13 gennemprøvede måder at øge din begivenhed fremmøde

som en begivenhed planner, lav fremmøde er din værste mareridt.

du har brugt måneder af dit liv, tusindvis af dollars og utallige timer på at oprette den bedste begivenhed i virksomhedens historie. Men Dagen kommer, og arrangementet er mindre end halvdelen af det, du havde planlagt.

sæderne er tomme—og stemningen er sløv i bedste fald.

det betyder ikke noget, hvor godt planlagt dit arrangement er; hvis du ikke forstår, hvordan man får folk til at dukke op, vil det hele være for ingenting.

derfor dækker vi i dette indlæg de 13 vigtige trin for at øge deltagelsen til din næste begivenhed.

vi dækker alt fra at planlægge det på den rigtige måde, gennem markedsføring af det og incitament til tilmeldinger, til at køre en vellykket og engagerende begivenhed, der vil være tale om din branche i de kommende år.

almindelige årsager til lav deltagelse i begivenheder

gæster møder muligvis ikke op til dit arrangement af alle mulige årsager. Folk savner flyvninger, har børnepasningsproblemer og bliver syge hele tiden. Begivenhedsmarkedsføring kan være underpari, eller planlægningskonflikter opstår mellem to konkurrerende begivenheder.

på den anden side kan folk dukke op, men din begivenhed oplever problemer, der forårsager en masseudvandring.

dine mikrofoner eller højttalere kan svigte, trådløst internet slukkes, eller præsentationen på den store skærm afspilles muligvis ikke. Check-in-processen kan gå i skud og forårsage latterligt lange ventetider for endda at komme ind i begivenheden.

eller hvis dit arrangement er udendørs, kan det regne og ødelægge dine planer.

på trods af antallet af ting, der kan forårsage lav deltagelse i begivenheder, er der et par strategier, du kan vedtage for at have den bedste chance for at se høje tal ved din næste begivenhed.

de kommer alle ned til planlægning, markedsføring og gør din begivenhed så unik og engagerende som muligt.

lad os se nærmere på dem.

forstå hvorfor dit publikum ønsker at deltage i første omgang

Hvorfor vil dit publikum endda være der? Ifølge Den Internationale Sammenslutning af udstillinger og arrangementer:

– 92% deltager for at lære noget

– 78% dukker op, fordi placeringen er tiltalende

– 76% deltager for at finde netværksmuligheder

Giv lodtrækninger, der imødekommer disse behov.

har du breakout-sessioner eller sociale blandere, der giver dine deltagere masser af muligheder for at blande sig og netværke?

hvad med din gæstetaler eller uddannelsessessioner—vil de give dit publikum den rige læringsoplevelse, de ønsker?

hvad angår din placering, skal du sørge for at udnytte det, der gør det til et godt sted at afholde en begivenhed.

fokuser på dine begivenhedsmål og de vigtigste resultater, du sigter mod. Hvilke værdier promoverer du—og hvilke slags publikumsmedlemmer ville resonere med dette budskab?

Forestil dig dette mareridt scenario: du planlægger en fantastisk begivenhed designet til at lede beslutningstagere hos lokale virksomheder til at købe dit produkt. På selve dagen er dit arrangement velbesøgt, og du er sikker på, at du er ved at bryde alle din virksomheds salgsrekorder.

men intet kommer af det.

du er klar over, at dit publikum næsten udelukkende bestod af pensionister og universitetsstuderende—ingen i stand til at købe det, du sælger.

forståelse af din målgruppe hjælper dig med at definere en plan for begivenheden, der matcher deres motivationer.

brug reelle data fra tidligere begivenheder, undersøgelser og samtaler til at bestemme en kundeperson.

glem ikke at bede folk i andre afdelinger i din organisation om input, såsom salg eller kundeservice, for at få et komplet billede.

hvilke træk som alder, indkomstniveau, uddannelse og placering har denne måldeltager?

lad de oplysninger, du indsamler, diktere, hvordan du markedsfører, brand, og designe din begivenhed.

