Cómo Prepararse para una Reunión en 9 Pasos / Compañero.app

No correrías un maratón sin entrenar con anticipación ni hornearías un pastel de manzana por primera vez sin usar una receta.

Lo mismo puede decirse de tener una reunión. No llamarías a tu equipo para discutir algo importante sin planearlo con anticipación, ¿verdad?

Al menos, esperamos que no lo haga. La preparación importa, especialmente cuando se trata de dirigir una reunión. Cuando no se toma el tiempo para prepararse adecuadamente, sin importar el tipo de reunión que tenga, terminará perdiendo el tiempo y la energía de todos.

Si no estás seguro de cómo prepararte de la manera correcta, Fellow te cubre con estos nueve consejos para asegurarte de que nada se te pase por alto.

Cómo prepararse para una reunión en 9 pasos

Está ansioso por comenzar su reunión, y no lo culpamos. Es probable que haya mucho que discutir, historias de clientes para compartir y estrategias de negocio para aceptar. Pero antes de sumergirse, asegúrese de seguir estos nueve pasos para asegurarse de que la reunión sea lo más productiva posible.

• Crear una plantilla de reunión
• Pedir a los asistentes que contribuyan
• Adjuntar o incrustar documentos de apoyo
• Dar tiempo a las personas para prepararse
• Practicar lo que va a decir
• Decidir si otras personas están presentando
• Definir roles de reunión
• Anime a los asistentes a tener las cámaras encendidas

1 Crear una plantilla de reunión

Lo primero es lo primero: comience creando una plantilla de reunión. Hacerlo le da a su reunión una estructura, lo que permite que la conversación se mantenga enfocada y centrada en el tema.

La agenda comenzará con la hora y el lugar (si se reúne en persona), seguido del propósito de la reunión. Debe incluir información como una lista de temas, puntos de discusión, elementos de acción y otras actividades que los asistentes discutirán.

Proporcionar un esquema claro y completo de lo que ocurrirá cuando la reunión tenga lugar es crucial para el éxito de la reunión, ya que todos saben lo que se espera de ellos, qué preguntas o historias de clientes deben tener listas para compartir y cuál será su papel a medida que se desarrolle.

¿Necesita más ayuda? Aproveche las plantillas de agenda de reuniones, presentadas por Fellow.

2 Pida a los asistentes que contribuyan a la agenda

¿Qué puede convertir una buena agenda en una gran agenda? Pedir a los asistentes que contribuyan y agreguen sus propios temas de agenda.

Tal vez un asistente tiene un cuello de botella o un desafío específico que necesita ayuda para superar, una actualización sobre un hito que el equipo está trabajando para lograr o cualquier cambio significativo en la política de la empresa. Garantizar que la agenda de la reunión sea colaborativa y fácil de compartir con los asistentes garantiza que no se pase nada por alto y que se discutan todos los elementos de acción.

También puede dar a los asistentes información sobre las preguntas que se hacen y los desafíos que se discuten, lo que les permite pensar en algunos de estos cuellos de botella con anticipación para que tal vez puedan venir a la reunión con una solución o idea lista para compartir.

3 Adjuntar o incrustar documentos y gráficos de apoyo

A medida que crea una agenda, tendrá una mejor idea de qué documentos y archivos necesitarán revisar los asistentes a la reunión para estar al día sobre cualquier tema relevante. También te ayudará a crear una presentación de diapositivas o PowerPoint ganadora que sea atractiva e informativa.

Es importante que dé a los asistentes a la reunión el tiempo suficiente para asegurarse de que todos tengan la oportunidad de revisar la información y las métricas importantes. Por lo tanto, si desea que revisen cualquier material con anticipación, asegúrese de enviarlo al menos 24 horas antes. Expresar a los asistentes que le gustaría echar un vistazo a estos materiales por adelantado.

Después de todo, no hay nada peor que sorprender a su equipo con 50 diapositivas cuando comience la reunión. Saber en qué están a punto de entrar prepara la reunión para el éxito.

4 Dele tiempo a las personas para preparar comentarios y preguntas

De manera similar, adjuntar estos materiales le da a su equipo tiempo suficiente para preparar comentarios, inquietudes, preguntas e historias. Si no lo hace, tendrá una reunión en la que nadie está preparado, con una conversación que está por todas partes, y que probablemente necesitará otra reunión para manejar los objetivos.

¡Cuanto más tiempo tenga su equipo para preparar estos comentarios y preguntas con anticipación, mejor será la conversación en la reunión! También se asegura de que todos se mantengan comprometidos y en el tema para que nada pase desapercibido.

