13 Façons éprouvées d’Augmenter la fréquentation de vos Événements

En tant que planificateur d’événements, une faible fréquentation est votre pire cauchemar.

Vous avez passé des mois de votre vie, des milliers de dollars et d’innombrables heures à organiser le meilleur événement de l’histoire de l’entreprise. Mais le jour vient, et la participation à l’événement est inférieure à la moitié de ce que vous aviez prévu.

Les sièges sont vides — et l’ambiance est au mieux léthargique.

Peu importe à quel point votre événement est bien planifié; si vous ne comprenez pas comment amener les gens à se présenter, ce sera pour rien.

C’est pourquoi dans cet article, nous aborderons les 13 étapes essentielles pour augmenter la fréquentation de votre prochain événement.

Nous couvrirons tout, de la planification de la bonne façon, en passant par la commercialisation et l’incitation aux inscriptions, à la gestion d’un événement réussi et engageant qui fera parler de votre industrie pendant des années à venir.

Raisons courantes d’une faible participation à l’événement

Les invités peuvent ne pas se présenter à votre événement pour toutes sortes de raisons. Les gens manquent de vols, ont des problèmes de garde d’enfants et tombent malades tout le temps. Le marketing événementiel peut être sous-pair, ou des conflits d’horaire surviennent entre deux événements concurrents.

D’un autre côté, des gens peuvent se présenter, mais votre événement rencontre des problèmes qui provoquent un exode massif.

Il se peut que vos microphones ou haut-parleurs tombent en panne, que le wifi s’éteigne ou que la présentation sur grand écran ne joue pas. Le processus d’enregistrement pourrait se détraquer et provoquer des temps d’attente ridiculement longs pour même entrer dans l’événement.

Ou si votre événement est à l’extérieur, il pourrait pleuvoir et ruiner vos plans.

Malgré le nombre de choses qui peuvent entraîner une faible participation à l’événement, vous pouvez adopter quelques stratégies pour avoir les meilleures chances de voir un nombre élevé lors de votre prochain événement.

Ils consistent tous à planifier, à commercialiser et à rendre votre événement aussi unique et engageant que possible.

Regardons-les plus en détail.

Comprenez pourquoi votre Public veut y assister en Premier Lieu

Pourquoi votre public veut-il y être? Selon l’Association Internationale des Expositions et des Événements:

– 78% se présentent parce que l’emplacement est attrayant

– 76% participent pour trouver des opportunités de réseautage

Fournir des tirages qui répondront à ces besoins.

Avez-vous des séances en petits groupes ou des mixeurs sociaux qui donneront à vos participants de nombreuses occasions de se mêler et de réseauter?

Qu’en est-il de vos conférenciers invités ou de vos séances éducatives – donneront-ils à votre auditoire la riche expérience d’apprentissage dont il a envie?

En ce qui concerne votre emplacement, assurez-vous de capitaliser sur ce qui en fait un endroit idéal pour organiser un événement.

Concentrez-vous sur les objectifs de votre événement et les résultats clés que vous visez. Quelles valeurs promouvez—vous – et quels types de membres du public résonneraient avec ce message?

Imaginez ce scénario cauchemardesque: vous planifiez un événement étonnant conçu pour amener les décideurs des entreprises locales à acheter votre produit. Le jour même, votre événement est très fréquenté et vous êtes sûr que vous êtes sur le point de battre tous les records de ventes de votre entreprise.

Mais rien n’en sort.

Vous réalisez que votre public était composé presque entièrement de retraités et d’étudiants — personne en mesure d’acheter ce que vous vendez.

Comprendre votre public cible vous aide à définir un plan pour l’événement qui correspond à leurs motivations.

Utilisez des données réelles d’événements passés, d’enquêtes et d’entretiens pour déterminer un personnage client.

N’oubliez pas de demander aux personnes d’autres départements de votre organisation de fournir des commentaires, tels que les ventes ou le service à la clientèle, pour obtenir une image complète.

Quels sont les traits tels que l’âge, le niveau de revenu, l’éducation et l’emplacement de ce participant cible?

Laissez les informations que vous collectez dicter la façon dont vous commercialisez, brandez et concevez votre événement.

