En su superficie, el concepto de gestión de inventario puede parecer bastante sencillo: ¿cuánto stock tenemos a mano para cada uno de los productos que vendemos? Pero es mucho más complicado que eso. La gestión de inventario abarca la contabilidad de los productos en su almacén, las materias primas necesarias para fabricar esos productos y otros suministros para mantener su negocio en funcionamiento.
La gestión de inventario no es simplemente una contabilidad de lo que es; implica predecir lo que «será» para que la organización pueda garantizar que tiene suficientes productos, materias primas y suministros para satisfacer la demanda futura. Llevar demasiado inventario, y estás desperdiciando valiosos recursos fiscales. Lleva muy poco, y te arriesgas a perder dinero por la pérdida de ventas.
Los sistemas de gestión de inventario eficaces pueden ayudar a las empresas a ahorrar tiempo y dinero y maximizar las ventas. El sistema de gestión de inventario adecuado automatiza algunos procesos, realiza un seguimiento preciso de los bienes y servicios entrantes y salientes y proporciona los datos en tiempo real necesarios para tomar decisiones de compra y desarrollo de productos.
¿Qué Es la Gestión de Inventario?
La gestión de inventario analiza cuánto stock pedir y cuándo pedirlo. El proceso de gestión de inventario implica el seguimiento del stock desde el punto de compra o creación hasta su venta.
Hay muchas maneras de planificar y administrar su inventario, cada una guiada por sus necesidades de producto y de negocio. La estrategia de extracción se basa en la demanda de los clientes, donde usted ordena pequeñas cantidades de inventario según sea necesario. La estrategia de empuje, por otro lado, se basa en la previsión y se basa en la demanda esperada o prevista. La estrategia just-in-time genera productos en el momento de su pedido. La estrategia utilizada varía según la industria, el tipo de negocio y la estrategia de inventario de la empresa.
¿Por qué Es Tan Importante la Gestión de Inventario para Pequeñas Empresas?
Las empresas de todos los tamaños necesitan realizar un seguimiento del inventario para ayudarles a administrar los costos y garantizar que tengan una amplia oferta de productos para satisfacer la demanda de los clientes. La gestión eficaz del inventario permite a las empresas ahorrar dinero y mejorar el flujo de caja.
Por ejemplo, la compra de productos o materias primas que se encuentran en los estantes significa que no se está obteniendo el beneficio o el valor de los dólares invertidos en esos materiales. Por otro lado, no tener suficiente inventario para satisfacer la demanda de los clientes puede resultar en ventas perdidas.
Es fundamental que las pequeñas empresas gestionen su inventario de forma fiable y rentable.
17 Consejos para la gestión de inventario de Pequeñas Empresas
Garantizar un método eficiente, preciso y confiable de gestión de inventario es fundamental para las pequeñas empresas. Aquí vemos 17 consejos para la gestión de inventario de pequeñas empresas.
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Usa el Método de Inventario Adecuado para tu Negocio
Lo más probable es que haya un método de inventario que funcione mejor para tu negocio. Para un negocio con un producto perecedero, como flores o alimentos, eso implicaría vender primero el inventario que compraron primero, esa es la estrategia de primero en entrar, primero en salir (FIFO). Esta estrategia significa que los productos y materiales más antiguos se agotan primero.
FIFO es el método de inventario estándar utilizado por la mayoría de las empresas. El uso de FIFO es uno de los consejos de administración de inventario más comunes para las empresas por una razón: puede tener un gran impacto en sus resultados finales.
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Comprender y pronosticar con precisión la demanda
Uno de los elementos clave de una gestión de inventario eficaz es la previsión precisa. Los gerentes de inventario confían en los datos para ayudarles a rastrear el uso, incluido un registro de ventas históricas, tendencias de mercado, estacionalidad y tecnología como el análisis predictivo para ayudar a los gerentes a tomar decisiones basadas en datos. Sin embargo, los gerentes de inventario también deben considerar otros factores como el clima, la salud de la economía, los cambios en la demanda y más.
