13 osvědčené způsoby, jak zvýšit účast na akci

jako plánovač událostí je nízká účast vaší nejhorší noční můrou.

strávili jste měsíce svého života, tisíce dolarů a nespočet hodin nastavením nejlepší události v historii společnosti. Ale přijde den, a účast na akci je méně než polovina toho, co jste plánovali.

sedadla jsou prázdná—a atmosféra je přinejlepším letargická.

nezáleží na tom, jak dobře je vaše akce naplánována; pokud nechápete, jak přimět lidi, aby se objevili, bude to všechno k ničemu.

proto v tomto příspěvku pokryjeme 13 základních kroků ke zvýšení účasti na vaší další akci.

pokryjeme vše od plánování správným způsobem, přes marketing it a motivaci registrací, až po úspěšnou a poutavou událost, která bude řečí vašeho odvětví pro nadcházející roky.

časté důvody nízké účasti na akci

hosté se nemusí na Vaši akci objevit z nejrůznějších důvodů. Lidé zmeškají lety, mají problémy s péčí o děti a neustále onemocní. Event marketing může být dílčí, nebo konflikty plánování vznikají mezi dvěma konkurenčními událostmi.

na druhé straně se lidé mohou objevit, ale vaše událost má problémy, které způsobují hromadný exodus.

vaše mikrofony nebo reproduktory mohou závadu, wifi může jít ven, nebo prezentace na velké obrazovce nemusí hrát. Proces check-in může jít haywire a způsobit směšně dlouhé čekací doby dokonce dostat do akce.

nebo pokud je vaše akce venku, může pršet a zničit vaše plány.

navzdory počtu věcí, které mohou způsobit nízkou účast na akci, existuje několik strategií, které můžete uzákonit, abyste měli nejlepší šanci vidět vysoká čísla na další akci.

všichni přicházejí k plánování, marketingu a k tomu, aby vaše událost byla co nejvíce jedinečná a poutavá.

podívejme se na ně podrobněji.

pochopte, proč se vaše publikum chce zúčastnit na prvním místě

proč tam vaše publikum vůbec chce být? Podle Mezinárodní asociace výstav a akcí:

– 92% se účastní, aby se něco naučilo

– 78% se objeví, protože místo je přitažlivé

– 76% se účastní hledání příležitostí k vytváření sítí

poskytnout losování, které tyto potřeby splní.

máte breakout sessions nebo sociální mixéry, které vašim účastníkům poskytnou spoustu příležitostí k mísení a síti?

a co váš hostující řečník nebo vzdělávací sezení-poskytnou vašemu publiku tak bohaté zkušenosti s učením, po kterých touží?

pokud jde o vaši polohu, nezapomeňte vydělávat na tom, co z něj dělá skvělé místo pro pořádání události.

zaměřte se na cíle vaší akce a klíčové výsledky, o které usilujete. Jaké hodnoty propagujete—a jaké druhy členů publika by s touto zprávou rezonovaly?

Představte si tento scénář noční můry: plánujete úžasnou událost navrženou tak, aby vedla osoby s rozhodovací pravomocí v místních podnicích k nákupu vašeho produktu. V samotný den je vaše akce dobře navštěvovaná a jste si jisti, že se chystáte překonat všechny prodejní záznamy vaší společnosti.

ale nic z toho nepřichází.

uvědomujete si, že vaše publikum bylo tvořeno téměř výhradně důchodci a vysokoškoláky-nikdo není schopen koupit to, co prodáváte.

porozumění cílovému publiku vám pomůže definovat plán události, který odpovídá jejich motivacím.

použijte skutečná data z minulých událostí, průzkumů a rozhovorů k určení osobnosti zákazníka.

nezapomeňte požádat lidi v jiných odděleních ve vaší organizaci o vstup, jako je prodej nebo zákaznický servis, abyste získali úplný obrázek.

jaké vlastnosti, jako je věk, úroveň příjmů, vzdělání a umístění, má tento cílový účastník?

nechte informace, které shromažďujete, diktovat, jak uvádíte na trh, značku a navrhujete svou událost.

nabídka pobídek pro včasné registrace nebo příjezdy

nabídka slev na včasnou registraci nebo výhod předčasného příjezdu může pomoci zvýšit účast na akci. Ve skutečnosti 64% plánovačů událostí tvrdí, že slevy včasných ptáků jsou jejich nejúspěšnější propagační taktikou.