Giv incitamenter til tidlige tilmeldinger eller ankomster

at tilbyde rabatter på tidlig registrering eller frynsegoder for tidlig ankomst kan hjælpe med at øge deltagelsen i begivenheden. Faktisk hævder 64% af begivenhedsplanlæggere, at early bird-rabatter er deres mest succesrige salgsfremmende taktik.

overvej at tilbyde et differentieret rabatsystem med incitamenter som:

– gratis VIP– opgraderinger

– rabatter for de første 100 registranter eller personer, der deler din begivenhed på sociale medier

-frynsegoder som siddepladser i forreste række ved keynote– præsentationen

– grupperabatter eller henvisningsprogrammer såsom BOGO (køb en få en) Kampagner på billetter

at tilbyde incitamenter viser dit publikum, at du ikke tager dem for at få dem indrømmet, og at du værdsætter deres deltagelse.

også, folk er altid glade for at få præmier eller rabatter, så du vil fange deres opmærksomhed (i det mindste for en stund).

Dit job efter det er at holde den opmærksomhed.

RELATERET: Sådan får du flere mennesker, der tilmelder dig dine begivenheder

Doner billetter eller Organiser gaver på sociale medier

det kan virke kontraintuitivt, men nogle gange er det bedre at give gratis billetter væk end at prøve at sælge hver eneste.

medmindre din forestilling eller begivenhed er i ekstremt høj efterspørgsel, er oddsene gode, at du har mindst et par ikke-købte billetter.

disse tomme pladser vil være synlige for publikum, hvis kun ubevidst.

at give billetter væk kan også have håndgribelige fordele.

jo flere mennesker du har i dit publikum, jo mere sandsynligt er du at sælge ekstra tilbud som indrømmelser. Hvis du promoverer en ny tjeneste eller et nyt produkt, betyder det flere øjne og potentielle fremtidige kunder.

prøv følgende taktik:

– gaver på sociale medier—Kør en kampagne for den første gruppe tilhængere, der kan lide eller dele din begivenhed på sociale medier.

– Doner et par billetter til tavse auktioner—mange organisationer som kirker, skoler og velgørenhedsorganisationer ser efter varer, der kan auktioneres hos deres fundraisers. At give et par billetter til en auktion garanterer gratis reklame for dig.

– Giv billetter til studerende—styrke dit omdømme ved at støtte kunst eller lokale skoler. Er dit arrangement en forestilling? Giv væk billetter til den lokale teatergruppe. Er det en industri begivenhed? Tilbyde gratis passerer til entusiastiske business school studerende.

– billet gaver på din e—mail-liste-Brug gratis billetter som et incitament til at åbne dine salgsfremmende e-mails. Nævn gaven i din emnelinje for bedre åbne priser og engagement. Endnu bedre, binde gaveindgangen til at dele begivenheden på sociale medier for lidt gratis reklame.

– Radio gaver—pendlere opbygge et tillidsforhold med deres foretrukne radio DJ, så høre om en begivenhed fra at DJ læber vil gøre dem mere tilbøjelige til at tro begivenheden er umagen værd.

i hvert tilfælde giver gratis billetter væk god reklame for dig og dit arrangement.

Send personlige invitationer

mens generaliserede marketingkampagner, reklamer og kampagner på sociale medier har deres plads, er der ingen match for personlige invitationsskabeloner, der sendes direkte til din potentielle deltagers e-mail-adresser.

for at generere det bedste svar skal du sørge for at sende professionelle og engagerende e-mails.

start med at segmentere dit publikum og sende tilpassede e-mails baseret på demografiske data.

e-mailen skal føles personlig og relevant for hver modtager.

sørg for at indsætte modtagerens navn i emnelinjen eller hilsen (“en særlig invitation til dig, Sally”). Uanset hvilken emnelinje du vælger, skal den fange øjet og komme til det punkt.

brødteksten i din besked skal være fyldt med information, men kort nok til at læse på bare et minut eller to.

fokuser på den værdi, din begivenhed vil give deltagerne, og glem ikke at medtage en opfordring til handling (CTA).

en iøjnefaldende grafik vil også gå langt i retning af at holde dit publikum engageret-men sørg for, at det er lydhør på mobil, som dette eksempel fra Hubspot.

