hvis din nonprofit har en god størrelse korps af frivillige, adgang til et passende sted, nok interesserede medlemmer til at dukke op og byde på rimeligt høje niveauer, og kontakter med købmænd, fagfolk eller dygtige medlemmer, der vil donere elementer til bud eller give sponsorater og anden bistand, kan en levende auktion være en god måde at rejse midler. Du kan gøre det til “main event” eller kombinere det med en anden begivenhed, såsom en gallamiddag.
men undervurder ikke det involverede arbejde på forhånd. Du skal begynde at planlægge omkring fem til otte måneder i forvejen og tage sig af de forberedende trin, der er beskrevet nedenfor.
- Sæt mål for deltagelse, indkøb og indtjening
- Planlæg et Budget
- Indstil en dato og placering
- vælg en auktionarius
- Send invitationer
- Anmod om donationer af varer og tjenester
- Forbered skriftligt materiale
- fremme og offentliggøre begivenheden
- Opret et siddekort
- 10.Indstil visning af auktionsgenstande
- Opret et kassesystem
- Planlæg “Begivenhedsdag” – opgaver
Sæt mål for deltagelse, indkøb og indtjening
for at sikre, at din auktion tjener penge, hjælper det med at identificere brugbare mål for antallet af personer, der vil deltage, hvor mange varer der vil være tilgængelige for budgivning, og hvor meget disse varer tjener ved salg. Du finder råd om det i spørgsmål& A, ” hvor meget kan vores nonprofit forvente at tjene, hvis vi holder en live auktion?”
Planlæg et Budget
Kør nogle numre for at sikre, at din begivenhed bliver rentabel, og hjælp med at planlægge, hvilke emner du skal anmode om lån eller donation. Dine store udgifter, afhængigt af dine eksisterende aktiver og hvad du får doneret, vil sandsynligvis omfatte en haludlejning, mad og drikkevarer, dekorationer, et fremragende lydsystem, udskrivning af kataloger og programmer, clipboards og penne og auktionarius eller hostens gebyr. Spørg rundt for at se, om et medlem vil give en til at færge auktionsgenstande til hallen — hvis ikke, skal du muligvis leje en.
på indkomstsiden kan du planlægge at opkræve adgang, sælge annonceplads i dit katalog, anmode om forretningssponsorater (sammen med donationer af varer), holde lodtrækninger eller ballonpopper, sælge en signaturdrink og selvfølgelig indbringe overskud fra de auktionerede varer.
Indstil en dato og placering
mange nonprofitorganisationer vælger at afholde auktioner om efteråret, for folk, der begynder at købe feriegaver, men endnu ikke er i en tilstand af shoppingtræthed. Helgeaftener er generelt bedst, så gæsterne ikke har noget imod at blive sent. Hvis der er en grund til at vælge en hverdag, kan du overveje at starte tidligt, f.eks. Planlæg at fodre dem middag, også.
hvis du allerede har en placering i tankerne, måske din skoles auditorium eller bestyrelsesmedlemmets ekstra store stue, fantastisk, hvis ikke, er dette en af de tidligste detaljer, du skal passe på, både for at sikre, at lokalet er tilgængeligt, og så du kan annoncere det i enhver “Gem datoen”-meddelelse eller på din hjemmeside.
placering er en vigtig faktor i succesen af dit arrangement. Se efter et sted, der er indendørs, stort nok til ikke kun at placere dit tilsigtede publikum og lade dem socialisere sig, men også til at vise varer, du planlægger at sælge; alligevel ikke så stort, at gæsterne føler sig fortabt eller oplagret. Det skal også være godt oplyst, praktisk for dine sandsynlige deltagere, og ellers i overensstemmelse med begivenhedens tilsigtede stemning.
vælg en auktionarius
en professionel auktionarius tjenester — som faktisk kan komme med et personale af hjælpere — vil sandsynligvis koste flere tusinde dollars (nogle gange afhængigt af dit indtjeningsniveau). Selvfølgelig, en ægte professionel vil tjene tilbage lønnen og derefter nogle, gennem kunsten at pacere budgivningen korrekt, inspirerende publikums entusiasme, og at vide, hvordan man håndterer problemer som en pause i budgivningen.
Send invitationer
velgørenhedsauktioner har tendens til at tiltrække medlemmer af din gruppe mere end verden som helhed, så for at gøre det til en succes, send medlemmer Gem datoen e—mails, så snart du har fået den grundlæggende dato, tid og sted udarbejdet-op til fem måneder på forhånd. Følg dem med trykte invitationer fra 60 til 90 dage før begivenheden.
