mange talere frygter publikums spørgsmål eller forsøger at undgå dem. Men at lade dit publikum stille spørgsmål under din præsentation holder dit publikum engageret. Det giver dig også værdifuld feedback om præsentationsindholdet.
skal du medtage en session i din præsentation?
kort sagt-ja. Hvis du laver en hurtig, uformel præsentation, kan dit spørgsmål&en session tage et par minutter og være mere afslappet, men det er stadig en god ide at sikre, at din besked blev godt modtaget og forstået. Officielle præsentationer er mere strukturerede og bør have lidt tid dedikeret til publikums spørgsmål.
besvarelse af dine publikumsspørgsmål kan forbedre din præsentation og få dig til at se mere troværdig ud. På den anden side kan et dårligt håndteret spørgsmål&en session ødelægge din indsats og skade din præsentation.
nogle præsentanter mener, at en god præsentation dækker 100% af emnet og ikke giver plads til yderligere spørgsmål. De ville endda sige noget som “alt skal være klart, og jeg håber, at der ikke er nogen spørgsmål”. Jeg er ikke enig i denne tilgang. Jeg ville aldrig afskrække mit publikum fra at deltage aktivt i min præsentation. Modtagelse af ingen spørgsmål i slutningen af præsentationen kan antyde, at publikum kede sig og ikke lyttede, eller at præsentationen overhovedet ikke var klar og efterlod dem forvirrede og målløse.
forbered dig på dit spørgsmål& A
tænk over din præsentation, og prøv at foregribe de spørgsmål, du måtte få, og forbered dine svar. Ideelt set, når spørgsmålet tillader det, skal du indarbejde nogle af de vigtigste meddelelser eller opfordringer til handling fra din præsentation i dit svar.
har du allerede præsenteret det samme emne og husker nogle af de ofte stillede spørgsmål? Rediger din præsentation, og inkluder svarene på disse spørgsmål i dine dias eller tale. Præsentere for første gang og kan ikke tænke på nogen spørgsmål? Du kan bede dine kolleger eller venner om hjælp eller foretage en hurtig internetsøgning.
du kan også tænke, hvilke spørgsmål du ikke ønsker eller ikke kan besvare og forberede dit svar, hvis de kommer op. Disse kan omfatte et emne, der kun er fjernt relateret til din præsentation eller spørgsmål, der kræver videregivelse af personlige oplysninger i dit svar. Hvis du er bekymret for at blive sat på stedet, forestil dig det værste spørgsmål, du kan blive stillet. Udkast til dine svar for ro i sindet. De kommer sandsynligvis aldrig op, men du vil føle dig mindre bekymret.
hvis der er et følsomt emne, du ved, at folk vil spørge om, skal du adressere det i begyndelsen af din præsentation. Det viser, at du ikke skjuler noget og gør det lettere for alle at fokusere på resten af din præsentation.
Hvornår skal du besvare spørgsmål under din præsentation?
afhængigt af din præsentation, målgruppestørrelse og dine præferencer kan du vælge at håndtere publikumsspørgsmål på forskellige tidspunkter:
- når som helst under præsentationen: Du beder dine lyttere om at løfte hånden og stille spørgsmål, når noget ikke er klart for dem, og du svarer straks på disse spørgsmål. Det kan fungere godt under små møder, hvor du ikke forventer mange spørgsmål. Hvis der er mange afbrydelser håndtering af spørgsmål på denne måde kan være distraherende for studievært og deres publikum.
- på bestemte tidspunkter under din præsentation: du planlægger et par slots til at besvare spørgsmål under din session. Være efter hver del af din præsentation. Det giver dig mulighed for at gruppere spørgsmål om et givet emne og afklare noget uklart, inden du går videre til næste del.
- i slutningen af din præsentation: du besvarer alle spørgsmål i slutningen af din præsentation. Dette er den mest almindelige metode til håndtering af spørgsmål&A og den mest praktiske til møde med store målgrupper.
hvis du planlægger at besvare spørgsmål i slutningen, skal du sørge for at reservere tid og holde dig til din tidsplan. At bede dit publikum om at beholde alle spørgsmål til slutningen af din præsentation og ikke svare på mindst et par er ikke professionelt og viser manglende respekt for dit publikum. Af samme grund bør du ikke udvide sessionen&meget ud over den oprindelige tidsplan, selvom du har tid.
tænk på forhånd, når du vil besvare spørgsmål. Kommuniker det til dit publikum i begyndelsen af din præsentation. Hvis du præsenterer på en konference eller et møde arrangeret af en anden, skal du tjekke det med arrangørerne på forhånd.
