13 Modi provati per aumentare la partecipazione all’evento

Come organizzatore di eventi, bassa partecipazione è il tuo peggior incubo.

Hai speso mesi della tua vita, migliaia di dollari e innumerevoli ore per organizzare il miglior evento nella storia dell’azienda. Ma arriva il giorno, e la partecipazione all’evento è meno della metà di quello che avevi programmato per.

I posti sono vuoti—e l’atmosfera è letargica al meglio.

Non importa quanto sia ben pianificato il tuo evento; se non capisci come convincere la gente a presentarsi, sarà tutto inutile.

Ecco perché in questo post, tratteremo i 13 passaggi essenziali per aumentare la partecipazione al tuo prossimo evento.

Copriremo tutto, dalla pianificazione nel modo giusto, attraverso il marketing e incentivando le iscrizioni, alla gestione di un evento di successo e coinvolgente che sarà il discorso del tuo settore per gli anni a venire.

Motivi comuni per la bassa partecipazione all’evento

Gli ospiti potrebbero non presentarsi al tuo evento per tutti i tipi di motivi. La gente perde i voli, ha problemi di assistenza all’infanzia e si ammala tutto il tempo. Event marketing può essere sub-par, o conflitti di pianificazione sorgono tra due eventi concorrenti.

D’altra parte, le persone possono presentarsi, ma il tuo evento presenta problemi che causano un esodo di massa.

I vostri microfoni o altoparlanti possono glitch, il wifi può uscire, o la presentazione sul grande schermo non può giocare. Il processo di check-in potrebbe andare in tilt e causare tempi di attesa ridicolmente lunghi per entrare anche nell’evento.

O se il tuo evento è all’aperto, potrebbe piovere e rovinare i tuoi piani.

Nonostante il numero di cose che possono causare una bassa partecipazione agli eventi, ci sono alcune strategie che puoi mettere in atto per avere le migliori possibilità di vedere numeri elevati al tuo prossimo evento.

Tutti si riducono alla pianificazione, al marketing e rendono il tuo evento il più unico e coinvolgente possibile.

Diamo un’occhiata a loro in modo più dettagliato.

Capisci perché il tuo pubblico vuole partecipare in primo luogo

Perché il tuo pubblico vuole essere lì? Secondo l’Associazione Internazionale di Mostre ed Eventi:

– 92% partecipare per imparare qualcosa

– 78% presentarsi perché la posizione è attraente

– 76% partecipare per trovare opportunità di networking

Fornire estrazioni in grado di soddisfare tali esigenze.

Hai sessioni di breakout o mixer sociali che daranno ai tuoi partecipanti molte opportunità di mescolarsi e fare rete?

Che dire del tuo relatore ospite o delle sessioni educative: daranno al tuo pubblico quella ricca esperienza di apprendimento che bramano?

Per quanto riguarda la tua posizione, assicurati di capitalizzare su ciò che lo rende un luogo ideale per organizzare un evento.

Concentrati sugli obiettivi dell’evento e sui risultati chiave a cui miri. Quali valori stai promuovendo—e quali tipi di membri del pubblico risuonerebbero con quel messaggio?

Immagina questo scenario da incubo: pianifichi un evento straordinario progettato per portare i decisori delle aziende locali ad acquistare il tuo prodotto. Il giorno stesso, il vostro evento è ben frequentato, e sei sicuro che stai per rompere tutti i record di vendita della vostra azienda.

Ma non ne viene fuori nulla.

Ti rendi conto che il tuo pubblico era composto quasi interamente da pensionati e studenti universitari—nessuno in grado di acquistare ciò che stai vendendo.

Comprendere il tuo pubblico di destinazione ti aiuta a definire un piano per l’evento che corrisponda alle loro motivazioni.

Utilizzare i dati reali di eventi passati, sondaggi e interviste per determinare una persona cliente.

Non dimenticare di chiedere alle persone in altri reparti all’interno dell’organizzazione per l’input, come le vendite o il servizio clienti, per ottenere un quadro completo.

Quali caratteristiche quali età, livello di reddito, istruzione e posizione ha questo partecipante target?

Lascia che le informazioni che raccogli dettino come commercializzi, marca e progetta il tuo evento.