zvažte nabídku odstupňovaného slevového systému s pobídkami, jako jsou:

– bezplatné VIP upgrady

– slevy pro prvních 100 žadatelů o registraci nebo lidí, kteří sdílejí vaši akci na sociálních médiích

– výhody jako sezení v přední řadě na hlavní prezentaci

– skupinové slevy nebo programy doporučení, jako je BOGO (koupit jeden získejte JEDEN) propagace na lístcích

nabídka pobídek ukazuje vašemu publiku, že je neberete jako samozřejmost a že si ceníte jejich účasti.

lidé jsou také vždy nadšeni, že získají ceny nebo slevy,takže je upoutáte (alespoň na chvíli).

Vaším úkolem je udržet tuto pozornost.

SOUVISEJÍCÍ: Jak získat více lidí, kteří se registrují na vaše akce

darujte vstupenky nebo organizujte dárky pro sociální média

může se to zdát neintuitivní, ale někdy rozdávání bezplatných vstupenek je lepší, než se snažit prodat každý poslední.

pokud vaše show nebo událost není extrémně vysoká poptávka, je pravděpodobné, že budete mít alespoň několik nezakoupených vstupenek.

ta prázdná místa budou divákům znatelná, byť jen podvědomě.

rozdávání vstupenek může mít také hmatatelné výhody.

čím více lidí máte ve svém publiku, tím je pravděpodobnější, že budete prodávat další nabídky, jako jsou ústupky. Pokud propagujete novou službu nebo produkt, znamená to více očí a potenciálních budoucích zákazníků.

vyzkoušejte následující taktiku:

– dárky pro sociální média-spusťte propagaci pro první skupinu sledujících, která se vám líbí nebo sdílí vaši událost na sociálních médiích.

– darujte několik vstupenek do tichých aukcí—mnoho organizací, jako jsou kostely, školy a charity, hledá položky, které by vydražily na svých fundraiserech. Poskytnutí několika vstupenek na aukci vám zaručuje bezplatnou reklamu.

– dejte studentům vstupenky-podpořte svou pověst podporou umění nebo místních škol. Je vaše akce představení? Rozdejte vstupenky do místní divadelní skupiny. Je to průmyslová událost? Nabídněte bezplatné vstupenky nadšeným studentům obchodních škol.

– Ticket giveaways na vašem e-mailovém seznamu-použijte volné vstupenky jako pobídku k otevření propagačních e-mailů. Zmínit prozradí ve svém předmětu pro lepší otevřené sazby a zapojení. Ještě lepší, spojte prozradí vstup do Sdílení události na sociálních médiích pro malou reklamu zdarma.

– Radio giveaways-dojíždějící budují vztah důvěry se svým oblíbeným rozhlasovým DJem, takže slyšení o události z rtů tohoto DJE způsobí, že budou s větší pravděpodobností věřit, že událost stojí za to.

v každém případě rozdávání vstupenek zdarma vytváří dobrou publicitu pro vás a vaši událost.

odeslat osobní pozvánky

zatímco generalizované marketingové kampaně, reklamy a propagace sociálních médií mají své místo, neexistuje žádná shoda pro personalizované šablony pozvánek zaslané přímo na e-mailové adresy vašeho potenciálního účastníka.

Chcete-li získat nejlepší odpověď, nezapomeňte poslat profesionální a poutavé e-maily.

začněte segmentací publika a odesláním přizpůsobených e-mailů na základě demografických údajů.

e-mail se musí cítit přizpůsobený a relevantní pro každého příjemce.

nezapomeňte do předmětu nebo pozdravu vložit jméno příjemce („speciální pozvánka pro vás, Sally“). Ať už si vyberete jakýkoli předmět, měl by upoutat pozornost a dostat se k věci.

tělo vaší zprávy by mělo být nabité informacemi, ale dostatečně krátké, aby bylo možné je přečíst za minutu nebo dvě.

zaměřte se na hodnotu, kterou vaše událost poskytne účastníkům, a nezapomeňte zahrnout výzvu k akci (CTA).

poutavý grafický bude také jít dlouhou cestu k udržení své publikum v záběru – ale ujistěte se, že je citlivý na mobil, jako je tento příklad z Hubspot.

