13 bizonyított módon, hogy növelje a rendezvény látogatottsága

mint egy rendezvényszervező, alacsony részvétel a legrosszabb rémálom.

életed hónapjait, több ezer dollárt és számtalan órát töltöttél a cég történetének legjobb eseményének felállításával. De eljön a nap, és az esemény látogatottsága kevesebb, mint a fele annak, amit tervezett.

az ülések üresek—a hangulat pedig legjobb esetben is letargikus.

nem számít, mennyire jól megtervezett az esemény; ha nem érti, hogyan lehet rávenni az embereket, hogy jelenjenek meg, akkor mindez a semmiért lesz.

ezért ebben a bejegyzésben bemutatjuk a következő esemény látogatottságának növelésének 13 alapvető lépését.

mindent lefedünk a megfelelő tervezéstől kezdve, a marketingen és a feliratkozások ösztönzésén keresztül egy sikeres és vonzó esemény lebonyolításáig, amely az elkövetkező években az iparág beszéde lesz.

az alacsony Esemény látogatottságának gyakori okai

a vendégek mindenféle okból nem jelenhetnek meg az eseményen. Az emberek kihagyják a járatokat, gondjaik vannak a gyermekgondozással, és állandóan megbetegednek. Az eseménymarketing lehet al-par, vagy ütemezési konfliktusok merülnek fel két versengő esemény között.

másrészt az emberek megjelenhetnek, de az eseményed olyan problémákat tapasztal, amelyek tömeges kivándorlást okoznak.

a mikrofonok vagy a hangszórók hibásak lehetnek, a wifi kialudhat, vagy a nagy képernyőn megjelenő prezentáció nem játszható le. A bejelentkezési folyamat felborulhat, és nevetségesen hosszú várakozási időket okozhat, hogy még az eseménybe is bekerüljön.

vagy ha az esemény szabadban van, eső eshet, és tönkreteheti a terveit.

annak ellenére, hogy számos dolog okozhat alacsony esemény látogatottsága, van néhány stratégiát hozhat, hogy a legjobb esélye, hogy nagy számban a következő esemény.

mindannyian a tervezésre, a marketingre és az esemény lehető legegyedibbé és vonzóbbá tételére irányulnak.

nézzük meg őket részletesebben.

értsd meg, miért akar a közönséged részt venni az első helyen

miért akar a közönség is ott lenni? A kiállítások és rendezvények Nemzetközi Szövetsége szerint:

– 76% részt vesz a hálózati lehetőségek megtalálásában

adjon meg olyan rajzokat, amelyek megfelelnek ezeknek az igényeknek.

van-e kitörési foglalkozása vagy közösségi keverője, amely rengeteg lehetőséget kínál a résztvevőknek a keverésre és a hálózatépítésre?

mi a helyzet a vendégelőadóval vagy az oktatási foglalkozásokkal—megadják-e a közönségnek azt a gazdag tanulási tapasztalatot, amelyre vágynak?

ami a helyét illeti, győződjön meg róla, hogy kihasználja azt, ami remek hely egy esemény megtartására.

összpontosítson az esemény céljaira és a legfontosabb eredményekre, amelyekre törekszik. Milyen értékeket hirdet-és milyen közönség tagjai rezonálnának ezzel az üzenettel?

képzelje el ezt a rémálom forgatókönyvet: egy csodálatos eseményt tervez, amelynek célja a helyi vállalkozások döntéshozóinak vezetése a termék megvásárlásához. Maga a nap, az eseményed jól látogatott, és biztos vagy benne, hogy megtöri a vállalat összes értékesítési rekordját.

de semmi sem jön belőle.

rájössz, hogy a közönséged szinte teljes egészében nyugdíjasokból és főiskolai hallgatókból állt—senki sem volt abban a helyzetben, hogy megvásárolja azt, amit eladsz.

a célközönség megértése segít meghatározni az esemény motivációinak megfelelő tervét.

használja a múltbeli események, felmérések és interjúk valós adatait az ügyfél személyének meghatározásához.

ne felejtse el megkérdezni a szervezet más részlegeinek munkatársait, például az értékesítést vagy az ügyfélszolgálatot, hogy teljes képet kapjon.

milyen tulajdonságokkal rendelkezik ez a célszemély, például életkor, jövedelmi szint, iskolai végzettség és elhelyezkedés?

hagyja, hogy az összegyűjtött információk diktálják, hogyan forgalmazza, márkázza és tervezze meg eseményét.