Bed folk om at RSVP ved at købe billetter på forhånd. Det undgår at få folk til at skifte mening i sidste øjeblik, og reducerer mængden af kontanter, der håndteres af dine registreringsfolk.
Anmod om donationer af varer og tjenester
nøglen til at gøre din auktion rentabel er at auktionere for det meste eller helt donerede varer. Selv varer, der tiltrækker lave bud, er ren fortjeneste for dig-og vil bringe forhandlerjægerne tilbage i de efterfølgende år.
få denne proces startet, så snart du kender datoen for din begivenhed. At have et udvalg af frivillige begynder at anmode om emner tre til seks måneder før begivenheden er optimal.
din auktion skal have noget for enhver type publikum medlem. Populære varer inkluderer billetter til rejser, rekreation og sport; kendis-og sportsmemorabilia; gavekort til spisning, Kultur og underholdning; sundheds-og skønhedsprodukter og-tjenester( spa-gavekort er populære); kunst og kunsthåndværk og hjem d kurscor; elektronik; professionelle tjenester; praktikophold for unge; Gaver til børn; og pakker eller unikke oplevelser, der kombinerer noget af ovenstående. Forbered mindst en eller to store billet varer, som en tur til Thailand.
Forbered skriftligt materiale
til både interne formål og for offentligheden skal du forberede nogle eller alle følgende:
- masterliste over tilgængelige varer til budgivning
- auktionskatalog
- begivenhedsprogram
- budinstruktioner
- budark (kun til en stille auktion)
- optagerark (kun til en live auktion) og
- afhentningskvitteringsformularer.
detaljer og prøver af disse kan findes i Se frivilliges Guide til Fundraising; Indsaml penge til din skole, Team, bibliotek eller samfundsgruppe (Nolo).
fremme og offentliggøre begivenheden
hvis du er heldig, vil dine invitationer alene være nok til at lokke folk til dit arrangement—men yderligere forfremmelse kan være nødvendig. Når offentliggøre en auktion, generere spænding ved at beskrive nogle af de store elementer op til budgivning. Udfordre også hver af dine ledere og kernefrivillige til at sælge et bestemt antal billetter.
Opret et siddekort
medmindre din auktion vil være meget uformel, måske med folk opstillet i stole, kan et siddekort hjælpe med at maksimere folks nydelse og sørge for, at potentielle topbydere er godt placeret i rummet.
10.Indstil visning af auktionsgenstande
med live auktioner er det almindeligt at vise varer separat ved åbningen af begivenheden, før de flyttes til scenen for den aktuelle auktion. Dit mål er at skabe visuelt tiltalende skærme og give folk en chance for at beslutte, hvad de vil have.
Beskyt genstande af høj værdi eller let løftede ved enten at lægge dem i et udstillingsvindue, have en frivillig vagt på bordet eller blot opbevare dem og lægge fotos eller et storyboard. Sidstnævnte er også nyttigt til gavekort. Du kan også få kreative, måske ved at have en frivillig gå rundt modellering en dyr halskæde.
den endelige touch skal være en stor plakat eller banner med din organisations navn og logo placeret på forsiden af eller over podiet, hvor auktionarius vil stå, for at minde publikum om, at deres bud er alle for en god sag.
Opret et kassesystem
en af de største udfordringer ved at afholde en auktion kommer i slutningen, når du skal indsamle betaling og forene budgiverne med deres varer. Ideen er, at folk viser deres budnummer, bekræfte, hvad de skylder efter at have fået en elektronisk beregnet total, afhente deres varer, og forlade. Hvis denne proces er langsom, kan folk gå ud af døren uden at betale. De større nonprofitorganisationer ansætter ofte nogen til at håndtere kassen, enten det firma, der leverer auktionæren, eller en service som greatergiving.
Planlæg “Begivenhedsdag” – opgaver
Find ud af alle mulige opgaver, som folk muligvis skal håndtere på auktionsdagen, og derefter enten tildele frivillige eller ansætte fagfolk til at udføre dem. For de mere komplekse roller vil du gerne holde træning. De vigtigste jobopgaver omfatter for eksempel personer til opsætning, registrering, børnepasning, fotografier, kassen, oprydning besætning, og penge optælling og depositum.
nu skal du bare holde auktionen! For detaljerede oplysninger om alt beskrevet ovenfor såvel som selve auktionen, se frivilliges Guide til Fundraising; Indsaml penge til din skole, Team, bibliotek eller samfundsgruppe (Nolo).
