À sa surface, le concept de gestion des stocks peut sembler assez simple — combien de stock avons-nous sous la main pour chacun des produits que nous vendons? Mais c’est beaucoup plus compliqué que ça. La gestion des stocks comprend la comptabilité des produits dans votre entrepôt, les matières premières nécessaires à la fabrication de ces produits et d’autres fournitures pour assurer le bon fonctionnement de votre entreprise.
La gestion des stocks n’est pas simplement une comptabilité de ce qui est; cela implique de prédire ce qui « sera » afin que l’organisation puisse s’assurer qu’elle dispose de suffisamment de produits, de matières premières et de fournitures pour répondre à la demande future. Emportez trop d’inventaire et vous gaspillez de précieuses ressources fiscales. Portez trop peu et vous risquez de perdre de l’argent des ventes perdues.
Des systèmes de gestion des stocks efficaces peuvent aider les entreprises à économiser du temps et de l’argent et à maximiser leurs ventes. Le bon système de gestion des stocks automatise certains processus, suit avec précision les biens et services entrants et sortants et fournit les données en temps réel nécessaires à la prise de décisions d’achat et de développement de produits.
Qu’Est-Ce Que La Gestion Des Stocks ?
La gestion des stocks examine la quantité de stock à commander et le moment de la commander. Le processus de gestion des stocks consiste à suivre les stocks depuis le point d’achat ou de création jusqu’à leur vente.
Il existe de nombreuses façons de planifier et de gérer votre inventaire, chacune guidée par vos besoins en matière de produits et d’affaires. La stratégie de tirage est basée sur la demande des clients, où vous commandez de petites quantités d’inventaire au besoin. La stratégie push, en revanche, repose sur la prévision et est basée sur la demande attendue ou prévue. La stratégie juste à temps génère des produits au moment de leur commande. La stratégie utilisée varie selon l’industrie, le type d’entreprise et la stratégie d’inventaire de l’entreprise.
Pourquoi la Gestion des Stocks pour les Petites Entreprises Est-Elle Si Importante?
Les entreprises de toutes tailles doivent suivre les stocks pour les aider à gérer les coûts et s’assurer qu’elles disposent d’une offre suffisante de produits pour répondre à la demande des clients. Une gestion efficace des stocks permet aux entreprises d’économiser de l’argent et d’améliorer leurs flux de trésorerie.
Par exemple, l’achat de produits ou de matières premières qui se trouvent sur des étagères signifie que l’avantage ou la valeur des dollars investis dans ces matériaux ne sont pas réalisés. D’un autre côté, ne pas avoir suffisamment de stocks pour répondre à la demande des clients peut entraîner une perte de ventes.
Il est essentiel pour les petites entreprises de gérer leurs stocks de manière fiable et rentable.
17 Conseils pour la gestion des stocks des petites entreprises
Assurer une méthode efficace, précise et fiable de gestion des stocks est essentiel pour les petites entreprises. Nous examinons ici 17 conseils pour la gestion des stocks des petites entreprises.
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Utilisez la méthode d’inventaire qui convient à votre entreprise
Il existe probablement une méthode d’inventaire qui convient le mieux à votre entreprise. Pour une entreprise avec un produit périssable, comme des fleurs ou de la nourriture, cela impliquerait de vendre l’inventaire en premier qu’elle a acheté en premier — c’est la stratégie du premier entré, premier sorti (FIFO). Cette stratégie signifie que les produits et matériaux les plus anciens s’épuisent en premier.
FIFO est la méthode d’inventaire standard utilisée par la plupart des entreprises. L’utilisation de FIFO est l’un des conseils de gestion des stocks les plus courants pour les entreprises pour une raison: cela peut avoir un impact important sur votre résultat net.
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Comprendre et prévoir avec précision la demande
L’un des éléments clés d’une gestion efficace des stocks est une prévision précise. Les gestionnaires de stocks s’appuient sur des données pour les aider à suivre l’utilisation, notamment un historique des ventes, des tendances du marché, de la saisonnalité et des technologies telles que l’analyse prédictive pour aider les gestionnaires à prendre des décisions éclairées par les données. Cependant, les gestionnaires d’inventaire doivent également tenir compte d’autres facteurs tels que les conditions météorologiques, la santé de l’économie, les variations de la demande, etc.