ösztönzők felajánlása korai regisztrációhoz vagy érkezéshez

korai regisztrációs kedvezmények vagy korai érkezési juttatások felajánlása elősegítheti az esemény látogatottságának növelését. Valójában az eseménytervezők 64% – A állítja, hogy a korai madárkedvezmények a legsikeresebb promóciós taktikájuk.

fontolja meg egy többszintű kedvezményrendszer felajánlását, olyan ösztönzőkkel, mint:

– ingyenes VIP frissítések

– kedvezmények az első 100 regisztrálók, vagy az emberek, akik megosztják az esemény a közösségi média

– Perks, mint az első sorban ülő a vitaindító előadás

-csoportos kedvezmények vagy ajánló programok, mint a BOGO (vásárolni egy kap egy) promóciók jegyek

kínál ösztönzők mutatja a közönség, hogy nem vesz őket a és hogy értékeled a részvételüket.

emellett az emberek mindig izgatottak, hogy díjakat vagy kedvezményeket kapjanak, így megragadod a figyelmüket (legalább egy kis ideig).

ezután az Ön feladata, hogy ezt a figyelmet tartsa.

Related: hogyan lehet minél több embert regisztrálni az eseményeire

Adományozzon jegyeket vagy szervezzen közösségi média ajándékokat

ellentmondásosnak tűnhet, de néha jobb, ha ingyen jegyeket ad el, mint minden utolsót eladni.

kivéve, ha a show vagy esemény rendkívül nagy a kereslet, az esély jó, hogy lesz legalább néhány nem vásárolt jegyek.

ezek az üres helyek észrevehetőek lesznek a közönség számára, ha csak tudat alatt is.

a jegyek átadása kézzelfogható előnyökkel is járhat.

minél több ember van a közönségben, annál valószínűbb, hogy extra ajánlatokat, például engedményeket ad el. Ha új szolgáltatást vagy terméket hirdet, ez több szemet és potenciális jövőbeli ügyfeleket jelent.

próbálja ki a következő taktikákat:

– közösségi média ajándékok—futtasson promóciót az első követőcsoport számára, hogy kedvelje vagy megossza eseményét a közösségi médiában.

– adományoz néhány jegyet a csendes aukciókra-sok szervezet, például egyházak, iskolák és jótékonysági szervezetek keresik az árverésre kerülő tárgyakat adománygyűjtésükön. Néhány jegy aukcióra történő megadása garantálja az ingyenes hirdetést az Ön számára.

—Radio giveaways-az ingázók bizalmi kapcsolatot alakítanak ki kedvenc rádiós DJ-jükkel, így a DJ ajkáról hallott eseményről nagyobb valószínűséggel fogják elhinni, hogy az esemény érdemes.

minden esetben az ingyenes jegyek átadása jó nyilvánosságot teremt Önnek és rendezvényének.

személyes Meghívók küldése

míg az általánosított marketingkampányoknak, hirdetéseknek és közösségi média promócióknak megvan a helyük, a közvetlenül a potenciális résztvevő e-mail címére küldött személyre szabott meghívósablonok nem felelnek meg.

a legjobb válasz létrehozásához feltétlenül küldjön professzionális és vonzó e-maileket.

Kezdje azzal, hogy szegmentálja a közönséget, és személyre szabott e-maileket küld a demográfiai adatok alapján.

az e-mailnek személyre szabottnak és relevánsnak kell lennie minden címzett számára.

feltétlenül illessze be a címzett nevét a tárgysorba vagy az üdvözletbe (“különleges meghívó neked, Sally”). Bármelyik témát is választja, meg kell ragadnia a szemet, és eljutnia a lényegre.

az üzenet törzsének tele kell lennie információkkal, de elég rövidnek kell lennie ahhoz, hogy csak egy-két perc alatt elolvassa.

összpontosítson arra az értékre, amelyet az esemény nyújt a résztvevőknek, és ne felejtse el felvenni a cselekvésre ösztönzést (CTA).

a szemet gyönyörködtető grafika szintén nagyban hozzájárul a közönség elkötelezettségének megőrzéséhez-de győződjön meg róla, hogy mobilon is reagál, mint például a HubSpot ezen példája.

csatlakozzon az Eseményfelderítő oldalakhoz

egy évtizeddel ezelőtt az emberek kulcsszavakat kerestek a Google-on, hogy releváns eseményeket találjanak a közelükben. A mai internethasználók azonban olyan felfedező oldalakhoz fordulnak, amelyek olyan eseményeket javasolnak, amelyek vonzóak lehetnek számukra.

az eseményfelderítés optimalizálásához győződjön meg róla, hogy:

– sorolja fel az eseményt a lehető legtöbb webhelyen, például a Facebook Events, az Eventful és a Goldstar oldalon.

