Vous ne courriez pas un marathon sans vous entraîner à l’avance ou ne feriez pas une tarte aux pommes pour la première fois sans utiliser une recette.
La même chose peut être dite pour avoir une réunion. Vous n’appelleriez pas votre équipe pour discuter de quelque chose d’important sans planifier à l’avance, n’est-ce pas?
Au moins – nous espérons que vous ne le feriez pas. La préparation est importante, surtout lorsqu’il s’agit d’organiser une réunion. Lorsque vous ne prenez pas le temps de vous préparer correctement, quel que soit le type de réunion que vous organisez, vous finirez par perdre du temps et de l’énergie à tout le monde.
Si vous ne savez pas comment vous préparer correctement, Fellow vous a couvert avec ces neuf conseils pour vous assurer que rien ne tombe entre les mailles du filet.
- Comment préparer une réunion en 9 étapes
- 1 Créer un modèle de réunion
- Conseil de pro
- 2 Demandez aux participants de contribuer à l’ordre du jour
- 3 Joignez ou intégrez des documents et des graphiques à l’appui
- 4 Donnez aux gens le temps de préparer des commentaires et des questions
- 5 Si vous présentez, pratiquez ce que vous allez dire
- 6 Décidez si d’autres personnes se présentent (et informez-les à l’avance)
- 7 Définissez des rôles de réunion tels que preneur de notes et chronométreur
- 8Note tous les éléments d’action et les principaux points à retenir
- 9 Si vous êtes à distance, encouragez les participants à avoir des caméras allumées
- Prêt à tout!
Comment préparer une réunion en 9 étapes
Vous avez hâte de commencer votre réunion et nous ne vous en voulons pas. Il y a probablement beaucoup de choses à discuter, des histoires de clients à partager et des stratégies commerciales à accepter. Mais avant de plonger, assurez-vous de suivre ces neuf étapes pour que la réunion soit aussi productive que possible.
- Créer un modèle de réunion
- Demander aux participants de contribuer
- Joindre ou intégrer des documents à l’appui
- Donner aux gens le temps de se préparer
- Mettre en pratique ce que vous allez dire
- Décider si d’autres personnes présentent
- Définir les rôles de réunion
- Noter les éléments d’action
- Encouragez les participants à avoir des caméras sur
1 Créer un modèle de réunion
Tout d’abord — commencez par créer un modèle de réunion. Cela donne une structure à votre réunion, permettant à la conversation de rester concentrée et sur le sujet.
L’ordre du jour commencera par l’heure et le lieu (si vous rencontrez en personne), suivi de l’objet de la réunion. Il devrait inclure des informations telles qu’une liste de sujets, des points de discussion, des mesures à prendre et d’autres activités dont les participants discuteront.
Fournir un aperçu clair et complet de ce qui se passera lorsque la réunion aura lieu est crucial pour le succès de la réunion, car tout le monde sait ce qu’on attend d’eux, quelles questions ou histoires de clients ils devraient être prêts à partager et quel sera leur rôle au fur et à mesure qu’elle se déroulera.
Besoin d’aide supplémentaire? Profitez des modèles d’ordre du jour de la réunion, présentés par Fellow.
Conseil de pro
Utilisez Fellow pour créer tous les ordres du jour de votre réunion à l’avance, demander à d’autres de contribuer à la note et prendre des notes en direct en collaboration pendant la réunion.
2 Demandez aux participants de contribuer à l’ordre du jour
Qu’est-ce qui peut transformer un bon ordre du jour en un grand ordre du jour? Demander aux participants de contribuer et d’ajouter leurs propres points à l’ordre du jour.
Peut-être qu’un participant a un goulot d’étranglement ou un défi spécifique qu’il a besoin d’aide pour surmonter, une mise à jour sur une étape importante pour laquelle l’équipe travaille ou tout changement important de la politique de l’entreprise. S’assurer que l’ordre du jour de la réunion est collaboratif et facile à partager avec les participants garantit que rien ne passe entre les mailles du filet et que tous les points d’action sont discutés.
Il peut également donner aux participants un aperçu des questions posées et des défis discutés, leur permettant de réfléchir à certains de ces goulots d’étranglement à l’avance afin qu’ils puissent peut-être venir à la réunion avec une solution ou une idée prête à partager.
3 Joignez ou intégrez des documents et des graphiques à l’appui
Lorsque vous créez un ordre du jour, vous aurez une meilleure idée des documents et des fichiers que les participants à la réunion devront consulter pour être au courant des sujets pertinents. Il vous aidera également à créer un PowerPoint ou un jeu de diapositives gagnant qui est attrayant et informatif.
Il est important de donner aux participants à la réunion suffisamment de temps pour que chacun ait la possibilité de consulter les informations et les mesures importantes. Donc, s’il y a du matériel que vous voulez qu’ils examinent à l’avance, assurez-vous de l’envoyer au moins 24 heures à l’avance. Exprimez aux participants que vous souhaitez qu’ils consultent ces documents à l’avance.
Après tout, il n’y a rien de pire que de surprendre votre équipe avec 50 diapositives au début de la réunion. Savoir dans quoi ils sont sur le point de marcher prépare la réunion au succès.
