De nombreux intervenants redoutent les questions du public ou tentent de les éviter. Cependant, permettre à votre public de poser des questions pendant votre présentation permet à votre public de rester engagé. Il vous fournit également de précieux commentaires sur le contenu de la présentation.
Devez-vous inclure Q &Une session dans votre présentation?
En bref – oui. Si vous faites une présentation rapide et informelle, votre session Q&A peut prendre quelques minutes et être plus décontractée, mais c’est toujours une bonne idée de vous assurer que votre message a été bien reçu et compris. Les présentations officielles sont plus structurées et devraient consacrer un certain temps aux questions du public.
Répondre aux questions de votre auditoire peut améliorer votre présentation et vous rendre plus crédible. D’un autre côté, une session Q& A mal gérée peut ruiner vos efforts et nuire à votre présentation.
Certains présentateurs pensent qu’une bonne présentation couvre 100% du sujet et ne laisse pas de place pour des questions supplémentaires. Ils diraient même quelque chose comme « tout devrait être clair et j’espère qu’il n’y aura pas de questions ». Je ne suis pas d’accord avec cette approche. Je ne découragerais jamais mon public de participer activement à ma présentation. Le fait de ne recevoir aucune question à la fin de la présentation peut suggérer que le public s’ennuyait et n’écoutait pas ou que la présentation n’était pas claire du tout et les laissait confus et sans voix.
Préparez votre Q & A
Pensez à votre présentation et essayez d’anticiper les questions que vous pourriez avoir, et préparez vos réponses. Idéalement, lorsque la question le permet, intégrez dans votre réponse certains des messages clés ou des appels à l’action de votre présentation.
Avez-vous déjà présenté le même sujet et vous souvenez-vous de certaines des questions fréquemment posées? Modifiez votre présentation et incluez les réponses à ces questions dans vos diapositives ou votre discours. Vous présentez pour la première fois et vous ne pensez à aucune question? Vous pouvez demander de l’aide à vos collègues ou amis ou faire une recherche rapide sur Internet.
Vous pouvez également réfléchir aux questions auxquelles vous ne voulez pas ou ne pouvez pas répondre et préparer votre réponse au cas où elles se présenteraient. Ceux-ci peuvent inclure un sujet qui n’est lié qu’à distance à votre présentation ou toute question nécessitant la divulgation d’informations personnelles dans votre réponse. Si vous craignez d’être mis sur place, imaginez la (les) pire(s) question(s) que l’on puisse vous poser. Rédigez vos réponses pour une tranquillité d’esprit. Ils ne viendront probablement jamais, mais vous vous sentirez moins inquiet.
S’il y a un sujet sensible sur lequel vous savez que les gens vont poser des questions, abordez-le au début de votre présentation. Cela montrera que vous ne cachez rien et permettra à tout le monde de se concentrer plus facilement sur le reste de votre présentation.
Quand répondre aux questions lors de votre présentation ?
Selon votre présentation, la taille du public et vos préférences, vous pouvez choisir de traiter les questions du public à différents moments:
- À tout moment pendant la présentation: Vous dites à vos auditeurs de lever la main et de poser des questions chaque fois que quelque chose n’est pas clair pour eux et vous répondez immédiatement à ces questions. Cela peut bien fonctionner lors de petites réunions où vous ne vous attendez pas à beaucoup de questions. S’il y a beaucoup d’interruptions, la gestion des questions de cette façon peut être distrayante pour le présentateur et son public.
- À des moments précis pendant votre présentation : Vous prévoyez quelques créneaux pour répondre aux questions pendant votre session. Ils peuvent être, par exemple, après chaque partie de votre présentation. Il vous permet de regrouper des questions sur un sujet donné et de clarifier tout ce qui n’est pas clair avant de passer à la partie suivante.
- À la fin de votre présentation : Vous répondez à toutes les questions à la fin de votre présentation. C’est la méthode la plus courante pour gérer Q & A et la plus pratique pour rencontrer un large public.
Si vous prévoyez de répondre aux questions à la fin, assurez-vous de réserver du temps et respectez votre horaire. Demander à votre public de garder toutes les questions pour la fin de votre présentation et de ne pas répondre à au moins quelques-unes n’est pas professionnel et montre un manque de respect pour votre public. Pour la même raison, vous ne devriez pas prolonger la session Q& A bien au-delà du calendrier initial, même si vous avez le temps.
Pensez à l’avance lorsque vous souhaitez répondre aux questions. Communiquez-le à votre public au tout début de votre présentation. Si vous présentez lors d’une conférence ou d’une réunion organisée par quelqu’un d’autre, vérifiez-la auprès des organisateurs au préalable.