La capacité de prévoir avec précision la demande peut jouer un rôle important dans la gestion des coûts d’inventaire et la maximisation des opportunités de vente.
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Identifier les stocks à faible tour
Tout au long de la chaîne d’approvisionnement, la capacité d’identifier les stocks à faible tour aide les gestionnaires d’inventaire à commander des matières premières en ajustant la production et en identifiant les produits qui peuvent ne plus être très demandés.
Par exemple, si votre système de gestion des stocks identifie une offre spécifique qui se languit sur les rayons, cela peut indiquer que la demande pour le produit a diminué ou que des efforts de promotion supplémentaires sont nécessaires pour accroître la sensibilisation et la demande. En identifiant tôt les stocks lents, les entreprises se donnent les meilleures chances de les vendre et d’éviter qu’ils ne deviennent obsolètes. Les tactiques comprennent l’exécution d’une promotion spéciale, le transfert du stock à un autre endroit où il se vend plus rapidement ou la vente du stock à un tiers.
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Suivre les niveaux de stock
Le suivi de la quantité d’articles spécifiques disponibles — qu’ils soient utilisés dans le développement de produits ou représentant des marchandises à vendre aux clients — peut aider les gestionnaires d’inventaire à affiner leurs processus de commande. L’établissement d’un processus de comptage du cycle d’inventaire bien documenté et cohérent peut aider à minimiser les erreurs susceptibles d’avoir une incidence sur la disponibilité et l’accès des stocks. La création de rappels automatiques dans le système de gestion des stocks de votre entreprise peut alerter les gestionnaires d’inventaire lorsque des articles supplémentaires doivent être commandés. Le suivi des niveaux de stock permet également de gérer et de surveiller la demande de produits.
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Audit des niveaux de stock
Votre système de gestion des stocks doit être précis. Assurer sa précision nécessite une combinaison du bon logiciel et des bonnes politiques et pratiques. Les niveaux affichés dans votre logiciel de gestion des stocks peuvent ne pas toujours correspondre parfaitement à ce qui est réellement disponible. Mais plus vous pouvez rapprocher les deux niveaux, plus vous pouvez avoir confiance dans vos pratiques de gestion des stocks.
Les niveaux d’inventaire peuvent être influencés par plusieurs facteurs, de la non-réception précise des stocks aux dommages et au vol. L’audit des niveaux de stock grâce au comptage régulier des cycles vous aide à détecter les erreurs de saisie des données, les déchets potentiels et d’autres problèmes de gestion des stocks.
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Utilisez le juste-à-temps Lorsque cela est possible
Pour minimiser les approvisionnements disponibles et contrôler les coûts d’exploitation, certaines entreprises utilisent la gestion des stocks en juste-à-temps (JIT). Les responsables des stocks travaillent en étroite collaboration avec les fournisseurs afin que les matières premières arrivent à temps pour la production, mais au plus tôt que nécessaire. En fin de compte, l’objectif est d’avoir le moins d’inventaire possible — mais suffisamment pour produire ce dont on a besoin quand on en a besoin.
La gestion des stocks JIT nécessite un système de gestion des stocks sophistiqué qui peut traiter rapidement les commandes et gérer les détails nécessaires afin que vous puissiez exécuter les commandes des clients sans délai.
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Accent mis sur le contrôle de la qualité
Tout au long du processus de gestion des stocks, il est essentiel de mettre l’accent sur le contrôle de la qualité — c’est pourquoi les entreprises doivent mettre en œuvre des inspections de la qualité tout au long du cycle de vie du produit pour minimiser les déchets et s’assurer qu’ils répondent aux normes. Il est essentiel d’intégrer le contrôle de la qualité dans tous les aspects de la gestion des stocks et de documenter avec précision les éléments critiques du contrôle de la qualité, tels que la précision des commandes et l’appariement des factures. Il est également important de s’assurer que chaque employé comprend et adhère aux processus en place.