Deltag i Begivenhedsopdagelsessider

for et årti siden googlede folk nøgleord for at finde relevante begivenheder i nærheden af dem. Imidlertid henvender dagens internetbrugere sig til opdagelsessteder, der antyder begivenheder, der kan appellere til dem.

for at optimere din begivenhedsopdagelse skal du sørge for at:

– liste din begivenhed på så mange sider som muligt, såsom Facebook-begivenheder, begivenhedsrig og Goldstar.

– gør det muligt for besøgende at tilmelde sig din begivenhed uden at forlade opdagelsesstedet

– opmuntre brugere til at svare på Facebook, som vil personalisere anbefalinger og hjælpe med at gøre din begivenhed mere synlig

– inkluder din begivenheds placering for at øge chancerne for at blive kurateret på nærliggende brugeres feeds

– brug en fængende og delbar hashtag

ved at bruge discovery sites øger du bevidstheden om din begivenhed i din målgruppe.

hold deltagerne begejstrede

det er vigtigt at få dine deltagere begejstrede for den kommende begivenhed—og hold dem på den måde. Tænk på måder at holde dit publikums interesse fra planlægningsfasen hele vejen igennem til opfølgnings-e-mailen efter begivenheden.

her er nogle ideer.

teasere og Sneak Peeks

spænd dine potentielle deltagere med teaser-e-mails, der antyder flere frynsegoder, der kommer.

Opbyg spændingen og få dem til ivrigt at forudse yderligere oplysninger om din begivenhed, når du afslører flere detaljer.

frigør regelmæssigt disse teasere i løbet af begivenheden for at opbygge forventning.

Content Marketing

op til begivenheden, frigive indhold vedrørende det. Annoncer specifikke detaljer på din blog, såsom:

– Dato og klokkeslæt

– placeringen

– begivenhedens rejseplan

– gæstetalere og deres bios

– nogle af de emner, der vil blive dækket ved dit arrangement

øg antallet af øjne på dit arrangement ved også at lande et par gæsteposter på andre hjemmesider.

Tilbyd nyttige artikler til andre blogs i din branche, som du kan linke tilbage til din kommende begivenhed. Læsere, der kan være interesseret i at deltage, kan klikke over til din destinationsside for at lære mere om din begivenhed.

skriv også på sociale medier! Sæt din branded hashtag til at bruge og sende noget hver dag op til begivenheden.

du kan inkludere gaver, publikumsundersøgelser, en nedtælling, en chat eller en chat, der besvarer spørgsmål om begivenheden, og promo-videoer.

ved arrangementet

vær original! Hvis din begivenhed føles som den samme ting, som deltagerne har oplevet hundrede gange før, vil de langt fra være begejstrede.

prøv at finde en måde at sætte et unikt spin på din begivenhed. Indarbejde en kreativ tema eller prangende ny teknologi (såsom augmented/virtual reality eller publikum interaktion tech).

forenkle registreringen

for at undgå at skabe adgangsbarrierer skal du holde din registreringsproces så enkel som muligt.

– Tillad grupperegistrering: Lad folk registrere sig som en gruppe, hvilket betyder, at en person kan betale for andre i deres virksomhed (eller familie). Grupperabatter kan også tilskynde til en højere valgdeltagelse.

– Accepter flere betalingsmuligheder: sørg for at tillade kreditkort, PayPal og andre sikre betalingsformer. Accepter udenlandske banker og kreditkort, hvis nogle deltagere måske kommer uden for dit land.

– Inkluder automatisk prisfastsættelse: program, der automatisk justerer prisfastsættelsen baseret på rabatter på tidlige fugle, eller differentierede medlemsniveauer holder tingene enkle. Hvis du allerede er udsolgt, kan det at tilbyde automatiserede ventelister hjælpe folk med at komme på gæstelisten, hvis andre falder ud.

– vær mobilvenlig: de fleste gæster checker ud på deres telefoner, så sørg for, at din registreringsside ser godt ud på mobile enheder. Hvis det ikke gør det, skal du designe en separat mobilvenlig version af dine landings-og registreringssider.