Offrire incentivi per le registrazioni anticipate o arrivi

Offrendo sconti registrazione anticipata o vantaggi di arrivo anticipato potrebbe contribuire ad aumentare la partecipazione agli eventi. Infatti, 64% degli organizzatori di eventi sostengono sconti early bird sono la loro tattica promozionale di maggior successo.

Considerare l’offerta di un sistema di sconti a più livelli, con incentivi quali:

– Free VIP aggiornamenti

– Sconti per i primi 100 dichiaranti o persone che condividono il vostro evento sui social media

– Vantaggi, come il front row di posti a sedere al keynote di presentazione

– sconti per gruppi di rinvio o di programmi come BOGO (acquistare uno ottenere uno) promozioni sui biglietti

l’Offerta di incentivi mostra il tuo pubblico che non li prende per scontato e che il valore della loro partecipazione.

Inoltre, le persone sono sempre entusiasti di ottenere premi o sconti, in modo da afferrare la loro attenzione (almeno per un po’).

Il tuo lavoro dopo è quello di mantenere quell’attenzione.

Correlati: Come ottenere più persone che si registrano per i tuoi eventi

Donare biglietti o organizzare omaggi Social media

Può sembrare controintuitivo, ma a volte regalare biglietti gratuiti è meglio che cercare di vendere fino all’ultimo.

A meno che il tuo spettacolo o evento non sia estremamente richiesto, le probabilità sono buone che tu abbia almeno alcuni biglietti non acquistati.

Quei posti vuoti saranno visibili al pubblico, se solo inconsciamente.

Regalare biglietti può avere anche benefici tangibili.

Più persone hai nel tuo pubblico, più è probabile che tu venda offerte extra come concessioni. Se stai promuovendo un nuovo servizio o prodotto, ciò significa più occhi e potenziali clienti futuri.

Prova le seguenti tattiche:

– Social media giveaways—Eseguire una promozione per il primo gruppo di seguaci di come o condividere il vostro evento sui social media.

– Donare alcuni biglietti per silent auctions – Molte organizzazioni come chiese, scuole e enti di beneficenza cercano oggetti da mettere all’asta alle loro raccolte di fondi. Dare alcuni biglietti per un’asta garantisce pubblicità gratuita per te.

– Dai i biglietti agli studenti-Rafforza la tua reputazione sostenendo le arti o le scuole locali. Il tuo evento è una performance? Dare via i biglietti per il gruppo teatrale locale. È un evento di settore? Offri pass gratuiti agli studenti entusiasti della business school.

– Omaggi biglietto sulla tua lista e—mail-Utilizzare biglietti gratuiti come incentivo per aprire le e-mail promozionali. Menziona il giveaway nella riga dell’oggetto per migliori tassi di apertura e coinvolgimento. Ancora meglio, legare la voce giveaway per condividere l’evento sui social media per un po ‘ di pubblicità gratuita.

In ogni caso, regalare biglietti gratuiti genera una buona pubblicità per te e il tuo evento.

Invia inviti personali

Mentre campagne di marketing generalizzate, pubblicità e promozioni sui social media hanno il loro posto, non c’è corrispondenza per i modelli di invito personalizzati inviati direttamente agli indirizzi email del tuo potenziale partecipante.

Per generare la migliore risposta, assicurati di inviare e-mail professionali e coinvolgenti.

Inizia segmentando il tuo pubblico e inviando e-mail personalizzate in base ai dati demografici.

L’e-mail deve sentirsi personalizzata e pertinente per ogni destinatario.

Assicurati di inserire il nome del destinatario nella riga dell’oggetto o nel saluto (“Un invito speciale per te, Sally”). Qualunque sia la linea dell’oggetto che scegli, dovrebbe attirare l’attenzione e arrivare al punto.

Il corpo del tuo messaggio dovrebbe essere pieno di informazioni ma abbastanza breve da poter essere letto in un minuto o due.

Concentrati sul valore che il tuo evento fornirà ai partecipanti e non dimenticare di includere un call to action (CTA).

Una grafica accattivante sarà anche andare un lungo cammino verso mantenere il pubblico impegnato – ma assicurarsi che sia reattivo sul cellulare, come questo esempio da Hubspot.