Lors d’une présentation en ligne, vous pouvez demander à votre public de poster des questions sur le chat pendant la session. Vous pouvez les lire et y répondre à la fin de votre présentation. Assurez-vous simplement que les gens en sont conscients et savent où poster leurs questions.
Si vous présentez un sujet sensible, votre auditoire n’aura peut-être pas le courage de poser des questions à moins de pouvoir le faire à l’unanimité. Pensez si cela peut être un problème pour votre présentation et si vous pouvez autoriser les questions anonymes. Expliquez à votre public au début de votre présentation comment il peut soumettre de telles questions.
Si vous répondez à des questions à la fin de votre présentation, n’en faites pas la toute dernière partie. Gardez 1 à 2 minutes à la toute fin pour les remarques de clôture. Utilisez-les pour résumer vos messages clés et répéter l’appel à l’action. Votre public se souviendra mieux du début et de la fin de votre présentation, alors vous voulez garder le contrôle sur ces parties et ne pas laisser une question inintéressante ou négative voler la vedette.
Comment gérer les questions pendant la session Q &A?
Cela peut sembler assez évident: quelqu’un pose une question sur votre présentation, vous répondez à la question, quelqu’un d’autre pose une autre question, etc.
Cependant, si vous regardez de près, il y a un peu plus à ce processus et quelques choses que vous pourriez faire pour maximiser la valeur de la session Q & A:
- Écoutez attentivement la question, n’interrompez pas et ne laissez personne d’autre interrompre la personne qui pose la question. Si vous n’êtes pas sûr d’avoir bien compris la question, demandez des éclaircissements. Vous pouvez encourager la personne à se lever pour que tout le public puisse entendre la question.
- Si vous trouvez la question intéressante, n’hésitez pas à créditer le questionneur (« C’était une excellente question » ou, « Heureux que vous ayez posé cette question »). Si vous n’aimez pas la question, essayez de ne pas la montrer, n’attaquez pas la personne et ne faites aucun commentaire négatif.
- Vous pouvez répéter la question pour vous assurer que tout le public l’a entendue et vous donner un peu de temps pour réfléchir. Faites-le avec vos propres mots pour confirmer que vous avez compris.
- Une fois que vous avez entendu la question, vous n’avez pas besoin de vous précipiter avec votre réponse. Vous pouvez faire une pause de quelques secondes pour réfléchir et vous laisser le temps de valoriser la question et le questionneur.
- Répondez à la question – vous pouvez y répondre ou utiliser l’une des autres techniques décrites ci-dessous. Lorsque vous répondez, assurez-vous de garder un contact visuel avec l’ensemble de votre public et pas seulement avec la personne qui a posé la question.
- Vérifiez si votre réponse est satisfaisante, a été bien comprise et a bien répondu à la question. Vous pouvez le faire en regardant le langage corporel du questionneur ou en lui demandant.
Comment répondre aux questions concernant votre présentation ?
De nombreux présentateurs ont peur des sessions Q &A ou essaient de les éviter. Ils ont peur des questions agressives, des sujets inconfortables ou d’être interrogés sur quelque chose qu’ils ne connaissent pas. Cela n’arrive pas souvent, mais en tant que présentateur, vous devez savoir que fournir une réponse immédiate et complète à une question du public n’est qu’une de vos réponses possibles. Regardons différentes options:
- Réponse – dans la plupart des cas, vous recevrez des questions intéressantes et pertinentes sur votre présentation et vous voudrez y répondre. C’est parfait. Si possible, essayez d’intégrer certains des messages clés de votre présentation et de votre appel à l’action dans vos réponses.
- Référez–vous à un autre conférencier ou matériel – si la question a déjà été répondue par vous ou un autre présentateur ou sera couverte par la partie suivante de votre présentation, vous n’avez pas besoin de répondre.
- Retournez la question – si vous avez besoin d’un peu de temps pour réfléchir à votre réponse, vous pouvez demander l’opinion du public ou demander au questionneur son opinion (ou ce qu’il ferait, etc.)
- Répondez plus tard – si vous avez besoin de plus de temps pour répondre ou si la question n’est pas pertinente pour l’ensemble du public, vous pouvez la mettre hors ligne. Assurez-vous simplement de prendre note de la question et d’informer la personne de la façon dont vous allez répondre ou de l’endroit où elle peut vous contacter.
- Refusez de répondre – vous devez répondre à toutes les questions, qui sont hors de portée, personnelles ou inexactes. Assurez-vous de bien comprendre la question et refusez poliment de répondre.