La capacidad de pronosticar con precisión la demanda puede desempeñar un papel importante en la gestión de los costos de inventario y la maximización de las oportunidades de ventas.
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Identificar Stock de giro bajo
A lo largo de la cadena de suministro, la capacidad de identificar stock de giro bajo ayuda a los gerentes de inventario con pedidos de materias primas al ajustar la producción e identificar productos que ya no tienen una gran demanda.
Por ejemplo, si su sistema de gestión de inventario identifica un suministro específico que languidece en el estante, puede ser una señal de que la demanda del producto ha disminuido o se necesitan esfuerzos de promoción adicionales para aumentar la conciencia y la demanda. Al identificar las acciones de movimiento lento a tiempo, las empresas se dan la mejor oportunidad de venderlas y evitar que se vuelvan obsoletas. Las tácticas incluyen ejecutar una promoción especial, transferir las acciones a otro lugar donde se vendan más rápido o vender las acciones a un tercero.
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El seguimiento de los niveles de existencias
El seguimiento de la cantidad de artículos específicos disponibles, ya sea que se utilicen en el desarrollo de productos o en la representación de productos para la venta a los clientes, puede ayudar a los gerentes de inventario a ajustar sus procesos de pedido. Establecer un proceso de conteo del ciclo de inventario bien documentado y consistente puede ayudar a minimizar los errores que pueden afectar la disponibilidad y el acceso a las existencias. La creación de recordatorios automáticos en el sistema de gestión de inventario de su empresa puede alertar a los gerentes de inventario cuando sea necesario ordenar artículos adicionales. El seguimiento de los niveles de existencias también ayuda a gestionar y supervisar la demanda de productos.
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Auditar niveles de existencias
Su sistema de gestión de inventario debe ser preciso. Garantizar su precisión requiere una combinación del software adecuado y las políticas y prácticas adecuadas. Es posible que los niveles que se muestran en su software de gestión de inventario no siempre coincidan perfectamente con lo que realmente está a mano. Pero cuanto más se acerquen los dos niveles, más confianza tendrá en sus prácticas de gestión de inventario.
Los niveles de inventario pueden verse afectados por varios factores, desde no recibir existencias con precisión hasta daños y robos. La auditoría de los niveles de existencias a través del recuento de ciclos regulares le ayuda a encontrar errores en la entrada de datos, residuos potenciales y otros problemas de gestión de inventario.
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Use Just-in-Time Cuando sea posible
Para minimizar los suministros disponibles y controlar los costos de operación, algunas empresas utilizan la gestión de inventario just-in-time (JIT). Los gerentes de inventario trabajan en estrecha colaboración con los proveedores para que las materias primas lleguen a tiempo para la producción, pero no antes de lo necesario. En última instancia, el objetivo es tener a mano el menor inventario posible, pero suficiente para producir lo que se necesita cuando se necesita.
La gestión de inventario JIT requiere un sofisticado sistema de gestión de inventario que pueda procesar rápidamente los pedidos y administrar los detalles necesarios para que pueda cumplir con los pedidos de los clientes sin demora.
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Centrarse en el Control de calidad
A lo largo del proceso de gestión de inventario, es fundamental centrarse en el control de calidad, por lo que las empresas deben implementar inspecciones de calidad a lo largo del ciclo de vida del producto para minimizar los residuos y garantizar que cumple con los estándares. Integrar el control de calidad en todos los aspectos de la gestión de inventario y la documentación precisa de los elementos críticos del control de calidad, como los pedidos precisos y la correspondencia de facturas, es vital. También es importante asegurarse de que todos los empleados entiendan y se adhieran a los procesos establecidos.