Aucune liste de conseils de gestion des stocks pour les petites entreprises ne serait complète sans mettre l’accent sur la création et le maintien d’une culture axée sur la qualité à chaque étape de votre processus d’inventaire — de la commande à la réception, à la cueillette et à l’emballage. C’est une culture qui part du sommet et qui devrait être intégrée à toutes les politiques, procédures et pratiques. Interrogez vos employés sur la façon dont ils perçoivent la culture de l’entreprise en ce qui concerne l’accent mis sur la qualité. Après avoir établi une base de référence dans l’enquête, ainsi que d’autres indicateurs, tels que les commentaires des clients, les retours et d’autres indicateurs de performance clés de la gestion des stocks, fixez des objectifs d’amélioration. Examinez les domaines individuels, ainsi que les indicateurs de réussite à l’échelle de l’entreprise et partagez les progrès au fur et à mesure que vous atteignez des jalons.
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Envisager la livraison directe
Avec la livraison directe, les fournisseurs expédient les produits directement de leurs entrepôts au client, éliminant ainsi la nécessité de garder le produit à portée de main et d’engager les coûts d’inventaire associés. Au lieu de contrôler chaque aspect du cycle de vie du produit, vous êtes principalement responsable de la commercialisation et de la vente du produit.
Vous éliminez les coûts d’entreposage et d’exécution, et votre profit provient de la différence entre le prix de gros et le prix de détail du produit — moins les coûts associés à la commercialisation et à la vente du produit. Il est essentiel d’avoir une relation stable avec un partenaire de livraison directe de confiance pour garantir la qualité des produits et le bon logiciel de gestion des stocks pour aider à gérer et à surveiller ces transactions.
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Mettre en place une technologie de point de vente (POS)
peut aider votre petite entreprise à suivre les stocks et les stocks en temps réel. Lorsque les articles se vendent, votre logiciel se met automatiquement à jour pour afficher les niveaux de stock et le coût des marchandises en stock. Comme son nom l’indique, la technologie de point de vente est utilisée au point de vente et peut être utilisée dans le processus de fabrication pour suivre les fournitures et les matières premières au fur et à mesure de leur utilisation. Votre logiciel de point de vente doit s’intégrer parfaitement à votre système de gestion des stocks pour vous aider à suivre facilement les stocks entrants et sortants. Lorsque cela est fait correctement et avec un logiciel intégré, vous supprimez les erreurs de saisie de données de votre comptage d’inventaire et vous disposez de meilleures capacités de reporting. Par exemple, vous pouvez produire des tableaux de bord contenant des informations telles que les marges bénéficiaires pour des articles spécifiques et la rotation des stocks.
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Utiliser un système de codes à barres
Bien qu’ils aient été inventés il y a plus de 70 ans, les codes à barres facilitent la gestion des stocks.
Les barres noires et les caractères alphanumériques que vous connaissez probablement représentent des informations codées qui permettent aux entreprises de gérer plus facilement, plus rapidement et plus précisément leurs stocks. Les codes-barres peuvent être lus par des scanners portables permettant aux gestionnaires d’inventaire de suivre facilement les stocks entrants et sortants.
Pour les articles de votre entrepôt, le code à barres identifie des informations telles que la taille, la couleur, l’emplacement, la date de production de l’article, sa date d’expiration et d’autres détails. Les codes-barres donnent également plus de visibilité à vos produits et vous aident à utiliser les stocks plus efficacement, par exemple en utilisant les articles expirant en premier pour exécuter les commandes. Il vous aide également à effectuer un comptage rapide des stocks et à traiter les commandes plus efficacement. Dans les paramètres de vente au détail, le code à barres peut inclure des noms de produits et des prix. Les codes-barres peuvent vivre avec les produits tout au long de leur cycle de vie, de leur fabrication jusqu’à leur entretien.
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Utiliser les bons de commande
Les entreprises utilisent les bons de commande pour suivre les commandes passées auprès de fournisseurs ou de fournisseurs. Les bons de commande sont des documents avec des détails sur ce qui a été acheté, en quelle quantité et à quel prix.
Lorsque les marchandises sont reçues, elles sont examinées et comparées au bon de commande pour s’assurer que le bon article, dans la bonne quantité, a été reçu et que le prix facturé sur la facture est correct. Les bons de commande jouent un rôle essentiel dans la réception précise des stocks.