Připojte se k webům pro zjišťování událostí

před deseti lety lidé googlovali klíčová slova, aby našli relevantní události v jejich blízkosti. Dnešní uživatelé internetu se však obracejí na objevovací weby, které naznačují události, které by je mohly oslovit.

Chcete-li optimalizovat objev událostí, ujistěte se, že:

– seznam událostí na co největším počtu míst, jako jsou Události Facebook, Eventful a Goldstar.

– Umožněte návštěvníkům zaregistrovat se na Vaši akci bez opuštění webu discovery

– povzbuzujte uživatele k RSVP na Facebook, který přizpůsobí doporučení a pomůže zviditelnit Vaši událost

– zahrňte umístění vaší události, abyste zvýšili šance na získání kurátora na zdrojích uživatelů v okolí

– použijte chytlavý a sdílený hashtag

pomocí webů discovery zvýšíte povědomí o své události ve své cílové skupině.

Udržujte účastníky nadšeni

je nezbytné, aby vaši účastníci byli nadšeni nadcházející událostí—a udržujte je tak. Přemýšlejte o způsobech, jak udržet zájem publika od fází plánování až po následný e-mail po akci.

zde jsou některé nápady.

Teasers and Sneak Peeks

Vzrušte své potenciální účastníky pomocí e-mailů s ukázkami, které naznačují další výhody.

budujte napětí a nechte je dychtivě předvídat další informace o vaší události, když odhalíte další podrobnosti.

pravidelně uvolňujte tyto hlavolamy v přípravě na událost, abyste vytvořili očekávání.

obsahový Marketing

před zahájením akce uvolněte obsah, který se jí týká. Oznamte konkrétní podrobnosti na svém blogu, například:

– datum a čas

– umístění

– itinerář události

– hostující řečníci a jejich bios

– některá témata, která budou na vaší akci pokryta

zvyšte počet očí na vaší akci přistáním několika příspěvků hostů na jiných webových stránkách.

nabídněte užitečné články dalším blogům ve vašem oboru, které můžete propojit zpět s nadcházející událostí. Čtenáři, kteří by mohli mít zájem o účast, mohou kliknout na vaši vstupní stránku a dozvědět se více o vaší akci.

příspěvek na sociálních médiích, taky! Dejte svůj značkový hashtag k použití a zveřejněte něco každý den před akcí.

můžete zahrnout dárky, ankety publika, odpočítávání, chat nebo webinář odpovídající na otázky týkající se události, a promo videa.

na akci

Buďte originální! Pokud se vaše akce cítí jako stejná věc, kterou účastníci zažili stokrát předtím, nebudou zdaleka nadšeni.

pokuste se najít způsob, jak dát jedinečnou rotaci na vaší akci. Začleňte kreativní téma nebo honosné nové technologie(například rozšířená / virtuální realita nebo technologie interakce s publikem).

Zjednodušte registraci

Chcete-li se vyhnout vytváření překážek vstupu, Udržujte svůj registrační proces co nejjednodušší.

– povolit skupinovou registraci: nechte lidi zaregistrovat se jako skupina, což znamená, že jedna osoba může platit za ostatní ve své společnosti (nebo rodině). Vyšší účast mohou podpořit i skupinové slevy.

– přijměte více platebních možností: nezapomeňte povolit kreditní karty, PayPal a další bezpečné způsoby platby. Přijměte zahraniční banky a kreditní karty, pokud někteří účastníci mohou pocházet ze zemí mimo vaši zemi.

– zahrňte automatické stanovení cen: Software, který automaticky upravuje ceny na základě slev na počátku ptáků, nebo diferencované úrovně členství udržují věci jednoduché. Pokud jste již vyprodáni, nabídka automatických čekacích seznamů může lidem pomoci dostat se na seznam hostů, pokud ostatní vypadnou.

– buďte mobilní: většina hostů pokladní na svých telefonech, takže se ujistěte, že vaše registrační stránka vypadá skvěle na mobilních zařízeních. Pokud tomu tak není, navrhněte samostatnou mobilní verzi vašich vstupních a registračních stránek.