4 Donnez aux gens le temps de préparer des commentaires et des questions
De même, joindre ces documents donne à votre équipe suffisamment de temps pour préparer des commentaires, des préoccupations, des questions et des histoires. Si vous ne le faites pas, vous allez avoir une réunion où personne n’est préparé, avec une conversation qui est partout, et qui aura probablement besoin d’une autre réunion pour gérer les objectifs.
Plus votre équipe aura de temps pour préparer ces commentaires et questions à l’avance, meilleure sera la conversation lors de la réunion! Cela garantit également que tout le monde reste engagé et sur le sujet afin que rien ne tombe entre les mailles du filet.
5 Si vous présentez, pratiquez ce que vous allez dire
Toutes les grandes présentations nécessitent un peu de pratique.
Donc, si vous êtes l’hôte de la réunion, ou celui qui donne le coup d’envoi, assurez-vous de pratiquer ce que vous allez dire avant que tous les yeux soient rivés sur vous! Peu importe si vous présentez des diapositives, dirigez toute la conversation ou apportez simplement quelques questions ou points de discussion au sol, pratiquez ce que vous allez dire au moins une fois. Vous pouvez envisager de parcourir différentes façons de démarrer la réunion ou la conversation, que ce soit avec un brise-glace ou un partage d’histoire.
Vous pouvez également écrire des points clés sur une feuille de papier à apporter à la salle de réunion ou faire extraire un document par voie électronique pour que vous puissiez en prendre connaissance. Quelle que soit la méthode que vous choisissez, cela garantira que votre point de vue soit aussi clair et concis que possible, et vous minimiserez la quantité de divagations pendant que vous parlez.
Et, si vous prévoyez simplement de lire des diapositives, ne les lisez pas textuellement, mais à la place, activez-les et ajoutez des commentaires supplémentaires afin de ne pas ennuyer les autres participants.
6 Décidez si d’autres personnes se présentent (et informez-les à l’avance)
La même chose peut être dite pour les autres participants à la réunion. S’ils présentent les diapositives, faites-leur savoir à l’avance quelles diapositives sont à leur charge. Donnez-leur également la possibilité de créer leurs propres diapositives ou documents de présentation pour créer le contenu de leur propre voix et ajouter un style personnel. De plus, n’oubliez pas que la présentation ne vient pas naturellement pour tout le monde, donc donner aux autres suffisamment de temps pour se préparer peut aider à soulager leurs nerfs et à se sentir plus à l’aise de parler devant les autres participants.
Vous devez également considérer qu’il est toujours préférable d’avoir plus d’une personne lisant la présentation ou changeant la voix de la personne parlant en général. Donner la chance à une seule personne de présenter peut donner à la réunion l’impression d’une conversation unilatérale. Ça rend ça ennuyeux aussi.
7 Définissez des rôles de réunion tels que preneur de notes et chronométreur
Personne n’aime qu’un rôle de réunion lui soit attribué à la dernière minute, alors déterminez à l’avance qui prendra les notes de réunion, les procès-verbaux et qui sera le chronométreur.
Par exemple, si quelqu’un de votre équipe est très ponctuel, attribuez-lui le rôle de chronométreur, dont le rôle est de vérifier que la réunion commence et se termine à temps et que tous les points de l’ordre du jour sont discutés en conséquence. Alors que le gardien de notes doit être organisé, car il enregistre les décisions clés et les détails pris au cours de la réunion. C’est également à eux d’envoyer les notes aux participants une fois la réunion terminée.
Rappelez à cette personne que les notes doivent être envoyées dans les 24 heures suivant la réunion, afin que tout reste en tête.
8Note tous les éléments d’action et les principaux points à retenir
Il peut être utile d’utiliser un logiciel de réunion qui fait une partie du travail lourd pour vous — comme fournir un endroit pour noter les principaux points à retenir des conversations et des éléments d’action pour ce qui doit être suivi.
Par exemple, un outil de réunion comme Fellow facilite le suivi des éléments d’action avec une section déjà disponible. De cette façon, toutes les informations pertinentes et nécessaires sont organisées en un seul endroit. Vous ne savez jamais quand l’idée parfaite sera évoquée, alors vous voulez être prêt avec un endroit pour l’écrire.
9 Si vous êtes à distance, encouragez les participants à avoir des caméras allumées
Il peut être difficile de tenir une réunion virtuelle productive, mais une façon de s’assurer que tout le monde est engagé, à l’écoute et qu’une partie de la conversation est de demander à tout le monde d’allumer son appareil photo. Assurez-vous de mettre cette règle en mouvement à l’avance, afin que personne ne soit pris au dépourvu en regardant moins que la caméra prête. Voir votre équipe pendant qu’elle parle et savoir que les autres font attention pendant que vous parlez rend la réunion plus personnelle.
Vous pouvez également encourager les participants à s’assurer qu’ils sont assis dans un endroit calme, à l’abri des distractions et à désactiver les notifications entrantes, afin que leur attention reste sur la conversation.
Prêt à tout!
Les réunions efficaces ne se font pas par surprise. Il faut du temps, des efforts et beaucoup de préparation pour être sûr que tout se met en place. Peu importe le type de réunion, le nombre de personnes présentes ou ce qui doit être discuté, c’est toujours une bonne idée de suivre ces étapes afin que vous puissiez être prêt pour ce qui est en jeu.