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Recevoir l’inventaire avec précision
Lorsque l’inventaire est reçu, il doit être examiné et comparé au bon de commande pour en assurer l’exactitude. Il est essentiel de vérifier que vous avez reçu le bon article dans les quantités commandées et que vous avez été facturé au prix convenu.
La réception des stocks est la première étape d’un comptage précis des stocks. Alors que votre système de gestion des stocks joue ici un rôle important, votre personnel aussi. Ils doivent être bien formés et comprendre les étapes à suivre lors de la réception des stocks et pourquoi il s’agit d’entreprises importantes de toutes tailles. La précision dès le départ permet de démarrer votre processus de gestion des stocks sur un terrain solide.
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Formaliser et normaliser les processus
La bonne technologie peut améliorer les processus de gestion des stocks en fournissant des données et des informations pour prendre des décisions d’achat, de fabrication et de promotion des ventes. Mais il y a aussi un côté » people « . » La formalisation, la standardisation et la révision régulière des processus peuvent minimiser les erreurs humaines et garantir que vos processus fonctionnent aussi efficacement que possible.
Par exemple, quelque chose d’aussi simple que d’être cohérent dans la façon dont vous recevez du stock peut vous aider à minimiser les erreurs et à contrôler les coûts. Un processus standard que tout le monde peut suivre, de la même manière, pour recevoir, vérifier, déballer et compter les produits — et un processus similaire pour la cueillette, l’emballage et l’expédition des produits — peut minimiser les variations, réduire les déchets et ajouter des revenus à votre résultat net.
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Organiser l’entrepôt
L’organisation de l’entrepôt a un impact significatif sur l’efficacité de la gestion de la chaîne d’approvisionnement. Le temps est perdu si l’inventaire ne peut pas être trouvé ou prend trop de temps à trouver. En plus d’examiner la façon dont les stocks sont reçus, stockés et accessibles, la gestion de la chaîne d’approvisionnement doit également tenir compte d’autres défis de gestion des stocks, tels que des exigences particulières pour les stocks périssables ou fragiles.
L’espace d’entreposage est un élément essentiel d’une gestion efficace des stocks et des commandes. Bien gérer votre espace signifie que vous pouvez stocker plus d’inventaire et profiter pleinement de votre entrepôt, ce qui vous aide à contrôler les coûts et à stimuler les ventes.
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Prendre des décisions basées sur les données
L’un des principaux avantages d’un système de gestion des stocks robuste réside dans les données qu’il peut fournir en temps réel pour vous aider à prendre des décisions basées sur les données. Votre système de gestion des stocks devrait fournir des informations à la minute près sur les niveaux d’approvisionnement et les produits disponibles, les coûts de stockage de ces produits, le taux de rotation des produits et le délai optimal pour réapprovisionner certaines fournitures.
Les données peuvent également aider à prédire les niveaux de ventes futurs en fonction de l’historique des ventes et à surveiller les performances des fournisseurs. Prendre des décisions basées sur les données signifie que vous combinez l’art de la gestion des stocks avec la science des éléments de données critiques pour vous aider à minimiser les coûts et à maximiser les revenus.
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Analyser les performances des fournisseurs
Le bon système de gestion des stocks peut également vous aider à évaluer et à analyser les performances des fournisseurs. Demandez-vous:
- Quels fournisseurs livrent systématiquement les marchandises à temps?
- Quels fournisseurs ont le plus faible niveau d’erreurs d’expédition?
- Quels fournisseurs offrent les meilleurs tarifs?
Un fournisseur aux performances instables ajoute des coûts à vos processus de gestion des stocks. Le bon système peut vous aider à analyser les stocks et à identifier rapidement et avec précision les fournisseurs problématiques, tels que les fournisseurs habituellement lents ou qui envoient des quantités inférieures à celles commandées.
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Investir dans un logiciel de gestion des stocks
Les entreprises utilisent un logiciel de gestion des stocks pour gérer et optimiser leurs chaînes d’approvisionnement. Le logiciel de gestion des stocks aide les petites entreprises à s’assurer qu’elles ont suffisamment de stocks en main et aux bons endroits pour répondre à la demande des clients et assurer l’efficacité de leurs activités de fabrication.
Investir dans le bon logiciel de gestion des stocks fournit des informations précises et à jour pour prendre des décisions d’achat critiques, telles que le moment de réapprovisionner les stocks et les fournisseurs à utiliser.