– Udržujte registraci krátkou a jednoduchou: omezte své registrační stránky na jednoduché informace, jako je jméno, kontaktní informace a fakturační údaje. Na konci přidejte několik preferenčních otázek (například ubytování se zdravotním postižením, dietní preference nebo Velikost trička, pokud je plánujete rozdávat) a nechte to tak.

– neposílejte žadatele o registraci z vašeho webu: Lidé váhají s poskytnutím platebních informací neznámému webu, proto si vyberte registrační software, který integruje proces přímo do vašeho vlastního webu.

vaším cílem by mělo být udržet věci uživatelsky přívětivé a přímočaré.

získejte média pro pokrytí vaší události

je důležité propagovat vaši událost s dostatečným pokročilým upozorněním, aby se slovo dostalo dostatečně.

dobrým pravidlem je začít propagovat akci nejméně 3-6 měsíců před datem.

čím více médií může pokrýt vaši událost, tím více lidí o ní bude vědět, což znamená, že bude větší šance na vyšší účast.

Vytvořte seznam médií ve vaší oblasti a informujte je o své nadcházející události.

je užitečné napsat tiskovou zprávu nebo dvě, takže můžete mít určitou kontrolu nad tím, jak jsou vaše informace o události prezentovány.

použijte e-mailový marketing, abyste dostali slovo svým odběratelům-a nezapomeňte zahrnout odkazy zpět na web události a tlačítka pro sdílení, aby mohli slovo dostat svým vlastním následovníkům.

nepodceňujte sílu organického marketingu z úst.

podle Sprout Social 75% lidí pravděpodobně zaplatí za lístek na akci, pokud ji uvidí propagovat na sociálních médiích.

pokud máte sponzory nebo významné hosty, požádejte je, aby akci propagovali na svých vlastních zdrojích.

Podporujte sdílení vaší události

sdílení by se nemělo zastavit při spuštění vaší události.

nastavit Snapchat geofilters (rozšířená realita čočky, které vrstva zábavné obrázky nebo rekvizity v reálném životě) nebo foto-op zóny pro své účastníky bavit a sdílet na sociálních médiích.

máte v prostoru akce nevyužitý roh?

zavěste tmavé pozadí a vydejte několik jednoduchých rekvizit s vyhrazeným osvětlením pro fotografie a pro své hosty máte snadnou Instagram-friendly aktivitu.

přijďte s vyhrazeným hashtagem a vytiskněte jej na znamení na akci, abyste povzbudili jakékoli příspěvky na sociálních médiích související s událostmi.

využijte tento hashtag nastavením zdi sociálních médií, která streamuje živý přenos souvisejících příspěvků na vaší akci.

můžete si také pronajmout tiskárnu hashtag, která automaticky vytiskne všechny fotografie zveřejněné na Twitteru nebo Instagram s určitým hashtagem.

účastníci mohou vyfotit skupinovou fotografii mimo lobby nebo selfie v baru—pokud zveřejní fotografii s hashtagem, mohou si vyzvednout tištěnou památku na tiskárně.

investujte do profesionální fotografie

vaše akce je ideální čas investovat do vysoce kvalitní fotografie, a to jak pro vaše hosty, tak pro vaši organizaci.

koneckonců, kdy jindy máte skvělé osvětlení, zajímavé reproduktory, odhalení produktu a hosty, kteří jsou pravděpodobně oblečeni formálněji než obvykle (a doufejme, že ve slavnostní náladě)?

tyto fotografie mohou být nekonečně užitečné. Můžete:

– zahrňte je do Tiskové zprávy nebo začleňte sociální média

– pošlete je hostům v následném e– mailu, který jim připomene zábavu, kterou měli

– pošlete je lidem, kteří se nezúčastnili (aby jim ukázali, co zmeškali)

– použijte je v marketingových kampaních a značkových materiálech zobrazujících zapojení klienta/publika.

Ano, fotky jsou skvělé – ale potřebujete najmout profesionála? Proč ne jen poslat stážistu se svým smartphonem, aby pořídil pár fotek?

i když je to možnost, pokud máte málo finančních prostředků, je nejlepší investovat do kvality, pokud si to můžete dovolit.

profesionální fotograf bude vědět, co hledat a jak získat nejlepší snímky. Budou mít dobré oko pro osvětlení, rámování záběrů, a chytat lidi v jejich nejlepších okamžicích.

profesionálové mohou také upravovat své fotografie, aby vám poskytli více leštěný a vysoce kvalitní výsledek pro pozdější použití ve vašich materiálech.

