuoi rispondere alle domande. Comunicalo al tuo pubblico all’inizio della tua presentazione. Se si presenta a una conferenza o un incontro organizzato da qualcun altro, verificare con gli organizzatori in anticipo.
Durante una presentazione online, puoi chiedere al tuo pubblico di pubblicare domande sulla chat durante la sessione. È possibile leggere e rispondere alla fine della presentazione. Assicurati che le persone ne siano consapevoli e sappiano dove pubblicare le loro domande.
Se si presenta un argomento delicato, il pubblico potrebbe non avere il coraggio di porre domande a meno che non possano farlo all’unanimità. Pensa se questo potrebbe essere un problema per la tua presentazione e se puoi consentire domande anonime. Spiega al tuo pubblico all’inizio della presentazione come possono inviare tali domande.
Se stai rispondendo alle domande alla fine della presentazione, non farne l’ultima parte. Tenere 1-2 minuti alla fine per le osservazioni di chiusura. Usali per riassumere i tuoi messaggi chiave e ripetere l’invito all’azione. Il tuo pubblico ricorderà meglio l’inizio e la fine della tua presentazione, quindi vuoi mantenere il controllo su queste parti e non lasciare che una domanda poco interessante o negativa rubi l’attenzione.
Come gestire le domande durante la sessione Q & A?
Questo può sembrare abbastanza ovvio: qualcuno fa una domanda sulla tua presentazione, rispondi alla domanda, qualcun altro fa un’altra domanda ecc.
Tuttavia, se guardi da vicino, c’è un po ‘ di più in questo processo e alcune cose che potresti fare per massimizzare il valore di Q & Una sessione:
- Ascolta attentamente la domanda, non interrompere né lasciare che nessun altro interrompa la persona che fa la domanda. Se non sei sicuro di aver capito correttamente la domanda, chiedi chiarimenti. Puoi incoraggiare la persona a stare in piedi in modo che l’intero pubblico possa sentire la domanda.
- Se trovi la domanda interessante, non esitare ad accreditare l’interrogante (“È stata una grande domanda” o “Sono contento che tu abbia fatto quella domanda”). Se non ti piace la domanda, cerca di non mostrarla, non attaccare la persona né fare commenti negativi.
- Puoi ripetere la domanda per assicurarti che l’intero pubblico l’abbia sentita e darti un po ‘ di tempo per pensare. Fallo con le tue stesse parole per confermare che hai capito.
- Una volta che hai sentito la domanda, non è necessario affrettarsi con la risposta. Puoi mettere in pausa per alcuni secondi per riflettere e lasciarti il tempo di valutare la domanda e l’interrogante.
- Rispondi alla domanda: puoi rispondere o utilizzare una delle altre tecniche descritte di seguito. Quando rispondi, assicurati di mantenere il contatto visivo con l’intero pubblico e non solo con la persona che ha posto la domanda.
- Controlla se la tua risposta è soddisfacente, è stata ben compresa e ha risposto bene alla domanda. Puoi farlo guardando il linguaggio del corpo dell’interrogante o chiedendo loro.
Come rispondere alle domande sulla presentazione?
Molti presentatori hanno paura delle sessioni Q &A o cercano di evitarle. Hanno paura di domande aggressive, argomenti scomodi o di essere interrogati su qualcosa che non conoscono. Non succede spesso, ma come presentatore, dovresti essere consapevole che fornire una risposta immediata e completa a una domanda da parte del pubblico è solo una delle tue possibili risposte. Diamo un’occhiata a diverse opzioni:
- Risposta-nella maggior parte dei casi riceverai domande interessanti e pertinenti sulla tua presentazione e vorrai rispondere. E ‘ perfetto. Se possibile, prova a incorporare alcuni dei messaggi chiave della tua presentazione e call to actions nelle tue risposte.
- Fare riferimento a un altro oratore o materiale – se la domanda è stata già risposto da voi o un altro presentatore o sarà coperto dalla parte successiva della presentazione, non è necessario rispondere.
- Ritorna la domanda-se hai bisogno di un po ‘ di tempo per pensare alla tua risposta, puoi chiedere all’opinione del pubblico o chiedere all’interrogante la loro opinione (o cosa farebbero ecc.)
- Rispondi più tardi-se hai bisogno di più tempo per rispondere o se la domanda non è rilevante per l’intero pubblico, puoi portarla offline. Basta fare in modo di prendere nota della domanda e informare la persona come si sta andando a rispondere o dove si può contattare l’utente.
- Rifiuta di rispondere – dovresti rispondere a qualsiasi domanda, che è fuori portata, personale o imprecisa. Assicurati di aver capito bene la domanda e di negare educatamente di rispondere.
