Si su organización sin fines de lucro tiene un cuerpo de voluntarios de buen tamaño, acceso a un lugar apropiado, suficientes miembros interesados para presentarse y pujar a niveles razonablemente altos, y contactos con comerciantes, profesionales o miembros calificados que donarán artículos para pujar o brindarán patrocinios y otra asistencia, una subasta en vivo podría ser una excelente manera de recaudar fondos. Puede convertirlo en el» evento principal » o combinarlo con algún otro evento, como una cena de gala.
Pero no subestimes el trabajo de antemano. Tendrás que empezar a planificar entre cinco y ocho meses antes de tiempo y encargarte de los pasos preparatorios que se describen a continuación.
- Establezca objetivos para la Participación, la Adquisición y los ingresos
- Planifique un presupuesto
- Establece una Fecha y un lugar
- Elija un subastador
- Enviar invitaciones
- Solicitar Donaciones de Bienes y Servicios
- Preparar Material escrito
- Promociona y da a conocer el Evento
- Cree una tabla de asientos
- 10.Configurar la exhibición de Artículos de Subasta
- Configurar un sistema de pago
- Planifique las tareas del» Día del Evento »
Establezca objetivos para la Participación, la Adquisición y los ingresos
Para asegurarse de que su subasta gane dinero, ayuda a identificar objetivos viables para el número de personas que asistirán, cuántos artículos estarán disponibles para pujar y cuánto ganarán estos artículos al venderlos. Encontrará consejos al respecto en la pregunta& A, » ¿Cuánto puede esperar ganar nuestra organización sin fines de lucro si celebramos una subasta en vivo?»
Planifique un presupuesto
Ejecute algunos números para asegurarse de que su evento sea rentable y ayude a planificar qué artículos necesitará solicitar para préstamo o donación. Sus gastos principales, dependiendo de sus activos existentes y lo que está recibiendo donado, es probable que incluyan el alquiler de una sala, alimentos y bebidas, decoraciones, un excelente sistema de sonido, impresión de catálogos y programas, portapapeles y bolígrafos, y la tarifa del subastador o anfitrión de la Web. Pregunte a su alrededor para ver si un miembro proporcionará uno para transportar artículos de subasta a la sala — de lo contrario, es posible que deba alquilar uno.
En el lado de los ingresos, es posible que planee cobrar la entrada, vender espacio publicitario en su catálogo, solicitar patrocinios comerciales (junto con donaciones de productos), organizar rifas o globos, vender una bebida exclusiva y, por supuesto, obtener ganancias de los artículos subastados.
Establece una Fecha y un lugar
Muchas organizaciones sin fines de lucro optan por celebrar subastas en el otoño, para personas que comienzan a comprar regalos navideños pero que aún no están cansadas de comprar. Las noches de fin de semana son generalmente las mejores, por lo que a los huéspedes no les importará quedarse hasta tarde. Si hay una razón para elegir un día de la semana, considere comenzar temprano, como a las 5:30. Planea darles de comer, también.
Si ya tiene una ubicación en mente, tal vez el auditorio de su escuela o la sala de estar extra grande de un miembro de la junta, genial, Si no, este es uno de los primeros detalles que necesitará cuidar, tanto para asegurarse de que el lugar esté disponible como para que pueda anunciarlo en cualquier notificación de «Guardar la fecha» o en su sitio web.
La ubicación es un factor importante para el éxito de su evento. Busque un lugar que sea interior, lo suficientemente grande no solo para acomodar a su público objetivo y permitirles socializar, sino también para mostrar artículos que planea vender; pero no tan grande que los invitados se sientan perdidos o almacenados. También debe estar bien iluminado, ser conveniente para sus posibles asistentes y, de lo contrario, estar en consonancia con el estado de ánimo deseado del evento.
Elija un subastador
Los servicios de un subastador profesional — que, de hecho, puede venir con un equipo de ayudantes — probablemente costarán varios miles de dólares (a veces dependiendo de su nivel de ingresos). Por supuesto, un verdadero profesional recuperará el salario y algo más, a través del arte de acompañar la licitación de manera adecuada, inspirando el entusiasmo de la audiencia y sabiendo cómo lidiar con problemas como una pausa en la licitación.
Enviar invitaciones
Las subastas de caridad tienden a atraer a los miembros de su grupo más que al resto del mundo, por lo que para que sea un éxito, envíe correos electrónicos a los miembros de Save the Date tan pronto como tenga la fecha, hora y lugar básicos elaborados, hasta cinco meses antes. Siga a aquellos con invitaciones impresas, de 60 a 90 días antes del evento.