– lehetővé teszi a látogatók számára, hogy regisztráljanak az eseményre anélkül, hogy elhagynák a felfedező oldalt

– ösztönözze a felhasználókat, hogy válaszoljanak a Facebook– on, amely személyre szabja az ajánlásokat és segít az esemény láthatóbbá tételében

– adja meg az esemény helyét, hogy növelje a közeli felhasználók hírcsatornáinak kurátorának esélyét

– használjon fülbemászó és megosztható hashtaget

a felfedező webhelyek használatával felhívja a figyelmet az eseményre a célközönségben.

tartsa izgatottan a résztvevőket

elengedhetetlen, hogy a résztvevők izgatottak legyenek a közelgő eseményről—és így tartsák őket. Gondoljon arra, hogyan tarthatja fenn közönsége érdeklődését a tervezési szakaszoktól egészen az esemény utáni nyomon követési e-mailig.

íme néhány ötlet.

ugratások és Sneak Peeks

izgatja a leendő résztvevőket a teaser e-mailekkel, amelyek további előnyökre utalnak.

Építsd fel a feszültséget, és vedd rá őket, hogy lelkesen várjanak további információkat az eseményedről, amikor további részleteket társz fel.

rendszeresen engedje el ezeket az ugratásokat az esemény előtt, hogy várakozást építsen.

tartalommarketing

az esemény előtt engedje el az eseményhez kapcsolódó tartalmat. Adjon meg konkrét részleteket a blogján, például:

– a dátum és az idő

– a helyszín

– az esemény útvonala

– a vendég előadók és a bios

– néhány téma, hogy lesz szó az esemény

növeli a szemek száma az esemény leszállás néhány vendég hozzászólás más weboldalakon is.

hasznos cikkeket kínálhat az iparág más blogjainak, amelyeket összekapcsolhat a közelgő eseményével. Azok az olvasók, akik érdeklődhetnek a részvétel iránt, rákattinthatnak a céloldalra, hogy többet megtudjanak az eseményről.

tegye közzé a közösségi médiában is! Tedd a márkás hashtag használni, és tegye valamit minden nap vezető az esemény.

lehet, hogy ajándékokat, közönség közvélemény-kutatásokat, visszaszámlálást, csevegést vagy webináriumot válaszol az eseményre vonatkozó kérdésekre, valamint promóciós videókat.

az eseményen

légy eredeti! Ha az esemény úgy érzi, hogy ugyanaz a dolog, amit a résztvevők százszor tapasztaltak korábban, messze nem lesznek izgatottak.

Próbáld megtalálni a módját, hogy egy egyedi spin az esemény. Helyezzen be egy kreatív témát vagy mutatós új technológiát (például kibővített/virtuális valóságot vagy közönség interakciós technológiát).

A regisztráció egyszerűsítése

a belépés akadályainak elkerülése érdekében tartsa a regisztrációs folyamatot a lehető legegyszerűbben.

– több fizetési lehetőség elfogadása: győződjön meg róla, hogy engedélyezi a hitelkártyákat, a PayPal-t és más biztonságos fizetési formákat. Fogadjon el külföldi bankokat és hitelkártyákat, ha egyes résztvevők az Ön országán kívülről érkezhetnek.

– tartalmazza az automatikus árképzést: olyan szoftver, amely automatikusan beállítja az árképzést a korai madárkedvezmények alapján, vagy a differenciált tagsági szintek egyszerűvé teszik a dolgokat. Ha már elfogyott, az automatizált várólisták felajánlása segíthet az embereknek a vendéglistára kerülni, ha mások kimaradnak.

– legyen mobilbarát: a legtöbb vendég fizet a telefonján, ezért győződjön meg róla, hogy a regisztrációs oldal jól néz ki a mobil eszközökön. Ha nem, tervezzen külön mobilbarát verziót a leszállási és regisztrációs oldalakról.

– tartsa a regisztrációt rövidnek és egyszerűnek: korlátozza a regisztrációs oldalakat olyan egyszerű információkra, mint a név, a kapcsolattartási adatok és a számlázási adatok. Adjon hozzá néhány preferencia kérdést a végén (például fogyatékossági szálláshelyek, étkezési preferenciák vagy póló mérete, ha azt tervezi, hogy kiadja őket), és hagyja ezt.

a cél az, hogy a dolgok felhasználóbarátak és egyszerűek legyenek.

