Sådan forbereder du dig på et møde i 9 trin / fyr.app

du ville ikke løbe et maraton uden træning i forvejen eller bage en æbletærte for første gang uden at bruge en opskrift.

det samme kan siges for at have et møde. Du ville ikke kalde dit team sammen for at diskutere noget vigtigt uden at planlægge fremad, ikke?

i det mindste — vi håber du ikke ville. forberedelse betyder noget, især når det kommer til at køre et møde. Når du ikke tager dig tid til at forberede dig ordentligt, uanset hvilken type møde du har, vil du ende med at spilde alles tid og energi.

hvis du er usikker på, hvordan du forbereder den rigtige måde, har du dækket med disse ni tip for at sikre, at intet falder gennem revnerne.

Sådan forbereder du dig på et møde i 9 trin

du er ivrig efter at få dit møde i gang, og vi bebrejder dig ikke. Der er sandsynligvis meget at diskutere, kundehistorier at dele og forretningsstrategier at acceptere. Men inden du dykker ind, skal du sørge for at gøre disse ni trin for at sikre, at mødet er så produktivt som muligt.

• Opret en mødeskabelon
• Bed deltagerne om at bidrage
• Vedhæft eller Integrer støttedokumenter
• Giv folk tid til at forberede
• Øv hvad du vil sige
• Beslut om andre mennesker præsenterer
• Definer møderoller
• bemærk eventuelle handlingselementer
• opfordre deltagere til at have kameraer på

1 Opret en mødeskabelon

første ting først — start med at oprette en mødeskabelon. Dette giver din mødestruktur, så samtalen kan forblive fokuseret og om emnet.

dagsordenen starter med tid og sted (hvis du møder personligt) efterfulgt af formålet med mødet. Det skal indeholde oplysninger som en liste over emner, talepunkter, handlingselementer og andre aktiviteter, som deltagerne vil diskutere.

at give en klar og omfattende oversigt over, hvad der vil ske, når mødet finder sted, er afgørende for mødets succes, da alle ved, hvad der forventes af dem, hvilke spørgsmål eller kundehistorier de skal have klar til at dele, og hvad deres rolle vil være, når det udfolder sig.

brug for yderligere hjælp? Udnyt mødedagsskabelonerne, bragt til dig af kolleger.

2 Bed deltagerne om at bidrage til dagsordenen

Hvad kan gøre en god dagsorden til en stor dagsorden? At bede deltagerne om at bidrage og tilføje deres egne dagsordenspunkter.

måske har en deltager en specifik flaskehals eller udfordring, de har brug for hjælp til at overvinde, en opdatering om en milepæl, som teamet arbejder på at opnå, eller væsentlige ændringer i virksomhedens politik. At sikre, at mødedagsordenen er samarbejdsvillig og let at dele med deltagere, sikrer, at intet falder gennem revnerne, og at alle handlingspunkter diskuteres.

det kan også give deltagerne en heads up for spørgsmål, der stilles og udfordringer diskuteres, så de kan tænke på nogle af disse flaskehalse på forhånd, så de måske kan komme til mødet med en løsning eller ide klar til at dele.

3 Vedhæft eller Integrer understøttende dokumenter og grafer

når du opretter en dagsorden, får du en bedre ide om, hvilke dokumenter og filer mødedeltagerne skal gå over for at være opdateret om relevante emner. Det hjælper dig også med at oprette et vindende kraftpunkt eller Slide Deck, der er engagerende og informativt.

det er vigtigt, at du giver mødedeltagere nok tid til at sikre, at alle har en chance for at se over vigtige oplysninger og målinger. Så hvis der er noget materiale, du vil have dem til at gennemgå på forhånd, skal du sørge for at sende det ud mindst 24 timer i forvejen. Udtryk til deltagerne, at du gerne vil have dem til at se på disse materialer på forhånd.

når alt kommer til alt er der intet værre end at overraske dit team med 50 dias, når mødet starter. At vide, hvad de er ved at gå ind sætter mødet op for succes.

4 Giv folk tid til at forberede kommentarer og spørgsmål

tilsvarende giver vedhæftning af disse materialer dit team nok tid til at forberede kommentarer, bekymringer, spørgsmål og historier. Hvis du ikke gør det, vil du have et møde, hvor ingen er forberedt, med samtale, der er overalt, og det vil sandsynligvis have brug for et andet møde for at håndtere målene.

jo mere tid dit team har til at forberede disse kommentarer og spørgsmål på forhånd, jo bedre bliver samtalen i mødet! Det sikrer også, at alle forbliver engagerede og om emnet, så intet falder gennem revnerne.