Offrez des incitatifs pour les inscriptions ou les arrivées anticipées

L’offre de réductions pour les inscriptions anticipées ou d’avantages pour les arrivées anticipées pourrait aider à augmenter la participation à l’événement. En fait, 64% des organisateurs d’événements affirment que les remises anticipées sont leur tactique promotionnelle la plus réussie.

Envisagez d’offrir un système de rabais à plusieurs niveaux, avec des incitations telles que:

– Surclassements VIP gratuits

– Réductions pour les 100 premiers inscrits ou les personnes qui partagent votre événement sur les réseaux sociaux

– Avantages comme des sièges au premier rang lors de la présentation keynote

– Réductions de groupe ou programmes de parrainage tels que les promotions BOGO (buy one get one) sur les billets

Offrant des incitations montre à votre public que vous ne les prenez pas pour accordé et que vous appréciez leur participation.

De plus, les gens sont toujours ravis d’obtenir des prix ou des réductions, vous attirerez donc leur attention (au moins pendant un petit moment).

Votre travail après cela est de garder cette attention.

Liés: Comment obtenir Plus de Personnes S’inscrivant à vos Événements

Donnez des billets ou Organisez des cadeaux sur les réseaux sociaux

Cela peut sembler contre-intuitif, mais parfois, donner des billets gratuits est mieux que d’essayer de vendre tous les derniers.

À moins que votre spectacle ou événement ne soit très demandé, il y a de bonnes chances que vous ayez au moins quelques billets non achetés.

Ces sièges vides seront perceptibles par le public, ne serait-ce que inconsciemment.

Donner des billets peut aussi avoir des avantages tangibles.

Plus vous avez de personnes dans votre audience, plus vous avez de chances de vendre des offres supplémentaires comme des concessions. Si vous faites la promotion d’un nouveau service ou produit, cela signifie plus d’yeux et de futurs clients potentiels.

Essayez les tactiques suivantes:

– Cadeaux de billets sur votre liste de diffusion — Utilisez des billets gratuits comme incitation à ouvrir vos e-mails promotionnels. Mentionnez le cadeau dans votre ligne d’objet pour de meilleurs taux d’ouverture et d’engagement. Mieux encore, attachez l’entrée cadeau au partage de l’événement sur les réseaux sociaux pour un peu de publicité gratuite.

– Cadeaux radio — Les navetteurs établissent une relation de confiance avec leur DJ radio préféré, donc entendre parler d’un événement de la bouche de ce DJ les rendra plus susceptibles de croire que l’événement en vaut la peine.

Dans chaque cas, donner des billets gratuits génère une bonne publicité pour vous et votre événement.

Envoyer des invitations personnelles

Bien que les campagnes de marketing généralisées, les publicités et les promotions sur les réseaux sociaux aient leur place, les modèles d’invitation personnalisés envoyés directement aux adresses e-mail de votre participant potentiel ne correspondent pas.

Pour générer la meilleure réponse, assurez-vous d’envoyer des e-mails professionnels et attrayants.

Commencez par segmenter votre audience et envoyez des e-mails personnalisés en fonction des données démographiques.

L’e-mail doit être personnalisé et pertinent pour chaque destinataire.

Assurez-vous d’insérer le nom du destinataire dans la ligne d’objet ou le message d’accueil (« Une invitation spéciale pour vous, Sally »). Quelle que soit la ligne d’objet que vous choisissez, elle devrait attirer l’attention et aller au but.

Le corps de votre message doit être rempli d’informations mais suffisamment court pour être lu en une minute ou deux.

Concentrez-vous sur la valeur que votre événement apportera aux participants et n’oubliez pas d’inclure un appel à l’action (CTA).

Un graphique accrocheur contribuera également grandement à fidéliser votre public— mais assurez-vous qu’il est réactif sur mobile, comme cet exemple de Hubspot.

Rejoignez des sites de découverte d’événements

Il y a dix ans, les gens cherchaient des mots clés sur Google pour trouver des événements pertinents près d’eux. Cependant, les internautes d’aujourd’hui se tournent vers des sites de découverte qui suggèrent des événements susceptibles de les intéresser.