Szerezd meg a Média, hogy fedezze az esemény

fontos, hogy támogassák az esemény elég fejlett értesítést, hogy a szó ki kellőképpen.

jó ökölszabály, hogy az eseményt legalább 3-6 hónappal a dátum előtt kezdje el népszerűsíteni.

minél többet tud a média az eseményről, annál több ember fog tudni róla, ami azt jelenti, hogy nagyobb esély van a nagyobb látogatottságra.

Készíts egy listát a média a területen, és értesítse őket a közelgő esemény.

hasznos, hogy írjon egy sajtóközleményt, vagy két, így van némi ellenőrzése alatt, hogy az esemény információ jelenik meg.

használja az e—mail marketinget, hogy megkapja a szót az előfizetőinek is-és ne felejtse el visszahelyezni az esemény webhelyére mutató linkeket és a megosztási gombokat, hogy a szót a saját követőikhez juttassák.

ne becsülje alá az organikus szájról szájra marketing erejét.

a Sprout Social szerint az emberek 75% – a nagyobb valószínűséggel fizet egy eseményjegyért, ha azt a közösségi médiában népszerűsítik.

ha szponzorok vagy nagy horderejű vendégek, kérje meg őket, hogy támogassák az eseményt a saját hírcsatornák.

az esemény megosztásának ösztönzése

a megosztás nem állhat le az esemény kezdetekor.

állítson be Snapchat geofiltereket (kiterjesztett valóság lencsék, amelyek szórakoztató képeket vagy kellékeket rétegeznek a való életben) vagy fotó-op zónákat a résztvevők számára, hogy szórakozzanak és megosszák a közösségi médiában.

van egy nem használt sarok az eseménytérben?

akasszon fel egy sötét hátteret, és tegyen ki néhány egyszerű kelléket dedikált fotó-barát világítással, és könnyedén Instagram-barát tevékenységet folytathat a vendégek számára.

állítson elő egy dedikált hashtaget,és nyomtassa ki az esemény jeleire, hogy ösztönözze az eseményhez kapcsolódó közösségi média bejegyzéseket.

használja ezt a hashtaget úgy, hogy létrehoz egy közösségi média falat, amely élő közvetítést közvetít a kapcsolódó bejegyzésekről az eseményen.

bérelhet hashtag nyomtatót is, amely automatikusan kinyomtatja a Twitterre vagy az Instagram-ra közzétett fényképeket egy bizonyos hashtaggel.

a résztvevők csoportképet készíthetnek az előcsarnokon kívül, vagy szelfit készíthetnek a bárban—mindaddig, amíg a fotót a hashtaggel teszik közzé, a nyomtatott emléktárgyat a nyomtató állomásán vehetik át.

fektessen be a professzionális fényképezésbe

rendezvénye tökéletes alkalom arra, hogy kiváló minőségű fényképezésbe fektessen be, mind a vendégek, mind a szervezet érdekében.

végül is, mikor van még nagyszerű világítás, érdekes hangszórók, termékbemutatók és olyan vendégek, akik valószínűleg a szokásosnál formálisabban öltöznek (és remélhetőleg ünnepi hangulatban vannak)?

ezek a képek végtelenül hasznosak lehetnek. Lehet, hogy:

– vegye fel őket egy sajtóközleménybe, vagy illessze be a közösségi médiát

– küldje el őket a vendégeknek egy nyomon követési e-mailben, emlékeztetve őket a szórakozásukra

– küldje el azokat olyan embereknek, akik nem vettek részt (hogy megmutassák nekik, mit hiányoltak)

– használja őket marketing kampányokban és az ügyfél/közönség elkötelezettségét bemutató márkaanyagokban.

igen, a képek nagyszerűek—de profit kell felvennie? Miért nem küld egy gyakornokot az okostelefonjával, hogy készítsen néhány képet?

bár ez egy lehetőség, ha kevés az alap, a legjobb, ha a minőségbe fektet be, ha megengedheti magának.

egy profi fotós tudni fogja, mit kell keresni, és hogyan lehet a legjobb képeket készíteni. Jó szemük lesz a megvilágításhoz, a felvételek keretezéséhez és az emberek legjobb pillanataiban való elfogásához.

a szakemberek szerkeszthetik fényképeiket is, hogy csiszoltabb, kiváló minőségű eredményt kapjanak, amelyet később felhasználhatnak az anyagokban.

használja ki a videó erejét

a videó promóció exponenciális érték hozzáadásával felerősítheti az esemény látogatottságát. Az unalmas diavetítések helyett a videó magával ragadó élményt nyújthat közönségének.

