Si votre organisation à but non lucratif dispose d’un corps de bénévoles de bonne taille, d’un accès à un lieu approprié, d’un nombre suffisant de membres intéressés pour se présenter et enchérir à des niveaux raisonnablement élevés, et de contacts avec des commerçants, des professionnels ou des membres qualifiés qui feront don d’articles aux enchères ou fourniront des commandites et d’autres aides, une vente aux enchères en direct pourrait être un excellent moyen de collecter des fonds. Vous pouvez en faire le « main event » ou le combiner avec un autre événement, tel qu’un dîner de gala.
Mais ne sous-estimez pas le travail impliqué à l’avance. Vous devrez commencer à planifier environ cinq à huit mois à l’avance et suivre les étapes préparatoires décrites ci-dessous.
- Fixez des objectifs de participation, d’approvisionnement et de gain
- Planifiez un budget
- Fixer une date et un lieu
- Choisissez un commissaire—priseur
- Envoyer des invitations
- Sollicitez des dons de biens et de services
- Préparer des documents écrits
- Promouvoir et faire connaître l’événement
- Créez un tableau des sièges
- 10.Mettre en place des affichages d’articles aux enchères
- Mettre en place un système de paiement
- Planifiez les affectations du « Jour de l’événement »
Fixez des objectifs de participation, d’approvisionnement et de gain
Pour vous assurer que votre enchère rapportera de l’argent, il est utile d’identifier des objectifs réalisables pour le nombre de personnes qui assisteront, le nombre d’articles disponibles pour enchérir et le montant que ces articles gagneront lors de la vente. Vous trouverez des conseils à ce sujet dans le Q& A, « Combien notre organisation à but non lucratif peut-elle espérer gagner si nous organisons une vente aux enchères en direct? »
Planifiez un budget
Faites quelques chiffres pour vous assurer que votre événement sera rentable et aidez à planifier les articles que vous devrez solliciter pour un prêt ou un don. Vos principales dépenses, en fonction de vos actifs existants et de ce que vous recevez, sont susceptibles d’inclure la location d’une salle, la nourriture et les boissons, les décorations, un excellent système de son, l’impression de catalogues et de programmes, des presse-papiers et des stylos, et les frais du commissaire-priseur ou de l’hébergeur. Demandez-vous si un membre en fournira un pour transporter des objets de vente aux enchères dans la salle — sinon, vous devrez peut-être en louer un.
Du côté des revenus, vous pouvez envisager de facturer l’entrée, de vendre de l’espace publicitaire dans votre catalogue, de solliciter des commandites commerciales (ainsi que des dons de biens), d’organiser des tombolas ou des ballons, de vendre une boisson signature et, bien sûr, de rapporter des bénéfices des articles vendus aux enchères.
Fixer une date et un lieu
De nombreuses organisations à but non lucratif choisissent d’organiser des ventes aux enchères à l’automne, pour les personnes qui commencent à acheter des cadeaux des Fêtes mais qui ne sont pas encore fatiguées par les achats. Les soirées du week-end sont généralement les meilleures, afin que les clients ne se dérangent pas de rester tard. S’il y a une raison de choisir un jour de semaine, pensez à commencer tôt, par exemple à 5h30. Prévoyez de les nourrir à dîner, aussi.
Si vous avez déjà un emplacement en tête, peut-être l’auditorium de votre école ou le très grand salon d’un membre du conseil d’administration, génial, Sinon, c’est l’un des premiers détails dont vous devrez vous occuper, à la fois pour vous assurer que le lieu est disponible et pour que vous puissiez l’annoncer dans n’importe quelle notification « Enregistrer la date » ou sur votre site Web.
L’emplacement est un facteur majeur de la réussite de votre événement. Recherchez un lieu à l’intérieur, suffisamment grand pour non seulement accueillir votre public cible et le laisser socialiser, mais aussi pour afficher les articles que vous prévoyez de vendre; mais pas si grand que les invités se sentent perdus ou entreposés. Il doit également être bien éclairé, pratique pour vos participants potentiels et conforme à l’ambiance prévue de l’événement.
Choisissez un commissaire—priseur
Les services d’un commissaire—priseur professionnel – qui peut, en fait, venir avec un personnel d’assistants – coûteront probablement plusieurs milliers de dollars (parfois en fonction de votre niveau de revenus). Bien sûr, un vrai professionnel récupérera le salaire, puis certains, grâce à l’art de rythmer les enchères de manière appropriée, d’inspirer l’enthousiasme du public et de savoir comment gérer les problèmes comme une accalmie dans les enchères.
Envoyer des invitations
Les ventes aux enchères caritatives ont tendance à attirer les membres de votre groupe plus que le monde en général, donc pour en faire un succès, envoyez aux membres des e—mails Enregistrer la date dès que vous avez la date, l’heure et le lieu de base définis – jusqu’à cinq mois à l’avance. Suivez ceux avec des invitations imprimées, de 60 à 90 jours avant l’événement.
Demandez aux gens de RSVP en achetant des billets à l’avance. Cela évite que les gens changent d’avis à la dernière minute et réduit le montant d’argent traité par vos personnes inscrites.