Pour optimiser votre découverte d’événements, assurez-vous de:

– Permettre aux visiteurs de s’inscrire à votre événement sans quitter le site de découverte

– Encourager les utilisateurs à RSVP sur Facebook, ce qui personnalisera les recommandations et contribuera à rendre votre événement plus visible

– Inclure l’emplacement de votre événement pour augmenter les chances de se faire curater sur les flux des utilisateurs à proximité

– Utiliser un hashtag accrocheur et partageable

En en utilisant des sites de découverte, vous faites connaître votre événement à votre public cible.

Gardez les participants excités

Il est essentiel d’enthousiasmer vos participants à propos de l’événement à venir — et de les garder ainsi. Réfléchissez aux moyens de maintenir l’intérêt de votre public depuis les étapes de planification jusqu’à l’e-mail de suivi après l’événement.

Voici quelques idées.

Teasers et aperçus

Excitez vos participants potentiels avec des e-mails teaser faisant allusion à d’autres avantages à venir.

Accroissez le suspense et amenez-les à anticiper avec impatience des informations supplémentaires sur votre événement à mesure que vous révélerez plus de détails.

Publiez régulièrement ces teasers avant l’événement pour créer de l’anticipation.

Marketing de contenu

Avant l’événement, publiez le contenu qui s’y rapporte. Annoncez des détails spécifiques sur votre blog, tels que:

– Les conférenciers invités et leurs bios

– Certains des sujets qui seront abordés lors de votre événement

Boostez le nombre d’yeux sur votre événement en envoyant également quelques messages invités sur d’autres sites Web.

Proposez des articles utiles à d’autres blogs de votre secteur que vous pouvez relier à votre événement à venir. Les lecteurs qui pourraient être intéressés à participer peuvent cliquer sur votre page de destination pour en savoir plus sur votre événement.

Publiez aussi sur les réseaux sociaux! Utilisez votre hashtag de marque et publiez quelque chose tous les jours avant l’événement.

Vous pouvez inclure des cadeaux, des sondages d’audience, un compte à rebours, un chat ou un webinaire répondant à des questions sur l’événement et des vidéos promotionnelles.

À l’événement

Soyez original! Si votre événement ressemble à la même chose que les participants ont déjà vécue cent fois auparavant, ils seront loin d’être excités.

Essayez de trouver un moyen de donner une tournure unique à votre événement. Incorporer un thème créatif ou une nouvelle technologie flashy (comme la réalité augmentée / virtuelle ou la technologie d’interaction avec le public).

Simplifiez l’inscription

Pour éviter de créer des barrières à l’entrée, gardez votre processus d’inscription aussi simple que possible.

– Autoriser l’enregistrement de groupe: Laissez les personnes s’inscrire en tant que groupe, ce qui signifie qu’une personne peut payer pour d’autres personnes dans leur entreprise (ou leur famille). Les rabais de groupe peuvent également encourager une participation plus élevée.

– Acceptez plusieurs options de paiement: Assurez-vous d’autoriser les cartes de crédit, PayPal et autres modes de paiement sécurisés. Acceptez les banques étrangères et les cartes de crédit si certains participants viennent de l’extérieur de votre pays.

– Inclure la tarification automatique: Un logiciel qui ajuste automatiquement la tarification en fonction des remises anticipées ou des niveaux d’adhésion différenciés simplifie les choses. Si vous êtes déjà épuisé, l’offre de listes d’attente automatisées peut aider les gens à se retrouver sur la liste des invités si d’autres abandonnent.

– Soyez convivial pour les mobiles: La plupart des clients passent leur commande sur leur téléphone, alors assurez-vous que votre page d’inscription soit superbe sur les appareils mobiles. Si ce n’est pas le cas, concevez une version distincte adaptée aux mobiles de vos pages d’atterrissage et d’enregistrement.

– N’envoyez pas d’inscrits loin de votre site: Les gens hésitent à fournir des informations de paiement à un site Web inconnu, alors choisissez un logiciel d’enregistrement qui intègre le processus directement dans votre propre site.

Votre objectif devrait être de garder les choses conviviales et simples.

