Miten valmistautua kokoukseen 9 askelta / kaveri.app

et juoksisi maratonia treenaamatta etukäteen tai leipoisi omenapiirakkaa ensimmäistä kertaa ilman reseptiä.

samaa voidaan sanoa kokouksen pitämisestä. Et kai kutsuisi tiimiäsi koolle keskustelemaan jostain tärkeästä ilman etukäteissuunnittelua?

ainakin-toivottavasti ei. valmistautumisella on merkitystä, varsinkin kun on kyse kokouksen järjestämisestä. Kun et ota aikaa valmistautua kunnolla, riippumatta siitä, minkälainen kokous sinulla on, päädyt tuhlaa kaikkien aikaa ja energiaa.

jos et ole varma, miten valmistaudut oikealla tavalla, Fellow on sinut peitetty näillä yhdeksällä vinkillä, jotta mikään ei putoa rakojen läpi.

miten valmistautua kokoukseen 9 askelta

olet innokas saamaan kokouksesi käyntiin, emmekä moiti sinua. Siellä on todennäköisesti paljon keskusteltavaa, asiakastarinoita jaettavaa ja liiketoimintastrategioita, joihin suostua. Mutta ennen kuin sukeltaa, varmista, että teet nämä yhdeksän vaihetta varmistaa kokouksen on mahdollisimman tuottava.

• luo kokouspohja
• pyydä osallistujia osallistumaan
• Liitä tai upota liiteasiakirjoja
• anna ihmisille aikaa valmistella
• käytännössä se, mitä aiot sanoa
• päätä, esittävätkö muut
• Määrittele kokoustehtävät
• huomaa mahdolliset toiminta-asiat
• rohkaise osallistujia pitämään kamerat päällä

1 Luo kokouspohja

Ensimmäiset asiat ensin-aloita luomalla kokouspohja. Näin kokouksesi rakentuu, jolloin keskustelu pysyy keskittyneenä ja aihepiiriin.

esityslista alkaa ajankohdalla ja paikalla (jos tapaatte henkilökohtaisesti), jonka jälkeen kerrotaan kokouksen tarkoitus. Sen tulisi sisältää tietoja, kuten luettelo aiheista, puhekohtia, toiminta kohteita, ja muita toimintoja, jotka osallistujat keskustelevat.

selkeä ja kattava kuvaus siitä, mitä tapahtuu, kun kokous pidetään, on ratkaisevan tärkeää kokouksen onnistumisen kannalta, sillä jokainen tietää, mitä heiltä odotetaan, mitä kysymyksiä tai asiakastarinoita heidän tulisi olla valmiita jakamaan ja mikä heidän roolinsa on kokouksen edetessä.

tarvitsetko lisäapua? Hyödynnä kokouksen esityslista malleja, tuonut sinulle Fellow.

2 pyydä osallistujia osallistumaan agendaan

mikä voi muuttaa hyvän agendan suureksi agendaksi? Pyydetään osallistujia osallistumaan ja lisäämään omia esityslistan kohtia.

ehkä osallistujalla on erityinen pullonkaula tai haaste, jonka ratkaisemiseen he tarvitsevat apua, päivitys virstanpylväästä, jonka saavuttamiseksi tiimi työskentelee, tai merkittäviä muutoksia yrityksen politiikkaan. Varmistamalla, että kokouksen asialista on yhteistyöhaluinen ja helppo jakaa osallistujien kanssa, varmistetaan, että mikään ei putoa rakoilta ja kaikki toiminta-asiat käsitellään.

se voi myös antaa osallistujille varoituksen esitettävistä kysymyksistä ja haasteista, jolloin he voivat miettiä joitakin näistä pullonkauloista etukäteen, jotta he voivat tulla kokoukseen ratkaisun tai idean kanssa, joka on valmis jakamaan.

3 Liitä tai upota liiteasiakirjoja ja kaavioita

kun luot esityslistan, saat paremman käsityksen siitä, mitä asiakirjoja ja tiedostoja kokouksen osanottajat tarvitsevat, jotta he ovat ajan tasalla kaikista asiaan liittyvistä aiheista. Se auttaa myös luomaan voittavan PowerPoint-tai Slide-kannen, joka on mukaansatempaava ja informatiivinen.

on tärkeää, että kokousvieraille annetaan riittävästi aikaa varmistaa, että kaikilla on mahdollisuus käydä läpi tärkeitä tietoja ja mittareita. Joten, jos on materiaalia, jonka haluat tarkistaa etukäteen, muista lähettää se vähintään 24 tuntia etuajassa. Ilmaise osallistujille, että haluat heidän vilkaisevan näitä materiaaleja etukäteen.

eihän mikään ole pahempaa kuin yllättää oma joukkue 50 liukumäellä, kun kokous alkaa. Tieto siitä, mihin he ovat astumassa, tuo tapaamisen onnistumaan.

4 anna ihmisille aikaa valmistella kommentteja ja kysymyksiä

samoin näiden materiaalien liittäminen antaa tiimillesi riittävästi aikaa kommenttien, huolien, kysymysten ja tarinoiden laatimiseen. Jos et, olet menossa on kokous, jossa kukaan ei ole valmis, keskustelua, joka on kaikkialla, ja että todennäköisesti tarvitaan toinen kokous käsitellä tavoitteita.

mitä enemmän tiimillänne on aikaa valmistella näitä kommentteja ja kysymyksiä etukäteen, sitä paremmin keskustelu sujuu palaverissa! Se myös varmistaa, että kaikki pysyvät mukana ja aihepiirissä niin, ettei mitään jää huomaamatta.