Ninguna lista de consejos de gestión de inventario para pequeñas empresas estaría completa sin enfatizar la creación y el mantenimiento de una cultura que se centre en la calidad para cada paso de su proceso de inventario, desde el pedido hasta la recepción, la recolección y el embalaje. Es una cultura que comienza desde arriba y debe integrarse en todas las políticas, procedimientos y prácticas. Encueste a sus empleados sobre cómo ven la cultura de la empresa en relación con un enfoque en la calidad. Después de establecer una línea de base en toda la encuesta, así como otros indicadores, como los comentarios de los clientes, las devoluciones y otros indicadores clave de rendimiento para la gestión del inventario, establezca objetivos de mejora. Observe las áreas individuales, así como las métricas de éxito de toda la empresa y comparta el progreso a medida que alcanza los hitos.
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Considere el envío directo
Con el envío directo, los proveedores envían productos directamente desde sus almacenes al cliente, eliminando la necesidad de mantener el producto a mano e incurrir en los costos de inventario relacionados. En lugar de controlar cada aspecto del ciclo de vida del producto, usted es el principal responsable de la comercialización y venta del producto.
Elimina los costos de almacenamiento y cumplimiento, y su beneficio proviene de la diferencia entre el precio mayorista y el precio minorista del producto, menos los costos asociados con la comercialización y venta del producto. Es esencial tener una relación estable con un socio de envío directo de confianza para garantizar la calidad del producto y el software de gestión de inventario adecuado para ayudar a administrar y monitorear estas transacciones.
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Configure un punto de venta
La tecnología de punto de venta (POS) puede ayudar a su pequeña empresa a rastrear el inventario y las existencias en tiempo real. Cuando se venden artículos, el software se actualiza automáticamente para mostrar los niveles de inventario y el costo de los bienes disponibles. Como su nombre indica, la tecnología POS se utiliza en el punto de venta y se puede usar en el proceso de fabricación para rastrear suministros y materias primas a medida que se usan. Su software de punto de venta debe integrarse a la perfección con su sistema de gestión de inventario para ayudarlo a rastrear fácilmente el inventario entrante y saliente. Cuando se hace correctamente y con software integrado, elimina los errores de entrada de datos de su conteo de inventario y tiene mejores capacidades de generación de informes. Por ejemplo, puede producir paneles con información como márgenes de beneficio para artículos específicos y rotación de inventario.
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Utilice un sistema de códigos de barras
Aunque se inventaron hace más de 70 años, los códigos de barras ayudan a administrar el inventario.
Las barras negras y los caracteres alfanuméricos con los que probablemente esté familiarizado representan información codificada que hace que sea más fácil, rápido y preciso para las empresas administrar su inventario. Los códigos de barras se pueden leer con escáneres portátiles, lo que permite a los gerentes de inventario rastrear fácilmente el inventario entrante y saliente.
Para los artículos en su almacén, el código de barras identifica información como tamaño, color, ubicación, cuándo se produjo el artículo y su fecha de caducidad y otros detalles. Los códigos de barras también proporcionan más visibilidad de sus productos y lo ayudan a usar el inventario de manera más eficiente, como usar los artículos que expiran primero para cumplir con los pedidos. También le ayuda a realizar un recuento de inventario rápido y cumplir los pedidos de manera más eficiente. En la configuración minorista, el código de barras puede incluir nombres de productos y precios. Los códigos de barras pueden convivir con los productos durante todo su ciclo de vida, desde que se fabrican hasta el servicio.
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Usar Órdenes de compra
Las empresas usan órdenes de compra para hacer un seguimiento de los pedidos realizados con vendedores o proveedores. Las órdenes de compra son documentos con detalles de lo que se compró, en qué cantidad y a qué precio.
Cuando se reciben mercancías, se examinan y comparan con la orden de compra para garantizar que se recibió el artículo correcto, en la cantidad correcta, y que el precio cobrado en la factura es correcto. Las órdenes de compra desempeñan un papel esencial en la recepción precisa del inventario.
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Recibir inventario con precisión
Cuando se recibe el inventario, debe revisarse y compararse con la orden de compra para garantizar la precisión. Es esencial verificar que recibió el artículo correcto en las cantidades pedidas y se le cobró el precio acordado.