Faites couvrir votre événement par les médias

Il est important de promouvoir votre événement avec suffisamment de préavis pour que le mot soit suffisamment prononcé.

Une bonne règle empirique consiste à commencer à promouvoir l’événement au moins 3 à 6 mois avant la date.

Plus les médias peuvent couvrir votre événement, plus les gens en sauront, ce qui signifie qu’il y aura de meilleures chances de participation.

Dressez une liste des médias de votre région et informez-les de votre événement à venir.

Il est utile de rédiger un ou deux communiqués de presse afin que vous puissiez avoir un certain contrôle sur la présentation des informations de votre événement.

Utilisez le marketing par e-mail pour faire passer le mot à vos abonnés, et n’oubliez pas d’inclure des liens vers le site Web de votre événement et des boutons de partage afin qu’ils puissent faire passer le mot à leurs propres abonnés.

Ne sous-estimez pas le pouvoir du marketing de bouche-à-oreille biologique.

Selon Sprout Social, 75% des gens sont plus susceptibles de payer un billet d’événement s’ils le voient promu sur les médias sociaux.

Si vous avez des sponsors ou des invités de haut niveau, demandez-leur de promouvoir l’événement sur leurs propres flux.

Encouragez le partage de votre événement

Le partage ne doit pas s’arrêter lorsque votre événement commence.

Configurez des géofiltres Snapchat (lentilles de réalité augmentée qui superposent des images ou des accessoires amusants sur la vie réelle) ou des zones photo-op pour que vos participants s’amusent et partagent sur les réseaux sociaux.

Avez-vous un coin inutilisé dans votre espace événementiel?

Accrochez un fond sombre et mettez quelques accessoires simples avec un éclairage photo-friendly dédié, et vous avez une activité facile à Instagram pour vos invités.

Créez un hashtag dédié et imprimez-le sur des panneaux lors de l’événement pour encourager tout message sur les médias sociaux lié à l’événement à l’inclure.

Utilisez ce hashtag en créant un mur de médias sociaux qui diffuse un flux en direct de publications liées à votre événement.

Vous pouvez également louer une imprimante hashtag, qui imprime automatiquement toutes les photos postées sur Twitter ou Instagram avec un certain hashtag.

Les participants peuvent prendre une photo de groupe à l’extérieur du hall ou un selfie au bar — tant qu’ils publient la photo avec le hashtag, ils peuvent aller chercher le souvenir imprimé à votre station d’impression.

Investissez dans la photographie professionnelle

Votre événement est le moment idéal pour investir dans la photographie de haute qualité, à la fois pour le bien de vos invités et pour le bien de votre organisation.

Après tout, quand d’autre avez-vous un bon éclairage, des haut-parleurs intéressants, des révélations de produits et des invités qui sont probablement habillés plus formellement que d’habitude (et, espérons-le, dans une ambiance festive)?

Ces photos peuvent être infiniment utiles. Vous pourriez:

– Les inclure dans un communiqué de presse ou intégrer les médias sociaux

– Les envoyer aux invités dans un e-mail de suivi leur rappelant le plaisir qu’ils ont eu

– Les envoyer à des personnes qui n’ont pas assisté (pour leur montrer ce qu’ils ont manqué)

– Les utiliser dans des campagnes marketing et des supports de marque montrant l’engagement du client / public.

Oui, les photos sont géniales — mais avez-vous besoin d’embaucher un pro? Pourquoi ne pas simplement envoyer un stagiaire avec son smartphone pour prendre quelques photos?

Bien que ce soit une option si vous êtes à court de fonds, il est préférable d’investir dans la qualité si vous en avez les moyens.

Un photographe professionnel saura quoi chercher et comment obtenir les meilleurs clichés. Ils auront un bon œil pour éclairer, cadrer les plans et attraper les gens à leurs meilleurs moments.

Les professionnels peuvent également éditer leurs photos pour vous donner un résultat plus poli et de haute qualité à utiliser plus tard dans vos matériaux.

Tirez parti de la puissance de la vidéo

La promotion vidéo peut amplifier la fréquentation des événements en ajoutant une valeur exponentielle. Au lieu de diaporamas ennuyeux, la vidéo peut offrir à votre public une expérience immersive.

