sok előadó fél a közönség kérdéseitől, vagy megpróbálja elkerülni őket. Ha azonban lehetővé teszi a közönség számára, hogy kérdéseket tegyen fel az előadás során, a közönség elkötelezett marad. Ezenkívül értékes visszajelzést ad a prezentáció tartalmáról.
a Q& – et be kell illesztenie a prezentációba?
röviden-igen. Ha gyors, informális prezentációt tartasz, a Q&a munkamenet csak néhány percet vehet igénybe, és lazább lehet, de még mindig jó ötlet, hogy megbizonyosodjon arról, hogy az üzenetet jól fogadták és megértették. A hivatalos előadások strukturáltabbak, és időt kell szánniuk a közönség kérdéseire.
a közönség kérdéseinek megválaszolása javíthatja a prezentációt, és hitelesebbé teheti. Másrészt egy rosszul kezelt Q& munkamenet tönkreteheti az erőfeszítéseit és károsíthatja a prezentációt.
néhány előadó úgy gondolja, hogy egy jó előadás a téma 100% – át lefedi, és nem hagy helyet további kérdésekre. Még azt is mondanák, hogy “mindennek világosnak kell lennie, és remélem, hogy nem lesznek kérdések”. Nem értek egyet ezzel a megközelítéssel. Soha nem akadályoznám meg a hallgatóságomat abban, hogy aktívan részt vegyen az előadásomban. Ha az előadás végén nem érkezik kérdés, az azt sugallhatja, hogy a közönség unatkozott és nem figyelt, vagy hogy az előadás egyáltalán nem volt világos, és zavart és szótlanná tette őket.
készülj fel a Q& A
gondold át az előadásodat, és próbáld meg előre látni a felmerülő kérdéseket, és készítsd elő a válaszaidat. Ideális esetben, ha a kérdés lehetővé teszi, vegye be a válaszába a prezentáció néhány kulcsfontosságú üzenetét vagy cselekvésre való felhívását.
már bemutatta ugyanazt a témát, és emlékszik a gyakran feltett kérdésekre? Szerkessze a prezentációt, és adja meg a válaszokat ezekre a kérdésekre a diákon vagy a beszédben. Először jelenik meg, és nem gondol semmilyen kérdésre? Kérhet segítséget kollégáitól vagy barátaitól, vagy gyors internetes keresést végezhet.
érdemes elgondolkodni azon is, hogy mely kérdésekre nem akar vagy nem tud válaszolni, és előkészíteni a választ arra az esetre, ha felmerülnének. Ezek tartalmazhatnak olyan témát, amely csak távolról kapcsolódik az előadásához, vagy bármilyen olyan kérdést, amelyhez a válaszában személyes adatokat kell közzétenni. Ha aggódik amiatt, hogy a helyszínre kerül, képzelje el a legrosszabb kérdést(kérdéseket), amelyet feltehet. Vázolja fel válaszait a nyugalom érdekében. Valószínűleg soha nem jönnek fel, de kevésbé fog aggódni.
ha van olyan érzékeny téma, amelyről tudja, hogy az emberek kérdezni fognak, foglalkozzon vele az előadás elején. Megmutatja, hogy nem rejteget semmit, és megkönnyíti mindenki számára, hogy a prezentáció többi részére összpontosítson.
mikor kell válaszolni a kérdésekre az előadás során?
az előadástól, a közönség méretétől és az Ön preferenciájától függően dönthet úgy, hogy a közönség kérdéseit különböző időpontokban kezeli:
- a prezentáció során bármikor: Azt mondod a hallgatóidnak, hogy emeljék fel a kezüket, és tegyenek fel kérdéseket, amikor valami nem világos számukra, és azonnal válaszolsz ezekre a kérdésekre. Jól működhet kis találkozók során, ahol nem számít sok kérdésre. Ha sok megszakítás van, a kérdések kezelése így zavaró lehet A műsorvezető és a közönség számára.
- az előadás során meghatározott időpontokban: néhány helyet tervez a kérdések megválaszolására az ülés során. Ezek lehetnek például a prezentáció minden egyes része után. Ez lehetővé teszi, hogy egy adott témával kapcsolatos kérdéseket csoportosítson, és tisztázza a tisztázatlan dolgokat, mielőtt folytatná a következő részt.
- az előadás végén: az előadás végén minden kérdésre válaszol. Ez a leggyakoribb módszer a Q&A kezelésére, és a legpraktikusabb a nagy közönséggel való találkozáshoz.
ha azt tervezi, hogy válaszoljon a kérdésekre a végén, győződjön meg róla, hogy tartalék időt, és tartsa be a menetrend. A közönség felkérése, hogy minden kérdést tartson meg a prezentáció végéig, és ne válaszoljon legalább néhányra, nem szakmai, és a közönség iránti tisztelet hiányát mutatja. Ugyanezen okból nem szabad meghosszabbítania a Q& munkamenetet az eredeti ütemezésen túl, még akkor sem, ha van ideje.