Join Event Discovery Sites

Un decennio fa, la gente Googled parole chiave per trovare eventi rilevanti vicino a loro. Tuttavia, gli utenti di Internet di oggi si rivolgono a siti di scoperta che suggeriscono eventi che possono fare appello a loro.

Per ottimizzare la scoperta dell’evento, assicurati di:

– Elenca il tuo evento su più siti possibili, come Facebook Events, Eventful e Goldstar.

– Rendere possibile per i visitatori di registrarsi per il vostro evento senza lasciare il sito per la ricerca di

– Incoraggiare gli utenti a RSVP su Facebook, che permetterà di personalizzare le raccomandazioni e contribuire a rendere il vostro evento più visibile

– Includere il vostro evento per aumentare le probabilità di ottenere a cura vicine utenti feed

– Utilizzare un accattivante e condivisibile hashtag

utilizzando siti di scoperta, è aumentare la consapevolezza di un evento nel vostro target di riferimento.

Mantenere i partecipanti entusiasti

È essenziale per ottenere i partecipanti entusiasti del prossimo evento—e tenerli in questo modo. Pensa ai modi per mantenere l’interesse del tuo pubblico dalle fasi di pianificazione fino all’e-mail di follow-up dopo l’evento.

Ecco alcune idee.

Teaser e Sneak Peeks

Eccita i tuoi potenziali partecipanti con e-mail teaser che suggeriscono altri vantaggi a venire.

Costruisci la suspense e convincili ad anticipare con impazienza ulteriori informazioni sul tuo evento man mano che riveli maggiori dettagli.

Rilascia regolarmente questi teaser prima dell’evento per creare anticipazioni.

Content Marketing

Prima dell’evento, rilasciare contenuti ad esso relativi. Annuncia dettagli specifici sul tuo blog, come ad esempio:

– La posizione

– L’itinerario dell’evento

– Relatori ospiti e loro bios

– Alcuni degli argomenti che saranno trattati al tuo evento

Aumenta il numero di occhi sul tuo evento atterrando anche alcuni post degli ospiti su altri siti web.

Offri articoli utili ad altri blog nel tuo settore che puoi collegare al tuo prossimo evento. I lettori che potrebbero essere interessati a partecipare possono fare clic sulla tua pagina di destinazione per saperne di più sul tuo evento.

Pubblica anche sui social media! Metti il tuo hashtag di marca da usare e pubblica qualcosa ogni giorno che porta all’evento.

Potresti includere omaggi, sondaggi sul pubblico, un conto alla rovescia, una chat o un webinar che risponde alle domande sull’evento e video promozionali.

All’evento

Sii originale! Se il tuo evento sembra la stessa cosa che i partecipanti hanno sperimentato cento volte prima, saranno tutt’altro che entusiasti.

Cerca di trovare un modo per dare un tocco unico al tuo evento. Incorporare un tema creativo o una nuova tecnologia appariscente (come la realtà aumentata/virtuale o la tecnologia di interazione con il pubblico).

Semplificare la registrazione

Per evitare di creare barriere all’ingresso, mantenere il processo di registrazione il più semplice possibile.

– Consenti la registrazione di gruppo: consente alle persone di registrarsi come gruppo, il che significa che una persona può pagare per gli altri nella propria azienda (o famiglia). Sconti di gruppo possono anche incoraggiare una maggiore affluenza.

– Accetta più opzioni di pagamento: assicurati di consentire carte di credito, PayPal e altre forme di pagamento sicure. Accetta banche straniere e carte di credito se alcuni partecipanti potrebbero provenire da fuori del tuo paese.

– Includi prezzi automatici: Software che regola automaticamente i prezzi in base a sconti early-bird, o livelli di appartenenza differenziati mantiene le cose semplici. Se sei già esaurito, l’offerta di liste d’attesa automatizzate può aiutare le persone a entrare nella lista degli ospiti se altri abbandonano.

– Essere mobile-friendly: La maggior parte degli ospiti checkout sui loro telefoni, in modo da garantire la vostra pagina di registrazione sembra grande su dispositivi mobili. In caso contrario, progetta una versione separata per dispositivi mobili delle tue pagine di atterraggio e registrazione.