Vous pouvez également diffuser en direct, ce qui donnera à encore plus de personnes la possibilité d’assister virtuellement à votre événement.

Il vous permet de valoriser ceux qui n’ont pas pu y assister, ce qui renforce votre crédibilité et vos sentiments positifs envers votre marque.

La diffusion en direct rend également le contenu de votre événement plus partageable, car tout est enregistré et diffusé au fur et à mesure.

Envisagez de diffuser les types de vidéos suivants:

– Vidéos promotionnelles pour susciter l’enthousiasme avant l’événement

– Entrevues avec les membres, les bénévoles et le personnel

– Mises à jour et annonces de l’événement

– Aperçus et aperçus du lieu, du divertissement et de l’espace événementiel

– Sessions Q en direct &A

Avant et après l’événement, votre contenu vidéo peut aider à attirer les participants, à enrichir leurs expériences et à fournir un contenu précieux à partager avec d’autres personnes plus tard.

Connectez les conférenciers aux participants

Sans aucun doute, la programmation des conférenciers lors de votre événement sera l’un des principaux facteurs qui inciteront la participation de votre public. Pourquoi ne pas laisser cette incitation travailler un peu plus en votre faveur?

Plutôt que de simplement faire venir votre conférencier invité pour donner une conférence, envisagez de lui demander de s’impliquer davantage auprès des participants.

Invitez-les à rester pour un Q & Un panel avant ou après leur présentation, où les participants peuvent dialoguer directement avec le conférencier.

Ou peut-être que votre conférencier serait prêt à participer à un chat ou à un forum en ligne sur votre application d’événement.

Et qu’en est-il pendant la séance de parole elle-même? Envisagez de fournir une technologie au conférencier pour lancer un sondage en direct ou demander des commentaires du public en temps réel.

Tout ce qui aidera les participants à avoir l’impression d’interagir personnellement avec le conférencier et d’apprendre de celui-ci augmentera l’impression qu’ils en ont le plus pour leur argent.

Vous ne voulez pas qu’ils ingèrent passivement un discours qu’ils pourraient tout aussi facilement consulter sur YouTube. Pour exécuter une session Q & A vraiment impressionnante, assurez-vous de la traiter comme une partie intentionnelle de l’événement, pas après coup.

Encouragez les participants à poser des questions concises et de fond et évitez à tout prix de divaguer.

Prévoyez que le personnel ou les modérateurs naviguent dans la foule avec des microphones pour que la procédure se déroule sans heurts.

Faites de la ville une partie de l’événement

Surtout si beaucoup de vos participants viennent de loin, une partie du tirage au sort de votre événement est probablement son emplacement. Profitez-en au maximum !

Votre ville a probablement de nombreuses attractions à offrir.

Pensez à publier une liste utile de choses à faire en ville sur votre campagne de marketing par e-mail, les flux de médias sociaux et le site Web de votre événement.

Dressez une liste des musées, restaurants et lieux de vie nocturne suggérés à visiter pendant que vos participants sont en ville.

Mettez en valeur les attractions touristiques de votre ville.

Si votre événement se déroule dans un lieu amusant ou unique (comme un musée local, un théâtre vintage ou un centre culturel), profitez-en!
Par exemple, discutez des caractéristiques intéressantes du lieu dans le cadre de votre matériel promotionnel.

Augmentez la participation à un événement Avec Regpack

La planification d’un événement prend beaucoup de temps et d’efforts — vous ne voulez pas arriver à la journée et constatez que votre participation est beaucoup plus faible que prévu.

En faisant l’effort de comprendre les motivations de votre public, en offrant des incitations et en commercialisant votre événement sur tous les bons canaux pour garder les participants enthousiastes, vous préparerez votre événement au succès.

L’un des facteurs les plus importants de la participation est de faciliter un processus d’inscription facile, c’est pourquoi Regpack est là pour répondre aux besoins de votre événement avec une intégration automatisée de la facturation et de l’inscription sur votre propre site Web. Essayez une démo gratuite dès aujourd’hui!