Avez-vous déjà assisté à une réunion d’affaires ennuyeuse? Le genre d’affaire inefficace, contre-productive et mal gérée où vous vous êtes retrouvé à prier pour la fin? Malheureusement, de telles réunions sont un problème courant dans de nombreuses entreprises, mais ne vous inquiétez pas. Nous vous donnerons quelques conseils et astuces pour améliorer les réunions et encourager votre équipe à communiquer, à collaborer et à établir des objectifs clairs.
La réunion est-elle vraiment nécessaire ?
Demandez-vous si vous avez vraiment besoin d’avoir la réunion en premier lieu. Qui a vraiment besoin d’y assister? Avez-vous vraiment besoin de cette entrée? Peut-être pourriez-vous passer des appels ou écrire quelques e-mails à la place? Ou peut-être qu’une réunion rapide serait suffisante? Ceux-ci peuvent également être très efficaces.
Sinon
You Vous ne commencez pas une réunion bien organisée en disant à tout le monde de quoi il s’agit. Tout le monde devrait déjà connaître le sujet avant même de faire une apparition. Il est essentiel pour vous de fournir à votre public un agenda – une liste de sujets, de rapports, de statistiques, de problèmes à résoudre – tout ce que vous allez discuter avec lui. Cela leur donne l’occasion de venir préparés, conscients et engagés. En conséquence, une partie de votre temps précieux pourrait être économisée presque automatiquement.
Cela vous aidera également à établir votre position de leader. Bien sûr, cela ne peut pas être simplement une impression, car vous devez être prêt avec des idées. Ne vous improvisez pas. Plus vous en proposez, plus vous en obtenez et plus vous pouvez vous attendre à de meilleurs résultats.
Il est également crucial de commencer et de terminer votre présentation à temps.
La ponctualité est motivante et stimule la prise de conscience. Toujours. Ne soyez pas en retard et n’attendez pas les retardataires – ce n’est pas professionnel. Encore une fois – le temps est précieux, le temps est de l’argent. Il y a trop de travail à faire. N’étirez pas votre réunion plus que vous n’avez absolument à le faire. Respectez le plan, afin que les gens sachent que vous avez tout réfléchi.
Concentré
N’oubliez pas d’être concentré en tout temps. Essayez de ne pas tenir compte de toutes les distractions – bruits de fenêtres ouvertes, smartphones, ordinateurs portables, etc. – et demandez à votre public de faire de même. Gardez une trace de l’ordre du jour. Soyez aussi productif que possible avec le temps dont vous disposez. Rendez vos réunions importantes, transformez-les en événements valorisés et respectés.
Stimuler la créativité
Si votre objectif est de développer de nouvelles stratégies ou de résoudre un problème, laissez les gens parler. Pensez à mettre votre autorité et votre position de côté. Soyez un partenaire dans une discussion. Posez des questions. Remue-méninges et laissez tout le monde s’exprimer. Démarrez un dialogue symétrique. Écrivez des idées sur un tableau blanc pour que tout le monde puisse les voir, ou utilisez des solutions numériques et partagez des concepts sur grand écran. Collaborer.
Assigner des tâches
N’oubliez pas de laisser un peu de temps pour établir d’autres étapes et planifier des actions futures. L’astuce ici est de s’assurer que lorsque vous avez terminé votre réunion, tout le monde sait quoi faire, comment le faire et quand. Donnez à chacun une mission, un rôle. Définissez le résultat attendu. Restez positif et partagez votre bonne énergie. Vous avez tous besoin de vous sentir comme une seule machine. Après tout, n’est-ce pas la clé du succès de chaque entreprise?