– Mantieni la registrazione breve e semplice: limita le tue pagine di registrazione a informazioni semplici come nome, informazioni di contatto e informazioni di fatturazione. Aggiungi alcune domande sulle preferenze alla fine (come sistemazioni per disabili, preferenze dietetiche o dimensioni della maglietta se hai intenzione di distribuirle) e lascia perdere.

Il vostro obiettivo dovrebbe essere quello di mantenere le cose user-friendly e semplice.

Ottieni i media per coprire il tuo evento

È importante promuovere il tuo evento con un preavviso sufficiente per ottenere la parola sufficientemente.

Una buona regola è quella di iniziare a promuovere l’evento almeno 3-6 mesi prima della data.

Più i media possono coprire il tuo evento, più persone lo sapranno, il che significa che ci sarà una migliore possibilità di maggiore partecipazione.

Fai un elenco dei media nella tua zona e informali del tuo prossimo evento.

È utile scrivere un comunicato stampa o due in modo da poter avere un certo controllo su come vengono presentate le informazioni sull’evento.

Utilizzare l’email marketing per ottenere la parola ai vostri abbonati, troppo-e non dimenticate di includere link al sito web dell’evento e pulsanti di condivisione in modo che possano ottenere la parola ai propri seguaci.

Non sottovalutare il potere del marketing organico del passaparola.

Secondo Sprout Social, il 75% delle persone ha maggiori probabilità di pagare un biglietto per un evento se lo vede promosso sui social media.

Se hai sponsor o ospiti di alto profilo, chiedi loro di promuovere l’evento sui propri feed.

Incoraggia la condivisione del tuo evento

La condivisione non dovrebbe interrompersi all’inizio del tuo evento.

Imposta Snapchat geofilters (obiettivi di realtà aumentata che sovrappongono immagini divertenti o oggetti di scena sulla vita reale) o zone foto-op per i tuoi partecipanti per divertirsi e condividere sui social media.

Hai un angolo inutilizzato nel tuo spazio eventi?

Appendere uno sfondo scuro e mettere fuori un paio di semplici oggetti di scena con dedicato foto-friendly di illuminazione, e hai un facile Instagram-friendly attività per i vostri ospiti.

Crea un hashtag dedicato e stampalo sui cartelli durante l’evento per incoraggiare qualsiasi post sui social media relativi agli eventi a includerlo.

Fai uso di quell’hashtag creando un social media wall che trasmette un feed live di post correlati al tuo evento.

È inoltre possibile noleggiare una stampante hashtag, che stampa automaticamente tutte le foto pubblicate su Twitter o Instagram con un determinato hashtag.

I partecipanti possono scattare una foto di gruppo all’esterno della hall o un selfie al bar—fintanto che pubblicano la foto con l’hashtag, possono andare a ritirare il ricordo stampato presso la stazione di stampa.

Investi in fotografia professionale

Il tuo evento è il momento perfetto per investire in fotografia di alta qualità, sia per il bene dei tuoi ospiti che per il bene della tua organizzazione.

Dopo tutto, quando altro avete grande illuminazione, altoparlanti interessanti, prodotto rivela, e gli ospiti che sono probabilmente vestiti più formalmente del solito (e si spera in un clima di festa)?

Quelle foto possono essere infinitamente utili. Potresti:

– Includerli in un comunicato stampa o incorporare i social media

– Utilizzarli in campagne di marketing e materiali di branding che mostrano il coinvolgimento del cliente/pubblico.

Sì, le foto sono fantastiche – ma hai bisogno di assumere un professionista? Perché non basta inviare uno stagista con il proprio smartphone per scattare qualche foto?

Mentre questa è un’opzione se sei a corto di fondi, è meglio investire in qualità se te lo puoi permettere.

Un fotografo professionista saprà cosa cercare e come ottenere gli scatti migliori. Avranno un buon occhio per illuminare, inquadrare gli scatti e catturare le persone nei loro momenti migliori.

I professionisti possono anche modificare le loro foto per darti un risultato più lucido e di alta qualità da utilizzare in seguito nei tuoi materiali.