Gondolj előre, ha válaszolni akarsz a kérdésekre. A prezentáció legelején közölje a közönséggel. Ha valaki más által szervezett konferencián vagy találkozón tart előadást, előzetesen ellenőrizze a szervezőknél.
egy online prezentáció során megkérheti közönségét, hogy tegyen fel kérdéseket a csevegésre a munkamenet során. Az előadás végén elolvashatja és megválaszolhatja őket. Csak győződjön meg róla, hogy az emberek tisztában vannak vele, és tudják, hol tegyék fel kérdéseiket.
ha érzékeny témát mutat be, akkor a hallgatóságnak nincs bátorsága kérdéseket feltenni, hacsak nem tudnak egyhangúlag megtenni. Gondoljon arra, hogy ez problémát jelenthet-e az előadásában, és engedélyezheti-e az anonim kérdéseket. Magyarázza el közönségének az előadás elején, hogyan nyújthatnak be ilyen kérdéseket.
ha az előadás végén válaszol a kérdésekre, ne tegye azt az utolsó részre. Tartson 1-2 percet a záró megjegyzések végén. Használja őket, hogy összefoglalja a legfontosabb üzeneteket, és ismételje meg a cselekvésre ösztönzést. A közönség emlékezni fog a legjobban az előadás kezdetére és végére, ezért szeretné megtartani az irányítást ezen részek felett, és ne hagyja, hogy egy érdektelen vagy negatív kérdés ellopja a hangsúlyt.
hogyan kezeljük a kérdéseket a Q& munkamenet során?
ez elég nyilvánvalónak tűnhet: valaki feltesz egy kérdést a bemutatódról, válaszolsz a kérdésre, valaki más feltesz egy másik kérdést stb.
azonban, ha jobban megnézed, van egy kicsit több ebben a folyamatban, és néhány dolog, amit tehetsz, hogy maximalizáld a Q&egy munkamenet értékét:
- figyelmesen hallgassa meg a kérdést, ne szakítsa félbe, sem hagyja, hogy bárki más félbeszakítsa a kérdést feltevő személyt. Ha nem biztos benne, hogy helyesen értette a kérdést, kérjen tisztázást. Arra ösztönözheti az illetőt, hogy álljon fel, hogy az egész közönség hallja a kérdést.
- ha érdekesnek találja a kérdést, ne habozzon jóváírni a kérdezőt (“ez nagyszerű kérdés volt” vagy “örülök, hogy feltette ezt a kérdést”). Ha nem tetszik a kérdés, próbáld meg nem mutatni, ne támadd meg az illetőt, ne tegyél negatív megjegyzéseket.
- megismételheti a kérdést, hogy megbizonyosodjon arról, hogy az egész közönség hallotta-e, és adjon magának egy kis időt a gondolkodásra. Csináld a saját szavaiddal, hogy megerősítsd, hogy megértetted.
- miután meghallotta a kérdést, nem kell rohannia a válaszával. Néhány másodpercre szünetet tarthat, hogy elmélkedjen, és hagyjon időt arra, hogy értékelje a kérdést és a kérdezőt.
- válaszoljon a kérdésre – válaszolhat rá, vagy használhatja az alábbiakban ismertetett egyéb technikák egyikét. Válaszadáskor ügyeljen arra, hogy szemkontaktust tartson a teljes közönséggel, és ne csak azzal a személlyel, aki feltette a kérdést.
- ellenőrizze, hogy a válasz kielégítő-e, jól megértették-e és jól válaszoltak-e a kérdésre. Ezt megteheti a kérdező testbeszédére nézve, vagy megkérdezheti őket.
Hogyan válaszoljon a prezentációval kapcsolatos kérdésekre?
sok előadó fél a Q& a munkamenetektől, vagy megpróbálja elkerülni őket. Félnek az agresszív kérdésektől, a kényelmetlen témáktól, vagy attól, hogy olyasmiről kérdeznek, amit nem tudnak. Nem gyakran fordul elő, de előadóként tisztában kell lennie azzal, hogy a közönség kérdésére azonnali és teljes válasz csak az egyik lehetséges válasz. Nézzük meg a különböző lehetőségeket:
- válasz – a legtöbb esetben érdekes és releváns kérdéseket fog kapni az előadásával kapcsolatban, és válaszolni fog rájuk. Tökéletes. Ha lehetséges, próbálja meg beépíteni a prezentáció néhány kulcsfontosságú üzenetét és a cselekvésre való felhívást a válaszaiba.
- Lásd egy másik előadót vagy anyagot – ha a kérdésre Ön vagy egy másik előadó már válaszolt, vagy az előadás következő része foglalkozik vele, akkor nem kell válaszolnia.
- vissza a kérdést – ha szüksége van egy kis időre, hogy átgondolja a választ, megkérdezheti a közönség véleményét, vagy megkérdezheti a kérdezőt a véleményéről (vagy arról, hogy mit tennének stb.)
- válaszoljon később – ha több időre van szüksége a válaszadáshoz, vagy ha a kérdés nem releváns az egész közönség számára, offline állapotba hozhatja. Csak győződjön meg róla, hogy tudomásul veszi a kérdést, és tájékoztassa a személyt arról, hogyan fog válaszolni, vagy hol tud kapcsolatba lépni veled.
- nem hajlandó válaszolni – válaszolnia kell minden olyan kérdésre, amely nem terjed ki, személyes vagy pontatlan. Győződjön meg róla, hogy jól megértette a kérdést, és udvariasan tagadja meg a választ.