Využijte sílu videa

propagace videa může zesílit účast na událostech přidáním exponenciální hodnoty. Místo nudných prezentací může video poskytnout vašemu publiku pohlcující zážitek.

můžete také živý přenos, který dá ještě více lidem možnost virtuálně se zúčastnit vaší akce.

umožňuje vám dát hodnotu těm, kteří se nemohli zúčastnit, což zvyšuje vaši důvěryhodnost a pozitivní pocity vůči vaší značce.

Živý přenos také zvyšuje sdílení obsahu události, protože vše se nahrává a streamuje, jak se to děje.

zvažte streamování následujících typů videí:

– Promo videa pro vzrušení vedoucí k události

– rozhovory se členy, dobrovolníky a zaměstnanci

– aktualizace událostí a oznámení

– náhledy a plíživé pohledy na místo, zábavu a prostor pro události

– živé Q&A sessions

před a po události může váš videoobsah pomoci přilákat účastníky, obohatit jejich zkušenosti a poskytnout cenný obsah sdílejte s ostatními později.

připojte reproduktory s účastníky

sestava reproduktorů na vaší akci bude bezpochyby jedním z hlavních faktorů, které motivují účast publika. Proč nenechat tuto pobídku pracovat trochu více ve váš prospěch?

místo toho, aby se váš hostující řečník objevil a promluvil, zvažte, zda je požádat, aby se více zapojili do účastníků.

pozvěte je, aby zůstali na Q&panel před nebo po jejich prezentaci, kde se účastníci mohou zapojit přímo s řečníkem.

nebo by váš řečník byl ochoten účastnit se chatu nebo online fóra ve vaší aplikaci pro události.

a co během samotné řečnické relace? Zvažte poskytnutí technologie pro řečníka pro spuštění živého hlasování nebo požádejte o zpětnou vazbu publika v reálném čase.

cokoli, co účastníkům pomůže cítit se, jako by s nimi osobně komunikovali a učili se od řečníka, zvýší dojem, že za své peníze dostali největší ránu.

nechcete, aby pasivně přijímali řeč, kterou by mohli stejně snadno vyhledat na YouTube. Chcete-li spustit opravdu působivou relaci Q&, nezapomeňte s ní zacházet jako s úmyslnou částí události, nikoli s dodatečným nápadem.

povzbuzujte účastníky, aby kladli stručné, věcné otázky a vyhýbali se za každou cenu.

plánujte, aby zaměstnanci nebo moderátoři procházeli davem pomocí mikrofonů, aby řízení probíhalo hladce.

udělejte z města část akce

zejména pokud mnoho vašich účastníků přichází z dálky, součástí losování vaší akce je pravděpodobně její umístění. Aby co nejvíce z toho!

vaše město pravděpodobně nabízí mnoho atrakcí.

zvažte zveřejnění užitečného seznamu věcí, které musíte ve městě dělat, do vaší e-mailové marketingové kampaně, kanálů sociálních médií a webových stránek události.

Vytvořte seznam navrhovaných muzeí, restaurací a nočního života, které můžete navštívit, když jsou vaši účastníci ve městě.

zvýrazněte turistické atrakce, které vaše město nabízí.

pokud se vaše akce koná na zábavném nebo jedinečném místě (jako je místní muzeum, vintage divadlo nebo kulturní centrum), využijte toho!
například diskutujte o zajímavých funkcích místa jako součást propagačních materiálů.

Zvyšte účast na akci pomocí Regpacku

plánování akce vyžaduje hodně času a úsilí-nechcete dorazit na den a zjistit, že vaše účast je mnohem nižší, než se očekávalo.

tím, že se budete snažit porozumět motivacím publika, nabízet pobídky a marketing vaší akce na všech správných kanálech, aby účastníci byli nadšeni, nastavíte svou událost na úspěch.

jedním z nejdůležitějších faktorů účasti je usnadnění snadného registračního procesu, a proto je Regpack zde, aby podpořil potřeby vaší akce automatizovanou integrací fakturace a registrace na vašem vlastním webu. Vyzkoušejte zdarma demo ještě dnes!