Sfrutta la potenza del video

La promozione video può amplificare la partecipazione agli eventi aggiungendo valore esponenziale. Invece di presentazioni noiose, il video può dare al tuo pubblico un’esperienza immersiva.

È anche possibile livestream, che darà ancora più persone la possibilità di partecipare virtualmente il vostro evento.

Ti consente di dare valore a coloro che non sono stati in grado di partecipare, il che aumenta la tua credibilità e sentimenti positivi nei confronti del tuo marchio.

Il livestreaming rende anche i contenuti dell’evento più condivisibili, poiché tutto viene registrato e trasmesso in streaming.

Considera lo streaming dei seguenti tipi di video:

– Promo video per auto emozione dell’evento

– Interviste con i soci, i volontari e il personale

– Evento di annunci e aggiornamenti

– Anteprime e sneak peek della posizione, di intrattenimento e di spazi per eventi,

– Live Q&sessioni

Prima e dopo l’evento, il tuo contenuto video può aiutare ad attirare i partecipanti, arricchire le loro esperienze, e di fornire contenuti di valore, per condividere con gli altri in seguito.

Collega gli altoparlanti con i partecipanti

Senza dubbio, la formazione degli altoparlanti al tuo evento sarà uno dei principali fattori che incentivano la partecipazione del tuo pubblico. Perché non lasciare che l’incentivo funzioni un po ‘ di più a tuo favore?

Piuttosto che semplicemente avere il tuo ospite che si presenta per tenere un discorso, considera di chiedere loro di essere più coinvolti con i partecipanti.

Invitali a rimanere per un Q&Un pannello prima o dopo la loro presentazione, dove i partecipanti possono interagire direttamente con l’oratore.

O forse il tuo oratore sarebbe disposto a partecipare a una chat o a un forum online sulla tua app per eventi.

E che dire durante la sessione di intervento stessa? Considera di fornire tecnologia per l’oratore per eseguire un sondaggio dal vivo o chiedere un feedback del pubblico in tempo reale.

Tutto ciò che aiuterà i partecipanti a sentirsi come se stessero interagendo personalmente con e imparando dall’oratore aumenterà l’impressione che abbiano ottenuto il massimo per il loro dollaro.

Non vuoi che ingeriscano passivamente un discorso che potrebbero facilmente cercare su YouTube. Per eseguire una sessione Q&davvero impressionante, assicurati di trattarla come una parte intenzionale dell’evento, non un ripensamento.

Incoraggiare i partecipanti a porre domande concise e sostanziali ed evitare di vagare a tutti i costi.

Piano per il personale o moderatori per navigare attraverso la folla con microfoni per mantenere il procedimento senza intoppi.

Rendi la città parte dell’evento

Soprattutto se molti dei tuoi partecipanti provengono da lontano, parte del sorteggio del tuo evento è probabilmente la sua posizione. Fare la maggior parte di esso!

La tua città probabilmente ha molte attrazioni da offrire.

Considera di pubblicare un utile elenco di cose da fare mentre sei in città per la tua campagna di email marketing, i feed dei social media e il tuo sito web dell’evento.

Fai una lista di musei, ristoranti e locali notturni suggeriti da visitare mentre i tuoi partecipanti sono in città.

Evidenzia le attrazioni turistiche che la tua città ha da offrire.

Se il tuo evento si svolge in un luogo divertente o unico (come un museo locale, un teatro vintage o un centro culturale), approfittane!
Per esempio, discutere le caratteristiche interessanti del luogo come parte del vostro materiale promozionale.

Aumenta la partecipazione all’evento con Regpack

Pianificare un evento richiede molto tempo e fatica: non vuoi arrivare alla giornata e scoprire che la tua partecipazione è molto più bassa del previsto.

Facendo lo sforzo di comprendere le motivazioni del tuo pubblico, offrendo incentivi e commercializzando il tuo evento su tutti i canali giusti per mantenere i partecipanti entusiasti, organizzerai il tuo evento per il successo.

Uno dei fattori più importanti è facilitare un processo di registrazione facile, motivo per cui Regpack è qui per supportare le esigenze del tuo evento con fatturazione automatica e integrazione di registrazione sul tuo sito web. Prova una demo gratuita oggi!