Pida a la gente que CONFIRME su asistencia comprando boletos con anticipación. Eso evita que la gente cambie de opinión en el último minuto y reduce la cantidad de dinero en efectivo que maneja su personal de registro.
Solicitar Donaciones de Bienes y Servicios
La clave para que su subasta sea rentable es subastar la mayoría o la totalidad de los bienes donados. Incluso los artículos que atraen ofertas bajas son ganancias puras para usted, y traerán de vuelta a los cazadores de gangas en los años siguientes.
Comience este proceso tan pronto como sepa la fecha de su evento. Tener un comité de voluntarios que comience a solicitar artículos de tres a seis meses antes de que el evento sea óptimo.
Su subasta debe tener algo para cada tipo de miembro de la audiencia. Los artículos populares incluyen boletos para viajes, recreación y deportes; recuerdos de celebridades y deportes; certificados de regalo para restaurantes, cultura y entretenimiento; productos y servicios de salud y belleza (los certificados de regalo de spa son populares); artesanías y decoración del hogar; electrónica; servicios profesionales; pasantías para jóvenes; regalos para niños; y paquetes o experiencias únicas que combinen cualquiera de los anteriores. Prepare al menos uno o dos artículos de gran costo, como un viaje a Hawai.
Preparar Material escrito
Tanto para fines internos como para el público, preparar parte o la totalidad de lo siguiente:
- lista maestra de artículos disponibles para pujas
- catálogo de subastas
- programa de eventos
- instrucciones de pujas
- hojas de pujas (solo para una subasta silenciosa)
- hojas de grabadora (solo para una subasta en vivo) y formularios de recibo de recogida
- .
Los detalles y las muestras de estos se pueden encontrar en ver La Guía de Voluntarios para Recaudar Fondos; Recaudar Dinero para Su Escuela, Equipo, Biblioteca o Grupo Comunitario (Nolo).
Promociona y da a conocer el Evento
Si tienes suerte, tus invitaciones por sí solas serán suficientes para atraer a la gente a tu evento, pero es posible que sea necesaria una promoción adicional. Al publicitar una subasta, genere entusiasmo describiendo algunos de los principales artículos para pujar. También desafíe a cada uno de sus líderes y voluntarios principales a vender un cierto número de boletos.
Cree una tabla de asientos
A menos que su subasta sea muy informal, tal vez con personas alineadas en sillas, una tabla de asientos puede ayudar a maximizar el disfrute de las personas y asegurarse de que los mejores postores potenciales estén bien ubicados en la habitación.
10.Configurar la exhibición de Artículos de Subasta
Con subastas en vivo, es habitual mostrar artículos por separado, en la apertura del evento, antes de que se trasladen al escenario para la subasta real. Su objetivo es crear pantallas visualmente atractivas y dar a las personas la oportunidad de decidir lo que quieren.
Proteja los artículos de alto valor o fácilmente levantados poniéndolos en una vitrina, haciendo que un voluntario cuide la mesa o simplemente guardándolos y colocando fotos o un guion gráfico. Este último también es útil para los certificados de regalo. También puede ser creativo, tal vez haciendo que un voluntario camine modelando un collar caro.
El toque final debe ser un póster o pancarta grande con el nombre y el logotipo de su organización colocados en la parte delantera o sobre el podio donde se colocará el subastador, para recordar a la audiencia que todas sus ofertas son por una buena causa.
Configurar un sistema de pago
Uno de los mayores desafíos en la celebración de una subasta llega al final, cuando necesita cobrar el pago y unir a los postores con sus productos. La idea es que las personas muestren su número de postor, confirmen lo que deben después de recibir un total calculado electrónicamente, recojan sus artículos y se vayan. Si este proceso es lento, la gente puede salir por la puerta sin pagar. Las organizaciones sin fines de lucro más grandes generalmente contratan a alguien para que se encargue del pago, ya sea la compañía que proporciona el subastador o un servicio como greatergiving.
Planifique las tareas del» Día del Evento »
Averigüe todas las tareas posibles que las personas deban realizar el día de la subasta y, a continuación, asigne voluntarios o contrate profesionales para llevarlas a cabo. Para los roles más complejos, querrá realizar capacitaciones. Las asignaciones de trabajo más importantes incluyen, por ejemplo, personas para la configuración, el registro, el cuidado de niños, las fotografías, la caja, el equipo de limpieza y el conteo y depósito de dinero.
¡Ahora, todo lo que necesitas hacer es celebrar la subasta! Para obtener información detallada sobre todo lo descrito anteriormente, así como sobre la subasta en sí, consulte La Guía de Voluntarios para Recaudar Fondos; Recaudar Dinero para Su Escuela, Equipo, Biblioteca o Grupo Comunitario (Nolo).