Recibir inventario es el primer paso en un recuento de inventario preciso. Si bien su sistema de gestión de inventario juega un papel importante aquí, también lo hará su personal. Necesitan estar bien capacitados y comprender los pasos a seguir al recibir inventario y por qué se trata de negocios importantes de todos los tamaños. La precisión al principio hace que su proceso de gestión de inventario comience en tierra firme.
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Formalizar y estandarizar procesos
La tecnología adecuada puede mejorar los procesos de gestión de inventario al proporcionar datos e información para tomar decisiones de compra, fabricación y promoción de ventas. Pero también hay un «lado de la gente».»Formalizar, estandarizar y revisar regularmente los procesos puede minimizar los errores humanos y garantizar que sus procesos funcionen de la manera más eficiente posible.
Por ejemplo, algo tan simple como ser consistente en la forma en que recibe el stock puede ayudarlo a minimizar los errores y controlar los costos. Un proceso estándar para que todos lo sigan, de la misma manera, para recibir, verificar, desempacar y contar productos, y un proceso similar para recoger, empacar y enviar productos, puede minimizar la variación, reducir el desperdicio y agregar ingresos a sus resultados finales.
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Organizar almacén
La organización del almacén tiene un impacto significativo en la eficiencia de la gestión de la cadena de suministro. Se pierde tiempo si no se puede encontrar el inventario o se tarda demasiado en encontrarlo. Además de considerar cómo se recibe, almacena y accede al inventario, la gestión de la cadena de suministro también debe considerar otros desafíos de gestión de inventario, como los requisitos especiales para existencias perecederas o frágiles.
El espacio de almacén es un elemento esencial para una gestión eficiente del inventario y los pedidos. Administrar bien su espacio significa que puede almacenar más inventario y aprovechar al máximo su almacén, lo que le ayuda a controlar los costos y aumentar las ventas.
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Tome decisiones basadas en datos
Uno de los beneficios clave de un sistema de gestión de inventario sólido es la información que puede proporcionar en tiempo real para ayudarlo a tomar decisiones basadas en datos. Su sistema de gestión de inventario debe proporcionar información actualizada al minuto sobre los niveles de suministro y los productos disponibles, los costos de almacenamiento de esos productos, la velocidad de giro de los productos y el tiempo óptimo para reabastecer ciertos suministros.
Los datos también pueden ayudar a predecir los niveles de ventas futuros en función del historial de ventas y supervisar el rendimiento de los proveedores. Tomar decisiones basadas en datos significa que está combinando el arte de la gestión de inventario con la ciencia de elementos de datos críticos para ayudarlo a minimizar los costos y maximizar los ingresos.
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Analizar el rendimiento de los proveedores
El sistema de gestión de inventario adecuado también puede ayudarlo a evaluar y analizar el rendimiento de los proveedores. Pregúntate a ti mismo:
- ¿Qué proveedores entregan constantemente los productos a tiempo?
- ¿Qué proveedores tienen el nivel más bajo de errores de envío?
- ¿Qué proveedores ofrecen las mejores tarifas?
Un proveedor con un rendimiento inestable agrega costos a sus procesos de administración de inventario. El sistema adecuado puede ayudarlo con el análisis de inventario e identificar de forma rápida y precisa a los proveedores problemáticos, como los proveedores que habitualmente son lentos o envían cantidades inferiores a las solicitadas.
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Invertir en Software de Gestión de Inventario
Las empresas utilizan software de gestión de inventario para gestionar y optimizar sus cadenas de suministro. El software de gestión de inventario ayuda a las pequeñas empresas a asegurarse de tener suficiente inventario a mano y en las ubicaciones correctas para satisfacer la demanda de los clientes y garantizar la eficiencia en sus actividades de fabricación.
Invertir en el software de gestión de inventario adecuado proporciona información precisa y actualizada para tomar decisiones de compra críticas, como cuándo reponer existencias y qué proveedores usar.
