ha nonprofit szervezetének jó méretű önkéntes testülete van, hozzáférhet egy megfelelő helyszínhez, elegendő érdeklődő taggal rendelkezik ahhoz, hogy ésszerűen magas szinten jelenjen meg és licitáljon, és kapcsolatba lép a kereskedőkkel, szakemberekkel vagy képzett tagokkal, akik adományoznak tételeket licitálásra vagy szponzorálásra és egyéb segítségre, az élő aukció nagyszerű módja lehet a pénzeszközök gyűjtésének. Lehet, hogy ez a “fő esemény”, vagy kombinálhatja más eseményekkel, például egy gálavacsorával.
de ne becsülje alá az idő előtti munkát. Körülbelül öt-nyolc hónappal az idő előtt el kell kezdenie a tervezést, és gondoskodnia kell az alábbiakban ismertetett előkészítő lépésekről.
- állítsa be a részvételi, beszerzési és keresési célokat
- költségvetés tervezése
- dátum és hely beállítása
- válasszon egy árverező
- küldjön meghívókat
- áruk és szolgáltatások adományozása
- írásbeli anyagok készítése
- az esemény népszerűsítése és népszerűsítése
- hozzon létre egy ülésrendet
- 10.Állítsa be az aukciós tételek megjelenítését
- Pénztárrendszer felállítása
- tervezze meg az” esemény napja ” feladatokat
állítsa be a részvételi, beszerzési és keresési célokat
annak érdekében, hogy az aukció pénzt keressen, segít azonosítani a megvalósítható célokat az emberek számára, akik részt vesznek, hány tétel lesz elérhető licitálásra, és mennyit keresnek ezek az elemek eladáskor. Talál tanácsot, hogy a Q&A, ” mennyit lehet a nonprofit számíthat keresni, ha tartunk egy élő aukción?”
költségvetés tervezése
futtasson néhány számot, hogy megbizonyosodjon arról, hogy az esemény nyereséges lesz, és segítsen megtervezni, hogy milyen elemeket kell kérnie kölcsön vagy adományozás céljából. A fő költségek, attól függően, hogy a meglévő eszközök és mit kapsz adományozott, valószínűleg tartalmaz egy csarnok bérleti, ételek és italok, dekorációk, kiváló hangrendszer, nyomtatás katalógusok és programok, clipboards és tollak, és az árverező vagy internetes fogadó díja. Kérdezzen körül, hogy egy tag biztosítja — e az aukciós tárgyak szállítását a terembe-ha nem, lehet, hogy bérelnie kell egyet.
a bevételi oldalon azt tervezheti, hogy díjat számít fel, hirdetési helyet ad el a katalógusban, üzleti szponzorálást kér (az áruk adományaival együtt), tombolákat vagy léggömböket tart, aláírási italt ad el, és természetesen profitot hoz az árverésre bocsátott tételekből.
dátum és hely beállítása
sok nonprofit úgy dönt, hogy ősszel aukciókat tart, olyan emberek számára, akik ünnepi ajándékokat vásárolnak, de még nem vásároltak fáradtságot. A hétvégi esték általában a legjobbak, így a vendégek nem bánják, ha későn maradnak. Ha van ok arra, hogy hétköznapot válasszon, fontolja meg a korai kezdést, például 5:30-kor. Tervezd meg, hogy megeteted őket vacsorával is.
ha már van egy hely szem előtt tartva, talán az iskola előadóterme vagy az igazgatósági tag extra nagy nappali, nagyszerű, ha nem, ez az egyik legkorábbi részlet, amelyre vigyáznia kell, mindkettő, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a helyszín elérhető-e, és így bármilyen “Dátum mentése” értesítésben vagy a webhelyén bejelentheti.
A helyszín fontos tényező az esemény sikerében. Keressen egy olyan helyet, amely beltérben van, elég nagy ahhoz, hogy ne csak a tervezett közönséget helyezze el, és hagyja, hogy szocializálódjanak, hanem az eladni kívánt elemeket is megjelenítse; még nem olyan nagy, hogy a vendégek elveszettnek vagy raktározottnak érzik magukat. Azt is meg kell jól megvilágított, kényelmes a valószínű résztvevők, és egyébként összhangban a tervezett hangulat az esemény.
válasszon egy árverező
a szolgáltatások Egy profi árverező — aki lehet, sőt, jön a személyzet segítők – valószínűleg költsége több ezer dollárt (néha attól függően, hogy a jövedelem szintje). Természetesen egy igazi szakember visszakapja a fizetést, majd néhányat a licitálás megfelelő ütemezésének művészetén keresztül, inspirálva a közönség lelkesedését, és tudva, hogyan kell kezelni az olyan kérdéseket, mint a licitálás.
küldjön meghívókat
a jótékonysági aukciók általában jobban vonzzák a csoport tagjait, mint a világ egésze, így a siker érdekében küldje el a tagokat mentse el a dátum e—maileket, amint megkapta az alapvető dátumot, időt és helyet-legfeljebb öt hónappal korábban. Kövesse a nyomtatott meghívókkal rendelkezőket, 60-90 nappal az esemény előtt.
kérje meg az embereket, hogy válaszoljanak a jegyek idő előtti megvásárlásával. Ezzel elkerülhető, hogy az emberek az utolsó pillanatban meggondolják magukat, és csökkenti a regisztrációs emberek által kezelt készpénz mennyiségét.