– hold registreringen kort og enkel: Begræns dine registreringssider til enkle oplysninger som navn, kontaktoplysninger og faktureringsoplysninger. Tilføj et par præferencespørgsmål i slutningen (såsom handicapindkvartering, diætpræferencer eller T-shirt-størrelse, hvis du planlægger at give dem ud), og lad det være ved det.

– send ikke registranter væk fra din hjemmeside: Folk tøver med at give betalingsoplysninger til en ukendt hjemmeside, så vælg registreringsprogram, der integrerer processen direkte i din egen hjemmeside.

dit mål bør være at holde tingene brugervenlige og ligetil.

få medierne til at dække din begivenhed

det er vigtigt at promovere din begivenhed med tilstrækkelig avanceret varsel til at få ordet tilstrækkeligt ud.

en god tommelfingerregel er at begynde at promovere begivenheden mindst 3-6 måneder før datoen.

jo mere medierne kan dække dit arrangement, jo flere mennesker vil vide om det, hvilket betyder, at der vil være en bedre chance for højere deltagelse.

lav en liste over medier i dit område og underrette dem om din kommende begivenhed.

det er nyttigt at skrive en pressemeddelelse eller to, så du kan have en vis kontrol over, hvordan dine begivenhedsoplysninger præsenteres.

Brug e—mail marketing til at få ordet ud til dine abonnenter, også-og glem ikke at inkludere links tilbage til din begivenhed hjemmeside og deling knapper, så de kan få ordet ud til deres egne tilhængere.

undervurder ikke kraften i organisk mund-til-mund markedsføring.

ifølge Sprout Social er 75% af mennesker mere tilbøjelige til at betale for en begivenhedsbillet, hvis de ser den promoveret på sociale medier.

hvis du har sponsorer eller højt profilerede gæster, skal du bede dem om at promovere begivenheden på deres egne feeds.

tilskynde til deling af din begivenhed

delingen bør ikke stoppe, når din begivenhed starter.

Opsæt Snapchat geofilters (augmented reality-linser, der lag sjove billeder eller rekvisitter over det virkelige liv) eller foto-op-områder, så dine deltagere kan have det sjovt og dele på sociale medier.

har du et ubrugt hjørne i dit eventrum?

hæng en mørk baggrund og læg et par enkle rekvisitter ud med dedikeret fotovenlig belysning, og du har en nem Instagram-venlig aktivitet for dine gæster.

kom med et dedikeret hashtag og udskriv det på skilte ved arrangementet for at tilskynde alle begivenhedsrelaterede sociale medieindlæg til at inkludere det.

Gør brug af denne hashtag ved at oprette en social medievæg, der streamer et live feed af relaterede indlæg på dit arrangement.

du kan også leje en hashtag-printer, som automatisk udskriver alle fotos, der er sendt til kvidre eller Instagram med en bestemt hashtag.

deltagere kan tage et gruppefoto uden for lobbyen eller en selfie i baren—så længe de lægger billedet med hashtaggen, kan de hente det trykte minde på din printerstation.

Invester i professionel fotografering

dit arrangement er det perfekte tidspunkt at investere i fotografering af høj kvalitet, både for dine gæsters skyld og for din organisations skyld.

når alt kommer til alt, hvornår har du ellers god belysning, interessante højttalere, produkt afslører og gæster, der sandsynligvis er klædt mere formelt end normalt (og forhåbentlig i en festlig stemning)?

disse fotos kan være uendelige nyttige. Du kan:

– inkluder dem i en pressemeddelelse eller Indarbejd sociale medier

– Send dem til gæster i en opfølgende e-mail, der minder dem om det sjove, de havde

– Send dem til folk, der ikke deltog (for at vise dem, hvad de gik glip af)

– brug dem i marketingkampagner og brandingmaterialer, der viser klient/publikumsengagement.

Ja, fotos er fantastiske—men har du brug for at ansætte en professionel? Hvorfor ikke bare sende en praktikant med deres smartphone for at tage et par billeder?

selvom dette er en mulighed, hvis du mangler midler, er det bedst at investere i kvalitet, hvis du har råd til det.

en professionel fotograf vil vide, hvad man skal kigge efter, og hvordan man får de bedste billeder. De vil have et godt øje for belysning, indramning skud, og fange folk på deres bedste øjeblikke.

professionelle kan også redigere deres fotos for at give dig et mere poleret resultat af høj kvalitet til brug i dine materialer senere.