élő közvetítést is folytathat, amely még több embernek lehetőséget ad arra, hogy gyakorlatilag részt vegyen az eseményén.

lehetővé teszi, hogy értéket adjon azoknak, akik nem tudtak részt venni, ami növeli hitelességét és pozitív érzéseit a márka iránt.

az élő közvetítés az esemény tartalmát is megoszthatóbbá teszi, mivel mindent rögzítenek és streamelnek, ahogy történik.

fontolja meg a következő típusú videók streamelését:

– Promo videók vezetni izgalom vezető az esemény

– interjúk tagok, önkéntesek és a személyzet

– esemény frissítések és bejelentések

– előzetesek és sneak peeks a helyszín, szórakozás, és az esemény tér

– élő Q&a ülések

előtt és után az esemény, a videotartalom segíthet vonzani a résztvevőket, gazdagíthatja tapasztalataikat, és értékes tartalmat nyújthat, amelyet később megoszthat másokkal.

csatlakoztassa a hangszórókat a résztvevőkhöz

kétségtelen, hogy az eseményen a hangszórók felállása lesz az egyik fő tényező, amely ösztönzi a közönség látogatottságát. Miért nem hagyja, hogy ez az ösztönzés egy kicsit jobban működjön az Ön javára?

ahelyett, hogy a vendégelőadó egyszerűen megjelenne, hogy előadást tartson, fontolja meg, hogy kérje meg őket, hogy vegyenek részt jobban a résztvevőkkel.

kérd meg őket, hogy maradjanak egy Q& panelre az előadás előtt vagy után, ahol a résztvevők közvetlenül kapcsolatba léphetnek az előadóval.

vagy talán a hangszóró hajlandó lenne részt venni egy chat vagy Online Fórum az esemény app.

és mi a helyzet magával a beszéddel? Fontolja meg a technológia biztosítását az előadó számára élő szavazás lebonyolításához, vagy valós idejű közönség-visszajelzések kéréséhez.

bármi, ami segít a résztvevőknek abban, hogy úgy érezzék, hogy személyesen lépnek kapcsolatba velük, és tanulnak a beszélőtől, növeli azt a benyomást, hogy a legtöbbet kapták a pénzükért.

Nem akarod, hogy passzívan lenyeljenek egy olyan beszélgetést, amelyet ugyanolyan könnyen fel tudnak nézni a YouTube-on. Egy igazán lenyűgöző Q&munkamenet futtatásához ügyeljen arra, hogy úgy kezelje, mint az esemény szándékos részét, nem pedig utólagos gondolatot.

ösztönözze a résztvevőket, hogy tegyenek fel tömör, lényegi kérdéseket, és kerüljék a zagyvaságot minden áron.

tervezze meg, hogy a személyzet vagy a moderátorok mikrofonokkal navigáljanak a tömegben, hogy az eljárás zökkenőmentesen folyjon.

tegye a várost az esemény részévé

különösen, ha sok résztvevő távolról érkezik, az esemény sorsolásának része valószínűleg annak helye. Hozza ki a legtöbbet belőle!

a város valószínűleg számos látnivalót kínál.

fontolja meg, hogy hasznos listát tegyen közzé a városban töltött teendőkről az e-mail marketing kampányában, a közösségi média hírcsatornáiban és az esemény webhelyén.

Készíts egy listát a javasolt múzeumok, éttermek és éjszakai élet, hogy látogassa meg, amíg a résztvevők a városban.

jelölje ki a város turisztikai látványosságait.

ha rendezvénye szórakoztató vagy egyedi helyszínen zajlik (például helyi múzeumban, szüreti színházban vagy kulturális központban), használja ki azt!
például beszélje meg a helyszín izgalmas funkcióit a promóciós anyagok részeként.

növelje az esemény látogatottságát a Regpack segítségével

egy esemény megtervezése sok időt és erőfeszítést igényel—nem akarja megérkezni a napra, és úgy találja, hogy a részvétel sokkal alacsonyabb a vártnál.

azáltal, hogy erőfeszítéseket tesz a közönség motivációinak megértésére, ösztönzőket kínál, és az eseményt a megfelelő csatornákon marketingeli, hogy a résztvevők izgatottak legyenek, sikerre állítja az eseményt.

a részvétel egyik legfontosabb tényezője a könnyű regisztrációs folyamat megkönnyítése, ezért a Regpack itt van, hogy támogassa az esemény igényeit automatizált számlázással és regisztrációs integrációval a saját webhelyén. Próbáljon ki egy ingyenes demót még ma!