Hogyan készüljünk fel egy találkozóra 9 lépésben / fickó.app

nem futna maratont idő előtti edzés nélkül, vagy nem sütne először almás pitét recept használata nélkül.

ugyanez mondható el a találkozó megtartásáról. Nem hívná össze a csapatát, hogy megbeszéljen valami fontosat anélkül, hogy előre tervezne, igaz?

legalább — reméljük, hogy nem. felkészülés számít, különösen, amikor a fut egy értekezlet. Ha nem veszi az időt a megfelelő felkészülésre, függetlenül attól, hogy milyen típusú találkozót tart, akkor mindenki idejét és energiáját pazarolja.

ha nem biztos abban, hogyan kell elkészíteni a helyes utat, a fickó lefedte ezt a kilenc tippet, hogy semmi ne essen át a repedéseken.

Hogyan készüljünk fel egy találkozóra 9 lépésben

Alig várja, hogy megkezdődjön a találkozó, és nem hibáztatunk. Valószínűleg sokat kell megvitatni, az ügyfelek történeteit megosztani, és az üzleti stratégiákat elfogadni. De mielőtt belemerülne, győződjön meg róla, hogy ezt a kilenc lépést megtette annak érdekében, hogy a találkozó a lehető legtermékenyebb legyen.

• hozzon létre egy értekezlet sablont
• kérje meg a résztvevőket, hogy járuljanak hozzá
• mellékeljen vagy ágyazzon be alátámasztó dokumentumokat
• adjon időt az embereknek a felkészülésre
• gyakorolja, amit mondani fog
• döntse el, hogy mások bemutatnak-e
• határozza meg az értekezlet szerepköreit
• Megjegyzés minden művelet elem
• bátorítsa a résztvevőket, hogy legyenek kamerák

1 hozzon létre egy értekezletsablont

első dolgok először – kezdje egy értekezletsablon létrehozásával. Ezzel megadja az értekezlet struktúráját, lehetővé téve, hogy a beszélgetés fókuszban maradjon a témára.

a napirend az időponttal és a helyszínnel kezdődik (ha személyesen találkozik), majd az ülés célja következik. Tartalmaznia kell olyan információkat, mint a témák listája, beszélgetési pontok, cselekvési elemek és egyéb tevékenységek, amelyeket a résztvevők megvitatnak.

a találkozó sikeréhez elengedhetetlen, hogy világos és átfogó vázlatot adjon arról, hogy mi fog történni, amikor a találkozó megtörténik, mivel mindenki tudja, mit várnak el tőlük, milyen kérdéseket vagy ügyféltörténeteket kell készen állniuk megosztani, és mi lesz a szerepük, amikor kibontakozik.

további segítségre van szüksége? Használja ki a találkozó napirend sablonok, hozta neked fickó.

2 kérd meg a résztvevőket, hogy járuljanak hozzá a napirendhez

mi változtathat egy jó napirendből nagyszerű napirendet? Kérjük a résztvevőket, hogy járuljanak hozzá és adják hozzá saját napirendi pontjaikat.

lehet, hogy egy résztvevőnek van egy konkrét szűk keresztmetszete vagy kihívása, amelynek leküzdéséhez segítségre van szüksége, frissítés egy mérföldkőről, amelyen a csapat dolgozik, vagy bármilyen jelentős változás a vállalati politikában. Annak biztosítása, hogy a találkozó napirendje együttműködő és könnyen megosztható legyen a résztvevőkkel, biztosítja, hogy semmi ne essen át a repedéseken, és minden cselekvési pontot megvitassanak.

azt is, hogy a résztvevők egy heads-up a feltett kérdések és kihívások megvitatása, amely lehetővé teszi számukra, hogy gondolni néhány ilyen szűk keresztmetszetek előre, hogy talán tudnak jönni a találkozó egy megoldás vagy ötlet kész megosztani.

3 kiegészítő dokumentumok és grafikonok csatolása vagy beágyazása

a napirend létrehozásakor jobban megismerheti, hogy az értekezlet résztvevőinek milyen dokumentumokat és fájlokat kell átnézniük, hogy naprakészek legyenek a releváns témákban. Ez is segít, hogy hozzon létre egy nyerő PowerPoint vagy Slide Deck, amely vonzó és informatív.

fontos, hogy elegendő időt adjon az értekezlet résztvevőinek, hogy mindenkinek lehetősége legyen átnézni a fontos információkat és mutatókat. Tehát, ha van olyan anyag, amelyet idő előtt szeretne áttekinteni, mindenképpen küldje el legalább 24 órával az idő előtt. Kifejezze a résztvevőknek, hogy szeretné, ha előre megnéznék ezeket az anyagokat.

végül is nincs rosszabb, mint meglepni a csapatot 50 diával, amikor a találkozó megkezdődik. Annak ismerete, hogy mire készülnek, sikerre készteti a találkozót.

4 adjon időt az embereknek a Megjegyzések és kérdések előkészítésére

hasonlóképpen, ezeknek az anyagoknak a csatolása elegendő időt biztosít a csapatának a Megjegyzések, aggályok, kérdések és történetek előkészítésére. Ha nem, akkor olyan értekezletet tartasz, ahol senki sem készül fel, olyan beszélgetéssel, amely az egész helyen van, és valószínűleg egy másik találkozóra lesz szükség a célok kezeléséhez.

minél több ideje van a csapatnak, hogy előkészítse ezeket a megjegyzéseket és kérdéseket idő előtt, annál jobb lesz a beszélgetés a találkozón! Azt is biztosítja, hogy mindenki elkötelezett maradjon a témában, hogy semmi ne essen át a repedéseken.