Udnyt kraften i Video

video fremme kan forstærke begivenhed fremmøde ved at tilføje eksponentiel værdi. I stedet for kedelige lysbilleder kan video give dit publikum en fordybende oplevelse.

du kan også livestream, hvilket vil give endnu flere mennesker mulighed for næsten at deltage i dit arrangement.

det giver dig mulighed for at give værdi til dem, der ikke var i stand til at deltage, hvilket øger din troværdighed og positive følelser over for dit brand.

Livestreaming gør også dit begivenhedsindhold mere delbart, da alt bliver optaget og streamet, som det sker.

overvej streaming af følgende typer videoer:

– Kampagnevideoer til at skabe spænding, der fører op til begivenheden

– samtaler med medlemmer, frivillige og personale

– begivenhedsopdateringer og meddelelser

– forhåndsvisninger og sneak peeks af placering, underholdning og begivenhedsrum

– Live spørgsmål&A-sessioner

før og efter efter begivenheden kan dit videoindhold hjælpe med at tiltrække deltagere, berige deres oplevelser og give værdifuldt indhold til at dele med andre senere.

Forbind højttalere med deltagere

uden tvivl vil højttaleropstillingen ved dit arrangement være en af de vigtigste faktorer, der tilskynder dit publikums deltagelse. Hvorfor ikke lade det incitament arbejde lidt mere til din fordel?

i stedet for blot at have din gæstetaler til at holde en tale, kan du overveje at bede dem om at blive mere involveret med deltagere.

inviter dem til at blive i et panel & før eller efter deres præsentation, hvor deltagerne kan engagere sig direkte med højttaleren.

eller måske din højttaler ville være villig til at deltage i en chat eller online forum på din begivenhed app.

og hvad med under selve talesessionen? Overvej at levere teknologi til højttaleren til at køre en live afstemning eller bede om feedback fra publikum i realtid.

alt, hvad der vil hjælpe deltagerne med at føle, at de personligt interagerer med og lærer af højttaleren, vil øge det indtryk, de fik mest bang for deres buck.

du ønsker ikke, at de passivt indtager en tale, som de lige så let kunne slå op på YouTube. For at køre en virkelig imponerende session&, skal du sørge for at behandle det som en forsætlig del af begivenheden, ikke en eftertanke.

tilskynd deltagerne til at stille kortfattede, materielle spørgsmål og undgå at vandre for enhver pris.

Planlæg for personale eller moderatorer at navigere gennem mængden med mikrofoner for at holde sagen kørende.

gør byen til en del af begivenheden

især hvis mange af dine deltagere kommer på afstand, er en del af lodtrækningen af din begivenhed sandsynligvis dens placering. Få mest muligt ud af det!

din by har sandsynligvis mange attraktioner at byde på.

overvej at sende en nyttig liste over ting at gøre, mens du er i byen, til din e-mail-marketingkampagne, feeds på sociale medier og din begivenheds hjemmeside.

lav en liste over foreslåede museer, restauranter og natteliv at besøge, mens dine deltagere er i byen.

fremhæv de turistattraktioner, din by har at byde på.

hvis dit arrangement finder sted på et sjovt eller unikt sted (såsom et lokalt museum, vintage teater eller kulturcenter), drage fordel af det!
diskuter f.eks. lokalets spændende funktioner som en del af dit reklamemateriale.

Forøg deltagelse i begivenheder med Regpack

planlægning af en begivenhed tager meget tid og kræfter—du ønsker ikke at ankomme til dagen og finde ud af, at din deltagelse er meget lavere end forventet.

ved at gøre en indsats for at forstå dit publikums motivationer, tilbyde incitamenter og markedsføre dit arrangement på alle de rigtige kanaler for at holde deltagerne begejstrede, indstiller du dit arrangement til succes.

en af de vigtigste faktorer i fremmøde er at lette en nem registreringsproces, hvilket er grunden til Regpack er her for at støtte dit arrangement behov med automatiseret fakturering og registrering integration på din egen hjemmeside. Prøv en gratis demo i dag!