Sollicitez des dons de biens et de services
La clé pour rentabiliser votre enchère est de mettre aux enchères la plupart ou la totalité des biens donnés. Même les articles qui attirent des offres basses sont un pur profit pour vous — et ramèneront les chasseurs de bonnes affaires dans les années suivantes.
Lancez ce processus dès que vous connaissez la date de votre événement. Il est optimal qu’un comité de bénévoles commence à solliciter des articles trois à six mois avant l’événement.
Votre enchère devrait avoir quelque chose pour chaque type de membre du public. Les articles populaires comprennent des billets pour les voyages, les loisirs et les sports; des souvenirs de célébrités et de sports; des certificats-cadeaux pour les repas, la culture et le divertissement; des produits et services de santé et de beauté (les certificats-cadeaux de spa sont populaires); arts et artisanat et décoration intérieure; électronique; services professionnels; stages pour les jeunes; cadeaux pour les enfants; et des forfaits ou des expériences uniques combinant l’un des éléments ci-dessus. Préparez au moins un ou deux articles à gros prix, comme un voyage à Hawaï.
Préparer des documents écrits
À des fins internes et pour le public, préparer tout ou partie des documents suivants:
- liste principale des articles disponibles pour enchérir
- catalogue d’enchères
- programme d’événements
- instructions d’enchères
- feuilles d’enchères (pour une enchère silencieuse seulement)
- feuilles d’enregistrement (pour une enchère en direct seulement), et
- formulaires de reçus de ramassage.
Vous trouverez des détails et des exemples de ceux-ci dans le Guide des bénévoles pour la collecte de fonds; Amassez des fonds pour votre École, votre Équipe, votre Bibliothèque ou votre Groupe communautaire (Nolo).
Promouvoir et faire connaître l’événement
Si vous avez de la chance, vos invitations à elles seules suffiront à attirer des gens à votre événement — mais une promotion supplémentaire peut être nécessaire. Lors de la publicité d’une vente aux enchères, suscitez l’enthousiasme en décrivant certains des principaux articles à enchérir. Mettez également au défi chacun de vos leaders et de vos principaux bénévoles de vendre un certain nombre de billets.
Créez un tableau des sièges
À moins que votre enchère ne soit très informelle, peut-être avec des personnes alignées sur des chaises, un tableau des sièges peut aider à maximiser le plaisir des gens et à s’assurer que les meilleurs enchérisseurs potentiels sont bien placés dans la salle.
10.Mettre en place des affichages d’articles aux enchères
Avec les enchères en direct, il est d’usage d’afficher les articles séparément, à l’ouverture de l’événement, avant qu’ils ne soient déplacés sur la scène pour la vente aux enchères réelle. Votre objectif est de créer des affichages visuellement attrayants et de donner aux gens la possibilité de décider ce qu’ils veulent.
Protégez les objets de grande valeur ou facilement soulevés en les plaçant dans une vitrine, en faisant garder la table par un bénévole, ou simplement en les stockant et en mettant des photos ou un storyboard. Ce dernier est également utile pour les chèques-cadeaux. Vous pouvez également faire preuve de créativité, peut-être en faisant marcher un bénévole autour de la modélisation d’un collier coûteux.
La touche finale devrait être une grande affiche ou une bannière avec le nom et le logo de votre organisation placés sur le devant ou au-dessus du podium où le commissaire-priseur se tiendra, pour rappeler au public que leurs offres sont toutes pour une bonne cause.
Mettre en place un système de paiement
L’un des plus grands défis de la tenue d’une vente aux enchères survient à la fin, lorsque vous devez collecter le paiement et unir les enchérisseurs avec leurs marchandises. L’idée est que les gens montrent leur numéro de soumissionnaire, confirment ce qu’ils doivent après avoir reçu un total calculé électroniquement, récupèrent leurs articles et partent. Si ce processus est lent, les gens peuvent sortir sans payer. Les plus grandes organisations à but non lucratif embauchent généralement quelqu’un pour gérer la caisse, soit l’entreprise fournissant le commissaire-priseur, soit un service tel que greatergiving.
Planifiez les affectations du « Jour de l’événement »
Déterminez toutes les tâches possibles que les gens pourraient avoir à gérer le jour des enchères, puis affectez des bénévoles ou embauchez des professionnels pour les exécuter. Pour les rôles les plus complexes, vous voudrez organiser des formations. Les tâches les plus importantes comprennent, par exemple, les personnes chargées de l’installation, de l’inscription, de la garde d’enfants, des photographies, du paiement, de l’équipe de nettoyage et du comptage et du dépôt d’argent.
Maintenant, il ne vous reste plus qu’à organiser la vente aux enchères ! Pour des informations détaillées sur tout ce qui est décrit ci-dessus, ainsi que sur la vente aux enchères elle-même, consultez Le Guide de collecte de fonds des bénévoles; Amassez des fonds pour votre École, votre Équipe, votre Bibliothèque ou votre Groupe communautaire (Nolo).