áruk és szolgáltatások adományozása
az aukció nyereségessé tételének kulcsa az, hogy többnyire vagy teljesen adományozott árukat árverezzen el. Még azok a tételek is, amelyek alacsony ajánlatokat vonzanak, tiszta profitot jelentenek az Ön számára—és a következő években visszahozzák az alku vadászokat.
kezdje el ezt a folyamatot, amint megtudja az esemény dátumát. Az önkéntesekből álló bizottság három-hat hónappal az esemény előtt megkezdi az elemek kérését.
az aukciónak tartalmaznia kell valamit a közönség minden tagjának. Népszerű tételek közé jegyek utazás, kikapcsolódás, és a sport; híresség és sport emléktárgyakat; ajándékutalványok étkezési, kultúra, és szórakozás; egészségügyi és szépségápolási termékek és szolgáltatások (spa ajándékutalványok népszerűek); arts and crafts and home d ‘ dccor; elektronika; szakmai szolgáltatások; szakmai gyakorlatok a fiatalok számára; ajándékok gyerekeknek; csomagok vagy egyedi élmények, amelyek ötvözik a fentiek bármelyikét. Készítsen legalább egy vagy két nagy jegyű tételt, például egy Hawaii-i utazást.
írásbeli anyagok készítése
mind belső célokra, mind a nyilvánosság számára készítse elő az alábbiak egy részét vagy mindegyikét:
- az ajánlattételhez rendelkezésre álló tételek fő listája
- aukciós katalógus
- Eseményprogram
- ajánlattételi utasítások
- ajánlattételi lapok (csak csendes aukció esetén)
- felvevő lapok (csak élő aukció esetén) és
- átvételi nyugta űrlapok.
ezek részletei és mintái megtalálhatók az önkéntesek adománygyűjtési útmutatójában; pénzt gyűjtsön Iskolájának, csapatának, Könyvtárának vagy közösségi csoportjának (Nolo).
az esemény népszerűsítése és népszerűsítése
ha szerencséd van, a meghívók önmagukban elegendőek lesznek ahhoz, hogy embereket csábítsanak az eseményre—de további promócióra lehet szükség. Az aukció nyilvánosságra hozatala során izgalmat keltsen azáltal, hogy leírja a licitáláshoz szükséges főbb elemeket. Szintén kihívás minden a vezetők és a mag önkéntesek eladni egy bizonyos számú jegyet.
hozzon létre egy ülésrendet
hacsak az aukció nem lesz nagyon informális, esetleg székekben sorakozó emberekkel, az ülésrend segíthet maximalizálni az emberek élvezetét, és győződjön meg arról, hogy a potenciális legjobb ajánlattevők jól vannak elhelyezve a szobában.
10.Állítsa be az aukciós tételek megjelenítését
az élő aukciókkal szokás, hogy az elemeket külön-külön jelenítsék meg az esemény megnyitásakor, mielőtt a tényleges aukció színpadára költöznének. A cél az, hogy vizuálisan vonzó megjelenítéseket hozzon létre, és lehetőséget adjon az embereknek arra, hogy eldöntsék, mit akarnak.
védje a nagy értékű vagy könnyen felemelt tárgyakat úgy, hogy egy vitrinbe helyezi őket, önkéntes őrzi az asztalt, vagy egyszerűen tárolja őket, és fotókat vagy storyboardot készít. Ez utóbbi ajándékutalványokhoz is hasznos. Kreatív is lehet, talán azáltal, hogy egy önkéntes séta körül modellezés egy drága nyaklánc.
az utolsó simítás egy nagy plakát vagy banner legyen, amelyen a szervezet neve és logója a pódium elején vagy felett helyezkedik el, ahol az aukcióvezető áll, hogy emlékeztesse a közönséget, hogy az ajánlataik mind jó célt szolgálnak.
Pénztárrendszer felállítása
az aukció megtartásának egyik legnagyobb kihívása a végén jön, amikor be kell gyűjteni a fizetést, és egyesíteni kell az ajánlattevőket az árukkal. Az ötlet az, hogy az emberek megmutatják az ajánlattevő számát, megerősítik, hogy mit tartoznak, miután elektronikusan kiszámított összeget kaptak, felveszik a tételeiket, és távoznak. Ha ez a folyamat lassú, az emberek fizetés nélkül kisétálhatnak az ajtón. A nagyobb nonprofit szervezetek általában bérelnek valakit a pénztár kezelésére, akár az árverezőt biztosító társaság, akár egy olyan szolgáltatás, mint a greatergiving.
tervezze meg az” esemény napja ” feladatokat
kitaláljon minden lehetséges feladatot, amelyet az embereknek az aukció napján kell kezelniük, majd vagy önkénteseket rendeljen hozzá, vagy szakembereket béreljen fel azok végrehajtására. A bonyolultabb szerepekhez képzéseket szeretne tartani. A legfontosabb feladatok közé tartoznak például a beállítás, A regisztráció, a gyermekgondozás, a fényképek, a pénztár, a takarító személyzet, valamint a pénzszámlálás és a befizetés.
most már csak annyit kell tennie, hogy tartsa az aukciót! A fent leírtakról, valamint magáról az aukcióról részletes információkat talál az önkéntesek adománygyűjtési útmutatójában; gyűjtsön pénzt Iskolájának, csapatának, Könyvtárának vagy közösségi csoportjának (Nolo).