5 ha bemutatsz, gyakorold azt, amit mondani fogsz

minden nagyszerű előadás egy kis gyakorlatot igényel.

tehát, ha te vagy a találkozó házigazdája, vagy az, aki elindítja a dolgokat, győződjön meg róla, hogy gyakorolja azt, amit mondani fog, mielőtt minden szem rád néz! Nem számít, ha diákat mutat be, vezeti az egész beszélgetést, vagy egyszerűen csak néhány kérdést vagy beszélgetési pontot hoz a padlóra, gyakorolja legalább egyszer azt, amit mondani fog. Fontolóra veheti a találkozó vagy a beszélgetés megkezdésének különböző módjait, akár jégtörővel, akár történetmegosztással.

a kulcsfontosságú pontokat le is írhatja egy darab papírra, amelyet magával vihet a tárgyalóba, vagy elektronikusan fel lehet húzni egy dokumentumot, amelyről leolvashatja. Nem számít, milyen módszert választasz, ez biztosítja, hogy a pontod a lehető legvilágosabban és tömörebben jöjjön át, és minimálisra csökkenti a zúgolódás mennyiségét.

és ha egyszerűen le akarja olvasni a diákat, ne olvassa el szó szerint, hanem kapcsolja be, és adjon hozzá néhány további kommentárt, hogy ne untassa a többi résztvevőt.

6 döntse el, hogy más emberek mutatják-e be (és tudassa velük előre)

ugyanez mondható el a találkozó többi résztvevőjéről is. Ha bemutatják a diákat, előzetesen tudassa velük, hogy mely diákat kell szállítaniuk. Ezenkívül adjon nekik lehetőséget arra, hogy saját diákat vagy prezentációs anyagokat készítsenek, hogy a tartalmat saját hangjukon hozzák létre, és személyes hangulatot adjanak hozzá. Ezenkívül ne feledje, hogy a prezentáció nem mindenki számára természetes, így másoknak elegendő időt biztosít a felkészüléshez, megkönnyítheti idegeiket és kényelmesebbnek érezheti magát a többi résztvevő előtt.

azt is figyelembe kell vennie, hogy mindig a legjobb, ha egynél több személy olvassa le a prezentációt, vagy általában a beszélő hangját. Ha csak egy embernek ad lehetőséget a bemutatásra, akkor a találkozó egyoldalú beszélgetésnek érezheti magát. Ez unalmassá teszi, is.

7 határozza meg az értekezlet-szerepeket, mint például a jegyzetelő és az időőrző

senki sem szereti, ha egy értekezlet-szerep az utolsó pillanatban rájuk kerül, ezért előre kitalálja, ki fogja elkészíteni az értekezlet-jegyzeteket, a jegyzőkönyveket, és ki lesz az időőrző.

például, ha valaki a csapatodból kiválóan pontos, jelöld ki őt időőrzőnek, akinek az a feladata, hogy ellenőrizze, hogy a találkozó időben kezdődik-e és véget ér-e, és hogy a napirend minden pontját ennek megfelelően tárgyalják-e. Mivel a jegyzet őrzőjét meg kell szervezni, mivel rögzítik az ülés során hozott legfontosabb döntéseket és részleteket. Az is rajtuk múlik, hogy elküldik-e a jegyzeteket a résztvevőknek, miután az ülés véget ért.

emlékeztesse ezt a személyt arra, hogy a jegyzeteket a találkozó után 24 órán belül el kell küldeni, így minden az elme tetején marad.

8megjegyzés minden Műveletelemek és kulcs elvihető

hasznos lehet használni találkozó szoftver, amely nem néhány nehéz emelés az Ön számára — mint egy hely, hogy írja le a legfontosabb elvihető a beszélgetések és a cselekvési elemeket, hogy mit kell követni.

például egy olyan értekezlet-eszköz, mint a Fellow, megkönnyíti a Műveletelemek nyomon követését egy már elérhető szakasz segítségével. Így minden releváns és szükséges információ egy helyen kerül megszervezésre. Soha nem tudhatod, mikor fog felmerülni a tökéletes ötlet, ezért készen akarsz állni egy helyre, ahol leírhatod.

9 ha távoli, ösztönözze a résztvevőket, hogy kamerákkal rendelkezzenek

bonyolult lehet produktív virtuális találkozót tartani, de az egyik módja annak, hogy mindenki részt vegyen, figyeljen, és a beszélgetés része az, hogy kérje, hogy mindenki kapcsolja be a kamerát. Ügyeljen arra, hogy ezt a szabályt idő előtt mozgásba hozza, így senkit sem fog el az őr, ha kevésbé néz ki, mint a kamerakész. Ha látja a csapatát, miközben beszél, és tudja, hogy mások figyelnek, miközben beszél, személyesebbé teszi a találkozót.

arra is ösztönözheti a résztvevőket, hogy győződjenek meg arról, hogy csendes helyen ülnek, távol a zavaró tényezőktől, és elnémítják a bejövő értesítéseket, így figyelmük a beszélgetésen marad.

mindenre kész!

a hatékony találkozók nem meglepő módon történnek. Időbe, erőfeszítésbe és sok felkészülésbe kerül, hogy minden a helyére kerüljön. Nem számít a találkozó típusa, hány ember van jelen, vagy mit kell megvitatni, mindig jó ötlet ezeket a lépéseket követni, hogy készen álljon a tétre.