5 Si estás presentando, practica lo que vas a decir

Todas las grandes presentaciones requieren un poco de práctica.

Así que, si eres el anfitrión de la reunión, o el que inicia las cosas, ¡asegúrate de practicar lo que vas a decir antes de que todos los ojos estén puestos en ti! No importa si estás presentando diapositivas, dirigiendo toda la conversación o simplemente trayendo algunas preguntas o temas de conversación al suelo, practica lo que vas a decir al menos una vez. Puede considerar correr a través de diferentes maneras para comenzar la reunión o la conversación, ya sea con un rompehielos o compartir una historia.

También puede escribir puntos clave en un pedazo de papel para llevarlo a la sala de reuniones o hacer que se extraiga un documento electrónicamente para que lo lea. No importa el método que elija, esto asegurará que su punto se vea de la manera más clara y concisa posible, y minimizará la cantidad de divagaciones mientras habla.

Y, si planeas simplemente leer diapositivas, no las leas textualmente, sino que, cámbialas y agrega algún comentario adicional para no aburrir a los demás asistentes.

6 Decida si otras personas están presentando (y hágaselo saber con anticipación)

Lo mismo se puede decir de otros asistentes a la reunión. Si están presentando fuera de las diapositivas, hágales saber de antemano qué diapositivas les corresponde entregar. Además, dales la capacidad de hacer sus propias diapositivas o materiales de presentación para crear el contenido en su propia voz y agregar un toque personal. Además, recuerde que presentar no es algo natural para todos, por lo que proporcionar a los demás el tiempo suficiente para prepararse puede ayudar a aliviar sus nervios y sentirse más cómodos hablando frente a otros asistentes.

También debe tener en cuenta que siempre es mejor tener a más de una persona leyendo la presentación o cambiando la voz de la persona que habla en general. Solo dar a una persona la oportunidad de presentar puede hacer que la reunión se sienta como una conversación unilateral. Lo hace sentir aburrido, también.

7 Defina roles de reunión como tomador de notas y cronometrador

A nadie le gusta tener un rol de reunión en el último minuto, así que averigüe con anticipación quién tomará las notas de la reunión, las actas y quién será el cronometrador.

Por ejemplo, si alguien de su equipo es bueno para ser puntual, asígnele que sea el cronometrador, cuya función es verificar que la reunión comienza y termina a tiempo y que todos los temas de la agenda se discuten en consecuencia. Mientras que el encargado de las notas debe organizarse, ya que registra las decisiones clave y los detalles hechos durante la reunión. También depende de ellos enviar las notas a los asistentes una vez que la reunión haya llegado a su fin.

Recuérdele a esta persona que las notas deben enviarse dentro de las 24 horas posteriores a la reunión, para que todo permanezca en su mente.

8Nota los elementos de acción y las conclusiones clave

Puede ser útil utilizar un software de reuniones que haga parte del trabajo pesado por ti, como proporcionar un lugar para anotar las conclusiones clave de las conversaciones y los elementos de acción para lo que se necesita hacer un seguimiento.

Por ejemplo, una herramienta de reunión como Fellow facilita el seguimiento de los elementos de acción con una sección ya disponible. De esta manera, toda la información relevante y necesaria se organiza en un solo lugar. Nunca se sabe cuándo se presentará la idea perfecta, por lo que desea estar listo con un lugar para escribirla.

9 Si es remoto, anime a los asistentes a tener las cámaras encendidas

Puede ser complicado celebrar una reunión virtual productiva, pero una forma de asegurarse de que todos estén comprometidos, escuchando y una parte de la conversación es pedir que todos enciendan su cámara. Asegúrese de poner en marcha esta regla con anticipación, para que nadie quede sorprendido con la guardia baja y parezca menos preparado para la cámara. Ver a tu equipo mientras habla y saber que otros están prestando atención mientras hablas hace que la reunión sea más personal.

También puedes animar a los asistentes a que se aseguren de estar sentados en un lugar tranquilo, lejos de distracciones y silenciando las notificaciones entrantes, para que su atención permanezca en la conversación.

Listo para cualquier cosa!

Las reuniones efectivas no ocurren por sorpresa. Se necesita tiempo, esfuerzo y mucha preparación para asegurarse de que todo esté en su lugar. No importa el tipo de reunión, cuántas personas estén presentes o qué se deba discutir, siempre es una buena idea seguir estos pasos para estar listo para lo que está en juego.