Jak se připravit na schůzku v 9 krocích / kolega.app

byste spustit maraton bez tréninku dopředu nebo péct jablečný koláč poprvé bez použití receptu.

totéž lze říci o setkání. Nesvolali byste svůj tým, abyste diskutovali o něčem důležitém, aniž byste plánovali dopředu, že?

alespoň-doufáme, že ne. Příprava záleží, zejména pokud jde o vedení schůzky. Když si neuděláte čas na správnou přípravu, bez ohledu na to, jaký typ schůzky máte, nakonec ztratíte čas a energii každého.

pokud si nejste jisti, jak připravit správnou cestu, Fellow vás pokryje těmito devíti tipy, abyste zajistili, že nic nepropadne trhlinami.

jak se připravit na schůzku v 9 krocích

toužíte po zahájení schůzky a my vás neviníme. Je pravděpodobné, že hodně diskutovat, příběhy zákazníků sdílet, a obchodní strategie, aby se dohodly. Ale než se ponoříte, ujistěte se, že provedete těchto devět kroků, abyste zajistili, že schůzka bude co nejproduktivnější.

• vytvořte šablonu schůzky
• požádejte účastníky, aby přispěli
• Připojte nebo vložte podpůrné dokumenty
• dejte lidem čas na přípravu
• Procvičte si, co chcete říct
• rozhodněte se, zda ostatní lidé prezentují
• Definujte role schůzky
• Všimněte si všech položek akce
• povzbuzujte účastníky, aby měli kamery na

1 Vytvořte šablonu schůzky

popořádku – začněte vytvořením šablony schůzky. Tímto způsobem získáte strukturu schůzky, umožňující konverzaci soustředit se na téma.

program začíná časem a místem (pokud se scházíte osobně) a následuje účel schůzky. Měl by obsahovat informace, jako je seznam témat, mluvící body, akční položky, a další aktivity, o kterých budou účastníci diskutovat.

poskytnutí jasného a komplexního nástinu toho, co nastane, když se schůzka uskuteční, je zásadní pro úspěch schůzky, protože každý ví, co se od nich očekává, jaké otázky nebo příběhy zákazníků by měli být připraveni sdílet a jaká bude jejich role, jak se odvíjí.

potřebujete další pomoc? Využijte šablony schůzek, které vám přináší kolega.

2 požádejte účastníky, aby přispěli do programu

co může změnit dobrou agendu na skvělou agendu? Žádá účastníky, aby přispěli a přidali své vlastní položky programu.

možná má účastník konkrétní překážku nebo výzvu, kterou potřebuje překonat, aktualizaci milníku, na kterém tým pracuje, nebo jakékoli významné změny v zásadách společnosti. Zajištění toho, aby program schůzky spolupracoval a snadno se sdílel s účastníky, zajišťuje, že nic nepropadne trhlinami a budou diskutovány všechny akční položky.

to může také dát účastníkům heads up pro otázky a výzvy jsou diskutovány, což jim umožní přemýšlet o některých z těchto úzkých míst v předstihu, takže možná mohou přijít na schůzku s řešením nebo nápad připraven sdílet.

3 Připojte nebo vložte podpůrné dokumenty a grafy

při vytváření programu budete mít lepší představu o tom, jaké dokumenty a soubory budou účastníci schůzky muset projít, aby byli informováni o všech relevantních tématech. Pomůže vám také vytvořit vítězný balíček PowerPoint nebo Slide, který je poutavý a informativní.

je důležité, abyste účastníkům schůzky poskytli dostatek času, aby si každý mohl prohlédnout důležité informace a metriky. Pokud tedy existuje nějaký materiál, který chcete, aby si je předem prohlédli, nezapomeňte jej odeslat alespoň 24 hodin předem. Vyjádřete účastníkům, že byste chtěli, aby se na tyto materiály předem podívali.

koneckonců není nic horšího, než překvapit svůj tým 50 snímky při zahájení schůzky. Vědět, do čeho se chystají vstoupit, připravuje setkání na úspěch.

4 Dejte lidem čas na přípravu komentářů a otázek

podobně přiložení těchto materiálů dává vašemu týmu dostatek času na přípravu komentářů, obav, otázek a příběhů. Pokud tak neučiníte, budete mít schůzku, kde nikdo není připraven, s konverzací, která je všude, a to bude pravděpodobně potřebovat další schůzku k řešení cílů.

čím více času má váš tým na přípravu těchto komentářů a otázek předem, tím lepší bude konverzace na schůzce! Zajišťuje také, aby všichni zůstali zapojeni a na téma, aby nic nepropadlo trhlinami.