5 Jos esität, harjoittele mitä aiot sanoa

kaikki suuret esitykset vaativat pientä harjoittelua.

joten, jos olet kokousisäntä, tai se, joka potkii asioita pois, muista harjoitella, mitä aiot sanoa ennen kuin kaikki katseet kohdistuvat sinuun! Ei ole väliä, jos olet esittää dioja, johtava koko keskustelun, tai yksinkertaisesti tuo muutaman kysymyksen tai puhepisteitä lattialle, käytännössä mitä aiot sanoa ainakin kerran. Voit harkita juoksemista läpi eri tapoja aloittaa tapaaminen tai keskustelu, olipa kyseessä jäänmurtaja tai tarinaniskentä.

voit myös kirjoittaa keskeiset kohdat paperille, jonka voit tuoda mukanasi kokoushuoneeseen, tai pyydystää asiakirjan sähköisesti luettavaksi. Ei ole väliä menetelmä valitset, tämä varmistaa, että kohta törmää niin selvästi ja ytimekkäästi kuin mahdollista, ja minimoit määrä rambling kuin puhut.

ja jos aiot vain lukea pois dioja, älä lue niitä sanatarkasti, mutta sen sijaan, vaihda se ja lisää joitakin ylimääräisiä kommentteja, jotta et kyllästytä muita osallistujia.

6 päätä, esittäytyvätkö muut ihmiset (ja kerro heille etukäteen)

samaa voi sanoa muista kokousvieraista. Jos he esittelevät dioja, kerro heille etukäteen, mitkä diat ovat heidän tehtävänään. Myös, antaa heille mahdollisuuden tehdä omia dioja tai esitysmateriaaleja luoda sisältöä omalla äänellä ja lisätä joitakin henkilökohtaisia hohto. Lisäksi, muista, että esittäminen ei tule luonnostaan kaikille, joten tarjoamalla muille tarpeeksi aikaa valmistautua voi auttaa helpottaa hermoja ja tuntuu mukavammalta puhua edessä muiden osallistujien.

kannattaa myös ottaa huomioon, että on aina parasta, että useampi kuin yksi henkilö lukee esityksen pois tai vaihtaa yleisellä tasolla puhuvan henkilön ääntä. Vain se, että antaa yhdelle mahdollisuuden esittää, voi saada tapaamisen tuntumaan yksipuoliselta keskustelulta. Se saa sen tuntumaan tylsältä.

7 Määrittele kokoustehtävät, kuten muistiinpanojen ottaja ja ajanottaja

kukaan ei halua, että heille syntyy kokoustehtävä viime hetkellä, joten selvitä etukäteen, kuka tekee kokousmuistiot, pöytäkirjat ja kuka on ajanottaja.

esimerkiksi, jos joku tiimistäsi on hyvä olemaan täsmällinen, määrää hänet ajanvartijaksi, jonka tehtävänä on varmistaa, että kokous alkaa ja päättyy ajallaan ja että kaikki esityslistalla olevat asiat käsitellään sen mukaisesti. Kun taas note keeper olisi järjestettävä, koska ne tallentaa keskeiset päätökset ja yksityiskohdat kokouksen aikana. Heidän tehtävänään on myös lähettää muistiinpanot osallistujille kokouksen päätyttyä.

muistuta tätä henkilöä siitä, että muistiinpanot tulee lähettää 24 tunnin kuluessa tapaamisesta, jotta kaikki Pysyy päällimmäisenä mielessä.

8note kaikki toimintokohteet ja avainloukut

voi olla hyödyllistä käyttää kokousohjelmaa, joka tekee osan raskaista nostoista puolestasi — kuten tarjoaa paikan, jossa voit kirjoittaa Keskeiset noutokohteet keskusteluista ja toimintokohteet, mitä on seurattava.

esimerkiksi Fellow ’ n kaltaisen kokoustyökalun avulla on helppo seurata toimintakohteita, joiden osio on jo saatavilla. Näin kaikki oleellinen ja tarpeellinen tieto on järjestetty yhteen paikkaan. Koskaan ei tiedä, milloin täydellinen idea tulee esille, joten haluat olla valmis paikka kirjoittaa sen ylös.

9 Jos etänä, rohkaise osallistujia pitämään kamerat päällä

, voi olla hankalaa pitää tuottoisa virtuaalikokous, mutta yksi tapa varmistaa, että kaikki ovat mukana, kuuntelevat ja osa keskustelua on pyytää kaikkia laittamaan kameransa päälle. Muista laittaa tämä sääntö liikkeelle etukäteen, jotta kukaan ei ylläty katsomalla vähemmän-kuin kamera-valmis. Ryhmäsi näkeminen heidän puhuessaan ja tieto siitä, että muut kiinnittävät huomiota puhuessasi, tekee tapaamisesta henkilökohtaisemman.

voit myös kehottaa osallistujia varmistamaan, että he istuvat rauhallisessa paikassa poissa häiriötekijöistä ja mykistävät saapuvat ilmoitukset, jotta heidän huomionsa pysyy keskustelussa.

valmiina mihin tahansa!

tehokkaat kokoukset eivät tule yllätyksenä. Kaiken loksahtaminen paikoilleen vaatii aikaa, vaivaa ja paljon valmistautumista. Ei ole väliä kokouksen tyyppi, kuinka monta ihmistä on läsnä, tai mitä on keskusteltava, se on aina hyvä idea seurata näitä ohjeita, jotta voit olla valmis mitä on vaakalaudalla.