La gestión eficaz del inventario es esencial para empresas de cualquier tamaño. Sin embargo, para las pequeñas empresas en particular, la gestión eficaz del inventario puede ayudar a administrar los recursos limitados, garantizar la precisión en cada punto de la cadena de suministro y ayudar a tomar decisiones sobre el desarrollo y la comercialización de productos para construir y mantener un negocio exitoso.
Las empresas pueden ahorrar tiempo y dinero y maximizar las ventas con un sistema avanzado de gestión de inventario. Automatiza el proceso para minimizar los costos, realizar un seguimiento preciso de los bienes y servicios entrantes y salientes y proporcionar los datos en tiempo real necesarios para tomar decisiones de compra y desarrollo de productos.
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Preguntas frecuentes sobre Gestión de Inventario para Pequeñas Empresas
¿Cómo organizan las pequeñas empresas su inventario?
Las pequeñas empresas organizan su inventario en función de su uso: inventario utilizado en el proceso de producción, inventario comprado por los consumidores e inventario utilizado en la operación diaria de la empresa (suministros).
El inventario debe almacenarse en almacenes y organizarse para garantizar la facilidad de acceso al tiempo que se minimiza el esfuerzo. Por ejemplo, los suministros utilizados en el proceso de producción deben estar cerca de donde se recogen y utilizan.
¿Cómo administrar el inventario de manera efectiva?
La gestión eficaz del inventario requiere una combinación de la tecnología adecuada, las políticas, procedimientos y procesos correctos, y personal bien capacitado que siga un proceso consistente para recibir y administrar materias primas y procesar pedidos. El proceso de gestión de inventario comienza al recibir artículos en el inventario y garantiza un proceso consistente para eliminar artículos del inventario, administrar los desechos y monitorear continuamente los niveles de almacenamiento.
¿Cuáles son los 4 tipos de inventario?
Hay cuatro tipos de inventario que gestionan las pequeñas empresas: materias primas y componentes, productos terminados, trabajos en curso y productos MRO (suministros de mantenimiento, reparación y operación). Las materias primas y los componentes son los insumos necesarios para fabricar los productos que vende la empresa; los productos terminados están disponibles para venderlos a los clientes, se fabrican productos en proceso, los productos MRO ejecutan operaciones comerciales, por ejemplo, suministros.
¿Cuáles son las 3 principales técnicas de gestión de inventario?
Las tres técnicas principales de gestión de inventario son la estrategia de tracción, la estrategia de empuje y la estrategia justo a tiempo (JIT). La estrategia de atracción se basa en la demanda de los clientes. La estrategia de empuje se basa en la demanda esperada o prevista. La estrategia just-in-time produce productos en el momento de su pedido. La estrategia utilizada varía según la industria, el tipo de negocio y la estrategia del propietario.
¿Qué es la rotación de inventario?
La rotación del inventario es una medida del tiempo transcurrido entre la recepción del inventario y su uso o venta. Cuanto más corto sea el tiempo entre estos dos puntos, más eficiente y rentable será el proceso de gestión de inventario. El inventario que se mantiene disponible durante más tiempo del necesario representa costos para la pequeña empresa. Estos costos se pueden gestionar y minimizar con un proceso de gestión de inventario eficaz.
¿Qué es el análisis de inventario?
El análisis de inventario es el proceso de revisión de datos para determinar la cantidad correcta de existencias (suministros y productos para los clientes) que deben tener a mano. El objetivo es minimizar el tiempo disponible para reducir los costos de inventario y, al mismo tiempo, garantizar que haya suficiente producto disponible para satisfacer los requisitos de producción y la demanda de los clientes.
¿Por qué no hay hojas de cálculo para la gestión de inventario?
Las hojas de cálculo son lamentablemente inadecuadas para administrar el inventario. Antes de que se desarrollara la tecnología de software de gestión de inventario, las hojas de cálculo se usaban comúnmente. Sin embargo, están sujetos a errores y no son lo suficientemente sofisticados como para automatizar aspectos del proceso de inventario que le permitan garantizar tiempos de pedido óptimos y proporcionar informes actualizados al minuto.