5 hvis du præsenterer, øve hvad du vil sige

alle store præsentationer tage lidt øvelse.

så hvis du er mødeværten, eller den der sparker ting ud, skal du sørge for at øve dig, hvad du vil sige, før alle øjne er på dig! Uanset om du præsenterer dias, fører hele samtalen eller blot bringer et par spørgsmål eller talepunkter på gulvet, skal du øve, hvad du vil sige mindst en gang. Du kan overveje at løbe gennem forskellige måder at starte mødet eller samtalen på, hvad enten det er med en isbryder eller historiedeling.

du kan også skrive nøglepunkter ned på et stykke papir for at bringe med dig til mødelokalet eller få et dokument trukket op elektronisk for dig at læse ud af. Uanset hvilken metode du vælger, vil dette sikre, at dit punkt kommer så klart og kortfattet som muligt, og du minimerer mængden af vandring, mens du taler.

og hvis du planlægger blot at læse dias, skal du ikke læse dem ordret, men i stedet skifte det op og tilføje nogle ekstra kommentarer, så du ikke keder de andre deltagere.

6 Beslut om andre mennesker præsenterer (og lad dem vide på forhånd)

det samme kan siges for andre mødedeltagere. Hvis de præsenterer fra dias, lad dem vide på forhånd, hvilke dias er op til dem at levere. Giv dem også muligheden for at lave deres egne dias eller præsentationsmaterialer for at skabe indholdet i deres egen stemme og tilføje noget personligt flair. Husk desuden, at præsentation ikke kommer naturligt for alle, så at give andre tid nok til at forberede kan hjælpe med at lette deres nerver og føle sig mere komfortable med at tale foran andre deltagere.

du bør også overveje, at det altid er bedst at have mere end en person, der læser præsentationen eller skifter stemmen til den person, der taler generelt. Kun at give en person chancen for at præsentere kan få mødet til at føles som en ensidig samtale. Det gør det føles kedeligt, også.

7 Definer møderoller som note-taker og time-keeper

ingen kan lide at have en møderolle sprunget på dem i sidste øjeblik, så find ud af på forhånd, hvem der tager mødenotaterne, protokollen, og hvem der vil være tidsholderen.

for eksempel, hvis nogen på dit team er gode til at være punktlige, skal du tildele dem til at være tidsholderen, hvis rolle det er at kontrollere, at mødet begynder og slutter til tiden, og at alle punkter på dagsordenen diskuteres i overensstemmelse hermed. Mens noteholderen skal organiseres, da de registrerer de vigtigste beslutninger og detaljer, der er truffet under mødet. Det er også op til dem at sende noterne til deltagerne, når mødet er afsluttet.

mind denne person om, at noter skal sendes ud inden for 24 timer efter mødet, så alt forbliver øverst i sindet.

8bemærk eventuelle handlingselementer og nøgleoptagelser

det kan være nyttigt at bruge mødeprogrammet, der gør noget af det tunge løft for dig — som at give et sted at skrive ned nøgleoptagelserne fra samtalerne og handlingselementerne til det, der skal følges op på.

for eksempel gør et mødeværktøj som kollega det nemt at holde styr på handlingselementer med en sektion, der allerede er tilgængelig. På denne måde er alle relevante og nødvendige oplysninger organiseret et sted. Du ved aldrig, hvornår den perfekte ide bliver bragt op, så du vil være klar med et sted at skrive det ned.

9 Hvis fjernbetjening, opfordre deltagerne til at have kameraer på

det kan være vanskeligt at holde et produktivt virtuelt møde, men en måde at sikre, at alle er engageret, lytter, og en del af samtalen er at bede om, at alle tænder deres kamera. Sørg for at sætte denne regel i gang på forhånd, så ingen bliver fanget af vagt og ser mindre ud end kameraklar. At se dit team, mens de taler, og at vide, at andre er opmærksomme, mens du taler, gør mødet mere personligt.

du kan også opfordre deltagerne til at sørge for, at de sidder et roligt sted væk fra distraktioner og dæmper indgående meddelelser, så deres opmærksomhed forbliver på samtalen.

klar til noget!

effektive møder sker ikke overraskende. Det tager tid, kræfter og masser af forberedelse at være sikker på, at alt falder på plads. Uanset hvilken type møde, hvor mange mennesker der er til stede, eller hvad der skal diskuteres, er det altid en god ide at følge disse trin, så du kan være klar til det, der står på spil.