under en online præsentation kan du bede dit publikum om at stille spørgsmål om chatten under sessionen. Du kan læse og besvare dem i slutningen af din præsentation. Bare sørg for, at folk er opmærksomme på det og ved, hvor de skal stille deres spørgsmål.
hvis du præsenterer et følsomt emne, har dit publikum muligvis ikke modet til at stille spørgsmål, medmindre de kan gøre det enstemmigt. Tænk, om dette kan være et problem for din præsentation, og hvis du kan tillade anonyme spørgsmål. Forklar dit publikum i begyndelsen af din præsentation, hvordan de kan indsende sådanne spørgsmål.
hvis du besvarer spørgsmål i slutningen af din præsentation, skal du ikke gøre det til den sidste del. Hold 1-2 minutter i slutningen for at lukke bemærkninger. Brug dem til at opsummere dine nøglebeskeder og gentag opfordringen til handling. Dit publikum husker bedst begyndelsen og slutningen af din præsentation, så ønsker at holde kontrol over disse dele og ikke lade et uinteressant eller negativt spørgsmål stjæle fokus.
Sådan håndteres spørgsmål i løbet af en session&?
dette kan synes temmelig indlysende: nogen stiller et spørgsmål om din præsentation, du besvarer spørgsmålet, en anden stiller et andet spørgsmål osv.
men hvis du ser tæt på, er der lidt mere til denne proces og et par ting, du kan gøre for at maksimere værdien af K& en session:
- lyt omhyggeligt til spørgsmålet, afbryd ikke eller Lad nogen anden afbryde den person, der stiller spørgsmålet. Hvis du ikke er sikker på, at du forstod spørgsmålet korrekt, skal du bede om afklaring. Du kan opfordre personen til at stå op, så hele publikum kan høre spørgsmålet.
- hvis du finder spørgsmålet interessant, tøv ikke med at kreditere spørgeren (“det var et godt spørgsmål” eller “Glad for at du stillede det spørgsmål”). Hvis du ikke kan lide spørgsmålet, så prøv ikke at vise det, ikke angribe personen eller komme med negative kommentarer.
- du kan gentage spørgsmålet for at sikre, at hele publikum hørte det og give dig selv lidt tid til at tænke. Gør det med dine egne ord for at bekræfte, at du forstod.
- når du har hørt spørgsmålet, behøver du ikke skynde dig med dit svar. Du kan holde pause i et par sekunder for at reflektere og lade dig selv tid til at værdsætte spørgsmålet og spørgeren.
- svar på spørgsmålet – du kan besvare det eller bruge en af de andre teknikker, der er beskrevet nedenfor. Når du svarer, skal du sørge for at holde øjenkontakt med hele dit publikum og ikke kun den person, der stillede spørgsmålet.
- Kontroller, om dit svar er tilfredsstillende, var godt forstået og godt besvaret spørgsmålet. Du kan gøre det ved at se på spørgerens kropssprog eller spørge dem.
hvordan svarer du på spørgsmål om din præsentation?
mange oplægsholdere er bange for spørgsmål & A sessioner eller forsøge at undgå dem. De er bange for aggressive spørgsmål, ubehagelige emner eller bliver spurgt om noget, de ikke ved. Det sker ikke ofte, men som præsentator skal du være opmærksom på, at det kun er et af dine mulige svar at give et øjeblikkeligt og komplet svar på et spørgsmål fra publikum. Lad os se på forskellige muligheder:
- svar – i de fleste tilfælde vil du modtage interessante og relevante spørgsmål om din præsentation og vil gerne svare på dem. Det er perfekt. Hvis det er muligt, kan du prøve at indarbejde nogle af de vigtigste meddelelser i din præsentation og opfordre til handlinger i dine svar.
- se en anden højttaler eller materiale-hvis spørgsmålet allerede blev besvaret af dig eller en anden præsentationsvært eller vil blive dækket af den næste del af din præsentation, behøver du ikke svare.
- returner spørgsmålet-hvis du har brug for lidt tid til at tænke over dit svar, kan du spørge publikums mening eller spørge spørgeren om deres mening (eller hvad de ville gøre osv.)
- svar senere – hvis du har brug for mere tid til at svare, eller hvis spørgsmålet ikke er relevant for hele publikum, kan du tage det offline. Bare sørg for at notere spørgsmålet og informere personen, hvordan du skal svare, eller hvor de kan kontakte dig.
- Undlad at svare-du skal besvare eventuelle spørgsmål, som er uden for rækkevidde, personlige eller unøjagtige. Sørg for, at du forstod spørgsmålet godt og nægter høfligt at svare.