5 pokud prezentujete, Procvičte si, co chcete říct

všechny skvělé prezentace vyžadují trochu praxe.

takže, pokud jste hostitelem schůzky, nebo ten, kdo začíná věci, nezapomeňte si procvičit to, co řeknete, než se na vás všechny oči podívají! Bez ohledu na to, zda prezentujete snímky, vést celou konverzaci, nebo jednoduše přinést několik otázek nebo mluvících bodů na podlahu, Procvičte si, co řeknete alespoň jednou. Můžete zvážit běh různými způsoby, jak zahájit schůzku nebo konverzaci, ať už s ledoborcem nebo příběhem.

můžete také zapsat klíčové body na kus papíru, který si s sebou přinesete do zasedací místnosti, nebo si nechat elektronicky vytáhnout dokument, ze kterého si můžete přečíst. Bez ohledu na metodu, kterou si vyberete, to zajistí, že váš bod narazí tak jasně a stručně, jak je to možné, a minimalizovat množství nesourodý, jak mluvíte.

a pokud plánujete jednoduše číst snímky, nečtěte je doslovně, ale místo toho je přepněte a přidejte další komentář, abyste nenudili ostatní účastníky.

6 rozhodněte se, zda se prezentují jiní lidé (a dejte jim vědět předem)

totéž lze říci o ostatních účastnících schůzky. Pokud prezentují snímky, dejte jim předem vědět, které snímky jsou na nich, aby je doručily. Také jim dejte možnost vytvářet vlastní snímky nebo prezentační materiály, abyste vytvořili obsah svým vlastním hlasem a přidali nějaký osobní vkus. Navíc si pamatujte, že prezentace nepřichází přirozeně pro každého, takže poskytnout ostatním dostatek času na přípravu může pomoci zmírnit jejich nervy a cítit se pohodlněji mluvit před ostatními účastníky.

měli byste také zvážit, že je vždy nejlepší mít více než jednu osobu, která čte prezentaci nebo přepíná hlas osoby, která mluví obecně. Pouze dát jedné osobě šanci prezentovat může způsobit, že se schůzka bude cítit jako jednostranná konverzace. Je to taky nuda.

7 Definujte role schůzky, jako je příjemce poznámek a správce času

nikdo nemá rád, aby se na ně na poslední chvíli objevila role schůzky, takže předem zjistěte, kdo bude brát poznámky ke schůzce, zápisy a kdo bude strážcem času.

pokud je například někdo z vašeho týmu skvělý v tom, že je přesný, přiřaďte mu časomíru, jehož úlohou je ověřit, že schůzka začíná a končí včas a že všechny body na pořadu jednání jsou odpovídajícím způsobem projednány. Zatímco držitel poznámek by měl být organizován, protože zaznamenává klíčová rozhodnutí a podrobnosti učiněné během schůzky. Je také na nich, aby rozeslali poznámky účastníkům, jakmile schůzka skončí.

Připomeňte této osobě, že poznámky by měly být rozeslány do 24 hodin po schůzce, takže vše zůstane na mysli.

8poznamenat všechny položky akce a klíčové takeaways

to může být užitečné použít setkání software, který dělá některé z zvedání těžkých břemen pro vás — jako poskytnout místo pro zápis klíčových takeaways z konverzací a akčních položek pro to, co je třeba sledovat na.

například nástroj pro schůzky, jako je Fellow, usnadňuje sledování akčních položek s již dostupnou sekcí. Tímto způsobem jsou všechny relevantní a potřebné informace organizovány na jednom místě. Nikdy nevíte, kdy bude vychován dokonalý nápad, takže chcete být připraveni na místo, kde si ho můžete zapsat.

9 pokud je vzdálený, povzbuzujte účastníky, aby měli kamery zapnuté

může být obtížné uspořádat produktivní virtuální schůzku, ale jedním ze způsobů, jak zajistit, aby všichni byli zapojeni, poslouchali a součástí konverzace je požádat, aby každý Zapnul kameru. Ujistěte se, že toto pravidlo uvedete do pohybu předem, takže nikdo není zaskočen při pohledu méně než připravený na kameru. Vidět svůj tým, když mluví, a vědět, že ostatní věnují pozornost, když mluvíte, činí schůzku osobnější.

můžete také povzbudit účastníky, aby se ujistili, že sedí na klidném místě mimo rozptýlení a ztlumení příchozích oznámení, takže jejich pozornost zůstává na konverzaci.

připraven na cokoliv!

efektivní setkání se nestávají překvapením. Vyžaduje to čas, úsilí a spoustu přípravy, abyste se ujistili, že vše zapadne na místo. Bez ohledu na typ schůzky, kolik lidí je přítomno nebo o čem je třeba diskutovat, je vždy dobré postupovat podle těchto kroků, abyste byli připraveni na to, co je v sázce.