Une gestion efficace des stocks est essentielle pour les entreprises de toute taille. Pour les petites entreprises en particulier, cependant, une gestion efficace des stocks peut aider à gérer des ressources limitées, assurer l’exactitude à chaque point de la chaîne d’approvisionnement et aider à prendre des décisions sur le développement de produits et la commercialisation pour construire et maintenir une entreprise prospère.
Les entreprises peuvent économiser du temps et de l’argent et maximiser leurs ventes grâce à un système avancé de gestion des stocks. Il automatise le processus pour minimiser les coûts, suivre avec précision les biens et services entrants et sortants et fournir les données en temps réel nécessaires à la prise de décisions d’achat et de développement de produits.
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FAQ sur la gestion des stocks des petites entreprises
Comment les petites entreprises organisent-elles leurs stocks?
Les petites entreprises organisent leur inventaire en fonction de son utilisation — inventaire utilisé dans le processus de production, inventaire acheté par les consommateurs et inventaire utilisé dans le fonctionnement quotidien de l’entreprise (fournitures).
Les stocks doivent être stockés dans des entrepôts et organisés de manière à faciliter l’accès tout en minimisant les efforts. Par exemple, les fournitures utilisées dans le processus de production doivent être près de l’endroit où elles sont cueillies et utilisées.
Comment gérez-vous efficacement les stocks?
Une gestion efficace des stocks nécessite une combinaison de la bonne technologie, des bonnes politiques, procédures et processus et d’un personnel bien formé qui suit un processus cohérent de réception et de gestion des matières premières et de traitement des commandes. Le processus de gestion des stocks commence lors de la réception des articles dans les stocks et garantit un processus cohérent de retrait des articles des stocks, de gestion des déchets et de surveillance continue des niveaux de stockage.
Quels sont les 4 types d’inventaire ?
Les petites entreprises gèrent quatre types d’inventaire: les matières premières et les composants, les produits finis, les travaux en cours et les biens MRO (fournitures d’entretien, de réparation et d’exploitation). Les matières premières et les composants sont les intrants nécessaires à la fabrication des produits que l’entreprise vend; les produits finis sont disponibles à la vente aux clients, les produits en cours de fabrication sont fabriqués, les produits MRO gèrent les opérations commerciales — par exemple, les fournitures.
Quelles sont les 3 principales techniques de gestion des stocks ?
Les trois principales techniques de gestion des stocks sont la stratégie pull, la stratégie push et la stratégie just-in-time (JIT). La stratégie d’attraction est basée sur la demande des clients. La stratégie de poussée est basée sur la demande attendue ou prévue. La stratégie juste à temps produit des produits au moment de leur commande. La stratégie utilisée varie selon l’industrie, le type d’entreprise et la stratégie du propriétaire.
Qu’est-ce que la rotation des stocks?
La rotation des stocks est une mesure du temps écoulé entre le moment où les stocks ont été reçus et utilisés ou vendus. Plus le délai entre ces deux points est court, plus le processus de gestion des stocks est efficace et rentable. Les stocks qui restent à portée de main plus longtemps que nécessaire représentent des coûts pour la petite entreprise. Ces coûts peuvent être gérés et minimisés grâce à un processus efficace de gestion des stocks.
Qu’est-ce que l’analyse d’inventaire?
L’analyse des stocks est le processus d’examen des données pour déterminer la bonne quantité de stock — fournitures et produits pour les clients — à garder à portée de main. L’objectif est de minimiser le temps disponible pour réduire les coûts d’inventaire tout en veillant à ce que suffisamment de produits soient disponibles pour répondre aux exigences de production et à la demande des clients.
Pourquoi les feuilles de calcul ne sont-elles pas utilisées pour la gestion des stocks ?
Les feuilles de calcul sont terriblement inadéquates pour la gestion des stocks. Avant le développement de la technologie logicielle de gestion des stocks, les feuilles de calcul étaient couramment utilisées. Cependant, ils sont sujets à des erreurs et ne sont pas suffisamment sophistiqués pour automatiser certains aspects du processus d’inventaire afin de vous permettre d’assurer des délais de commande optimaux et de fournir des rapports à la minute près.
